Cadastro de clientes para empresa de limpeza

Por que a ficha do cliente decide o resto do sistema?

Numa firma de limpeza o cliente não aparece uma vez só. Ele volta na primavera, volta depois da obra, indica a cunhada do prédio da frente. Se cada volta dessas cria um cadastro novo, em dois anos você tem três Marias da Rua das Acácias e nenhuma delas com o histórico completo.

Por isso o telefone é a chave. Um bom software lavagem de tapetes trata a ficha como o centro de tudo: o serviço pendura nela, a foto pendura no serviço, o pagamento abate o saldo. Quando a ficha é única, o controle de clientes lavagem de tapetes deixa de ser uma planilha que alguém atualiza quando lembra.

Se você está chegando agora ao assunto, o panorama geral está em software para lavagem de tapetes; a parte de operação do dia está no guia de sistema para empresa de limpeza.

O que precisa estar no endereço para o motorista não ligar do portão?

Endereço completo não basta. O que faz a coleta acontecer sem telefonema é o campo de observações: portão azul ao lado do mercado, entrada pelos fundos, cachorro solto até as nove, elevador de serviço só funciona até as onze, a chave fica com o zelador. O cliente conta isso uma vez, na primeira visita.

Na ficha do ProTakip cabem os telefones, o endereço e essas observações, e elas viajam junto com o serviço para o celular de quem foi buscar. O motorista novo, que nunca esteve naquela rua, chega sabendo o que o motorista antigo sabia.

Tem um detalhe que só quem roda na rua entende: a observação precisa estar onde a pessoa já vai olhar, e não num campo escondido. Por isso ela aparece também no cartão da chamada, quando o cliente liga.

Uma dica de quem já apanhou disso: escreva a observação pensando em alguém que nunca foi lá. Prédio dos fundos, sem número na fachada, o porteiro atende pelo interfone 12 é útil. Casa do lado da padaria não é, porque a padaria fecha, muda de dono e um dia vira pet shop.

O histórico serve para alguma coisa depois que o serviço acabou?

Serve, e é o pedaço do cadastro de clientes empresa de limpeza que mais rende dinheiro. A ficha guarda o histórico completo: o que foi lavado, quando, por quanto, com quais extras e com quais fotos anexadas ao serviço.

Isso resolve três conversas que todo dono conhece. A primeira: o cliente pergunta quanto pagou da última vez e você responde na hora, sem inventar número. A segunda: ele reclama que a franja rasgou e você abre a foto tirada na coleta. A terceira: ele some por oito meses e você consegue olhar a ficha de quem não volta desde o ano passado, com telefone e último valor gasto.

Foto não é enfeite. É o único registro do estado da peça no momento em que ela entrou na van.

Como saber quem deve sem abrir planilha?

Cada pagamento entra como dinheiro, cartão ou transferência, e a ficha mostra o saldo em aberto daquele cliente. Sem caderno paralelo, sem nome rabiscado a lápis na contracapa.

O efeito prático aparece na entrega. O rapaz chega com os tapetes, o aplicativo mostra que aquele cliente ficou devendo metade do pedido anterior, e a conversa acontece na porta, no momento certo, e não por telefone três semanas depois. Como fica o fechamento do dia com isso está em recebimento de pagamentos.

Vale lembrar de uma coisa que quase todo dono descobre tarde: pendência velha não some sozinha, ela vira desconto. Quando o valor está na ficha, na frente de quem atende e de quem entrega, a cobrança deixa de ser um assunto constrangedor e passa a ser só mais um item da conferência, dito com naturalidade enquanto os tapetes descem da van.

O telefone toca: o sistema já sabe quem é?

No celular Android da empresa, sim. O cartão aparece antes de o telefone tocar, com nome, endereço, observações, saldo em aberto e o estágio dos serviços que estão abertos. Quem atende já sabe se aquele cliente está ligando para cobrar um tapete que ainda está secando. Um toque cria o serviço dali mesmo, ou salva um número desconhecido como cliente novo.

E funciona sem internet, porque a lista de clientes fica gravada no próprio aparelho. Celular com dois chips costuma derrubar os dados durante a chamada, e é justamente nesse segundo que a informação precisa estar na tela.

Os detalhes de instalação e as permissões que o Android pede estão na página do identificador de chamadas.

E o cliente que chama a mesma limpeza todo mês?

Esse é o cliente mais barato que você tem, porque já confia. Hoje o sistema trabalha assim: o histórico da ficha mostra a data do último serviço e o que foi feito, você abre a ficha e cria o novo agendamento em poucos toques, com os mesmos itens e o mesmo preço. Quando há orçamento envolvido, o aceite do cliente já cria o agendamento sozinho.

O aviso de que a equipe está a caminho sai pelo WhatsApp, e a página de acompanhamento mostra o andamento sem ninguém precisar ligar. Se você quer que o próprio sistema marque a repetição no seu lugar, escreva para a gente contando o ritmo do seu contrato: esse tipo de pedido entra no plano de desenvolvimento.

Como trazer a lista de clientes que já existe?

Quase ninguém começa do zero. Tem a agenda do celular, o caderno da recepção e, muitas vezes, um programa antigo que já não dá conta. O caminho é o mesmo nos três casos: exportar para Excel, mandar para o suporte e receber o cadastro importado, o que costuma levar cerca de dez minutos na maioria das empresas.

Vale gastar meia hora antes limpando a planilha: telefone com DDD, endereço com o ponto de referência, observação de acesso no campo de observação. O que entra sujo continua sujo do outro lado. O passo a passo completo está em trocar de sistema e migrar os dados.

Se o que você precisa ainda não está aqui

Hoje a ficha do cliente guarda telefones, endereço com observações de acesso, histórico completo de serviços, fotos anexadas a cada serviço, pagamentos em dinheiro, cartão ou transferência e o saldo em aberto. Essa mesma ficha alimenta o cartão de identificação de chamadas no Android, o painel web para o telefone fixo, os avisos por WhatsApp, a página de acompanhamento do pedido e o recibo impresso com a marca certa.

Se o seu jeito de anotar cliente tem um campo, uma lista ou um lembrete que não existe nessa descrição, escreva para a gente e conte como você faz hoje. Esse tipo de pedido entra no plano de desenvolvimento, e foi assim que a maior parte do sistema foi ficando parecida com o trabalho de verdade. Os três primeiros meses são gratuitos, o que dá tempo de sobra para testar com a sua própria carteira de clientes.

Perguntas frequentes

Tenho cliente anotado no caderno da recepção e na agenda do celular. Dá para juntar tudo sem digitar um por um?

Dá. O caminho é exportar o que existe para Excel, mandar o arquivo para o suporte e receber o cadastro importado, o que costuma levar cerca de dez minutos na maioria das empresas. O que sobrar em papel você vai cadastrando aos poucos, inclusive pelo próprio celular, salvando os números desconhecidos que ligam.

O cartão que mostra quem está ligando funciona no iPhone também, ou preciso comprar um celular Android para a recepção?

Hoje o cartão que aparece antes de o telefone tocar é do Android. No iPhone você continua com a ficha completa dentro do aplicativo, buscando pelo número. Para o telefone fixo do escritório existe central em nuvem NetGSM ou Verimor, ou uma caixa identificadora USB CIDSHOW C812A ou C814A no Windows, que mostra quem liga direto no painel web.

Se a internet cair no meio da rua, o motorista ainda consegue ver quem está ligando e o endereço do cliente?

A lista usada pela identificação de chamadas fica gravada no próprio aparelho Android, então o cartão com nome, endereço, observações e saldo aparece mesmo sem conexão. Isso foi pensado para celular com dois chips, que costuma derrubar os dados justamente durante a ligação, que é quando a informação mais importa.

Consigo descobrir rapidamente quanto um cliente ainda deve, sem abrir a planilha do escritório?

O saldo em aberto fica na própria ficha do cliente e acompanha cada pagamento registrado como dinheiro, cartão ou transferência. No Android esse valor também aparece no cartão da chamada, antes de você atender, e na entrega o rapaz enxerga a pendência na tela antes de descarregar os tapetes.

O cliente jura que a franja já estava rasgada quando entregou o tapete. Como eu provo o contrário?

Pelas fotos. Elas são anexadas ao próprio serviço, então ficam dentro do histórico da ficha e não se perdem na galeria do celular do motorista. Junte a isso a etiqueta impressa, que mostra o número da peça dentro do pedido, como 3 de 7, com QR code, e a conferência para de depender de memória.

Meu cliente de condomínio pede a mesma limpeza todo mês. O sistema marca isso sozinho na agenda?

Hoje isso funciona assim: o histórico mostra a data e os itens do último serviço, e você cria o novo agendamento a partir da ficha em poucos toques. Orçamento aceito já vira agendamento automaticamente. Se você precisa que o sistema repita o contrato sozinho, escreva para a gente: esse tipo de pedido entra no plano de desenvolvimento.