O medo que mantém as pessoas em um sistema de que não gostam
A maioria dos lavadores de tapetes que pensa em trocar de sistema trava na mesma preocupação: a lista de clientes construída ao longo de anos, com telefones, endereços, observações e histórico de pedidos. Redigitá-la leva dias. Trocar sem ela significa começar do zero toda vez que um cliente antigo liga.
Feita na ordem certa, a mudança leva uma tarde. Você exporta um arquivo Excel do sistema antigo, ele é importado no novo, e clientes, telefones, endereços e pedidos anteriores caem onde devem. Empresas que vêm de sistemas de computador antigos exportam um único arquivo, e a importação leva cerca de dez minutos. O mesmo vale para uma planilha que você vinha mantendo à mão.
O que é transferido
Tudo o que está na exportação pode ser levado. Uma importação típica traz:
- Nome do cliente, telefones (todos, se houver vários), endereço e ponto de referência
- Observações do cliente e região ou rota
- Pedidos anteriores: data, quantidade de peças, valor, status de entrega
- Saldos em aberto, quando a exportação os inclui
- Produtos e tabela de preços
Ajuda saber o que não é transferido: registros de salários e adiantamentos de funcionários, as configurações do sistema antigo e os modelos de mensagem são configurados do zero no sistema novo. Cada um leva poucos minutos e não vale a pena migrar.
Preparando a exportação
A qualidade da importação depende da qualidade do arquivo. Antes de deixar o sistema antigo:
- Exporte a lista de clientes e a lista de pedidos para Excel ou CSV. Na maioria dos sistemas isso fica em relatórios ou configurações; se não encontrar, peça o arquivo ao fornecedor antigo. Os dados são seus, e um fornecedor razoável vai entregá-los.
- Olhe a coluna de telefones. Espaços, parênteses e zeros iniciais faltando são normalizados na importação, mas números realmente errados são você quem precisa filtrar.
- Apague registros de teste e duplicados óbvios. Juntar dois cadastros do mesmo cliente é mais fácil no arquivo antes da importação do que no aplicativo depois.
- Anote o número do seu último recibo ou nota para que a numeração continue de lá. Os clientes ainda guardam recibos antigos, e números sobrepostos causam confusão por meses.
- Continue trabalhando no sistema antigo até o dia em que enviar o arquivo, para não haver lacuna.
Empresas que migram para o ProTakip enviam o arquivo para a equipe de suporte; clientes e pedidos são carregados na conta da empresa e você só confere o resultado.
A primeira conferência após a importação
Quando a importação terminar, reserve dez minutos para três conferências:
- Procure seus cinco clientes mais frequentes e confirme que endereço e telefone vieram corretos.
- Abra a tabela de preços e confira se os tapetes estão por metro quadrado e os sofás e almofadas por peça. Sistemas antigos costumam guardar as unidades de forma inconsistente, e essa é a correção mais comum.
- Revise os pedidos em aberto. Registros que o sistema antigo mostrava como prontos mas não entregues são, muitas vezes, serviços entregues fiado e nunca fechados, não tapetes ainda na prateleira. Feche-os como entregues e lance o saldo na conta do cliente.
Escolhendo a semana certa
Não marque a troca para a alta temporada, a véspera de um feriado ou a correria da limpeza de primavera. Uma semana tranquila funciona melhor: importar na segunda de manhã, avaliar na sexta à noite. A importação em si leva cerca de dez minutos, então você não precisa bloquear um dia inteiro; o que importa é concluir as conferências pós-importação no mesmo dia.
Uma semana rodando os dois
Não desligue o sistema antigo até confiar no novo; use os dois por uma semana. Mas não tente lançar tudo duas vezes, o que esgota a equipe e não prova nada. Um padrão que funciona:
- A partir do dia da importação, lance os pedidos novos apenas no sistema novo.
- Mantenha o sistema antigo aberto só para consultas: um recibo antigo, um valor antigo, uma reclamação sobre um serviço passado.
- Toda noite, gaste dois minutos revisando o dia: as mensagens saíram, os recibos foram impressos, o caixa fechou?
- No fim da semana, pergunte à equipe se alguém quer voltar, e por quê. As respostas geralmente apontam para uma configuração faltando, não para o sistema.
- Quando a semana acabar, remova o sistema antigo dos celulares e do computador do escritório. Dois sistemas abertos lado a lado alimentam por meses a confusão de em qual sistema está cada coisa.
Como o ProTakip é gratuito nos três primeiros meses, a semana em paralelo não custa nada a mais, e você pode esticá-la para duas semanas se uma temporada movimentada deixar você mais cauteloso.
Preparando a equipe e os clientes
O que muda são os hábitos, não só o sistema. Três coisas reduzem a resistência: cada um instala o aplicativo no próprio celular, os três primeiros pedidos são lançados juntos, e as dúvidas da primeira semana são respondidas no mesmo dia. Se o sistema novo tem vídeos de treinamento, envie na noite anterior; metade das perguntas da manhã desaparece.
Os clientes não precisam de aviso. Desde que a primeira mensagem do sistema novo saia com o nome da sua empresa, nada muda para eles, exceto que começam a receber atualizações mais organizadas.
Perguntas frequentes
E se eu precisar dos dados antigos depois?
Guarde a exportação em Excel. Mesmo depois de desinstalar o sistema antigo, esse arquivo é o seu arquivo histórico, e qualquer registro antigo pode ser encontrado nele.
Os números dos recibos continuam de onde estavam?
Se você informar o número do último recibo na importação, os novos recibos continuam a partir do número seguinte. Os recibos antigos que seus clientes guardam não vão conflitar com os novos.
Posso trocar só com a lista de clientes, sem histórico de pedidos?
Pode. Algumas empresas levam apenas a lista de clientes e começam os pedidos do zero. Mas o histórico de pedidos é o que permite ver o que o cliente lavou da última vez quando ele liga; se está no arquivo, não há motivo para deixá-lo para trás.
Checklist do dia da virada
- Exportação de clientes e pedidos obtida do sistema antigo.
- Registros de teste e duplicados removidos; número do último recibo anotado.
- Arquivo importado; cinco clientes, tabela de preços e pedidos em aberto conferidos.
- Nome da empresa, assinatura das mensagens e cabeçalho do recibo configurados no sistema novo.
- Impressora Bluetooth pareada com o novo aplicativo e recibo de teste impresso.
- Funcionários adicionados com o código de convite e permissões definidas.
- Primeiro pedido real lançado e aviso ao cliente confirmado como enviado.
- Sistema antigo removido dos celulares e do computador após a semana em paralelo.