ความกลัวที่ทำให้คนยังคงใช้โปรแกรมที่ไม่ชอบต่อไป
ร้านซักพรมส่วนใหญ่ที่กำลังคิดจะเปลี่ยนโปรแกรมมักติดอยู่กับความกังวลเดียวกัน คือรายชื่อลูกค้าที่สะสมมาหลายปี พร้อมเบอร์โทร ที่อยู่ โน้ต และประวัติออเดอร์ การพิมพ์ข้อมูลใหม่ทั้งหมดใช้เวลาหลายวัน ส่วนการเปลี่ยนโดยไม่มีข้อมูลเหล่านี้ก็หมายความว่าต้องเริ่มจากศูนย์ทุกครั้งที่ลูกค้าประจำโทรมา
หากทำตามขั้นตอนที่ถูกต้อง การย้ายโปรแกรมใช้เวลาแค่บ่ายเดียว คุณส่งออกไฟล์ Excel จากโปรแกรมเดิม แล้วนำเข้าสู่โปรแกรมใหม่ ลูกค้า เบอร์โทร ที่อยู่ และออเดอร์เก่าก็จะไปอยู่ในตำแหน่งที่ถูกต้อง ร้านที่ย้ายมาจากโปรแกรมเดสก์ท็อปรุ่นเก่า ตัวอย่างเช่น จะส่งออกไฟล์เดียวและใช้เวลานำเข้าประมาณสิบนาที เช่นเดียวกับไฟล์ที่คุณทำเก็บไว้เองด้วยมือ
ข้อมูลอะไรบ้างที่ถูกโอนย้าย
ทุกอย่างที่อยู่ในไฟล์ที่ส่งออกสามารถโอนย้ายมาได้ โดยทั่วไปการนำเข้าข้อมูลจะได้รับ
- ชื่อลูกค้า เบอร์โทร (ทุกเบอร์ ถ้ามีมากกว่าหนึ่ง) ที่อยู่ และคำแนะนำเส้นทาง
- โน้ตของลูกค้าและพื้นที่หรือเส้นทาง
- ออเดอร์เก่า วันที่ จำนวนชิ้น จำนวนเงิน และสถานะการส่งมอบ
- ยอดค้างชำระ หากไฟล์ที่ส่งออกมีข้อมูลนี้รวมอยู่
- สินค้าและรายการราคา
ควรรู้ไว้ด้วยว่าอะไรบ้างที่ไม่ถูกโอนย้าย คือประวัติเงินเดือนและเงินเบิกล่วงหน้าของพนักงาน การตั้งค่าของโปรแกรมเดิม และเทมเพลตข้อความ ซึ่งต้องตั้งค่าขึ้นใหม่ในระบบใหม่ แต่ละอย่างใช้เวลาไม่กี่นาทีและไม่คุ้มที่จะพยายามย้ายมา
เตรียมไฟล์ที่จะส่งออก
คุณภาพของการนำเข้าข้อมูลขึ้นอยู่กับคุณภาพของไฟล์ ก่อนที่คุณจะเลิกใช้โปรแกรมเดิม
- ส่งออกรายชื่อลูกค้าและรายการออเดอร์เป็นไฟล์ Excel หรือ CSV ในโปรแกรมส่วนใหญ่จะอยู่ในเมนูรายงานหรือการตั้งค่า หากหาไม่พบ ให้ขอไฟล์จากผู้ให้บริการเดิม เพราะข้อมูลนี้เป็นของคุณ และผู้ให้บริการที่มีความรับผิดชอบจะมอบให้คุณ
- ตรวจสอบคอลัมน์เบอร์โทร ช่องว่าง วงเล็บ และเลขศูนย์นำหน้าที่หายไปจะถูกปรับให้ถูกต้องระหว่างการนำเข้า แต่เบอร์ที่ผิดจริงๆ คุณต้องคัดแยกออกเอง
- ลบรายการทดสอบและรายการที่ซ้ำกันอย่างชัดเจน การรวมข้อมูลลูกค้าคนเดียวกันสองรายการทำในไฟล์ก่อนนำเข้าจะง่ายกว่าทำในแอปภายหลัง
- จดเลขที่ใบเสร็จหรือใบแจ้งหนี้ล่าสุดของคุณไว้ เพื่อให้การนับเลขต่อเนื่องจากตรงนั้น เพราะลูกค้ายังถือใบเสร็จเก่าอยู่ และเลขที่ซ้ำกันจะสร้างความสับสนไปอีกหลายเดือน
- ใช้งานโปรแกรมเดิมต่อไปจนถึงวันที่ส่งไฟล์ เพื่อไม่ให้มีช่วงเวลาที่ข้อมูลขาดหาย
ร้านที่ย้ายมาใช้ ProTakip จะส่งไฟล์ให้ทีมซัพพอร์ต ลูกค้าและออเดอร์จะถูกโหลดเข้าบัญชีบริษัทให้ คุณเพียงแค่ตรวจสอบผลลัพธ์เท่านั้น
สิ่งที่ต้องตรวจสอบหลังนำเข้าข้อมูลครั้งแรก
เมื่อการนำเข้าข้อมูลเสร็จสิ้น ให้ใช้เวลาสิบนาทีตรวจสอบสามเรื่องนี้
- ค้นหาลูกค้าห้าอันดับที่ใช้บริการบ่อยที่สุดและตรวจสอบว่าที่อยู่กับเบอร์โทรถูกต้องหรือไม่
- เปิดรายการราคาและตรวจสอบว่าพรมคิดราคาตามตารางเมตร ส่วนโซฟาและหมอนคิดตามชิ้นหรือไม่ โปรแกรมเก่ามักเก็บหน่วยราคาไม่สม่ำเสมอ และนี่คือสิ่งที่ต้องแก้ไขบ่อยที่สุด
- ตรวจสอบออเดอร์ที่ยังค้างอยู่ รายการที่โปรแกรมเดิมแสดงว่าพร้อมส่งแต่ยังไม่ส่งมอบ ส่วนใหญ่มักเป็นงานที่ส่งมอบแบบเชื่อเงินไปแล้วแต่ไม่เคยปิดยอด ไม่ใช่พรมที่ยังวางอยู่บนชั้น ให้ปิดสถานะเป็นส่งมอบแล้วและบันทึกยอดค้างชำระเข้าบัญชีลูกค้า
เลือกสัปดาห์ที่เหมาะสม
อย่ากำหนดวันย้ายโปรแกรมในช่วงที่งานเยอะที่สุด ช่วงก่อนวันหยุดยาว หรือช่วงทำความสะอาดใหญ่ประจำฤดู สัปดาห์ที่งานเบาบางจะเหมาะที่สุด คือนำเข้าข้อมูลเช้าวันจันทร์และตรวจสอบผลตอนเย็นวันศุกร์ การนำเข้าข้อมูลเองใช้เวลาแค่ประมาณสิบนาที จึงไม่จำเป็นต้องเจียดเวลาทั้งวัน สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบหลังนำเข้าให้เสร็จภายในวันเดียวกัน
หนึ่งสัปดาห์ของการใช้งานคู่ขนาน
อย่าปิดโปรแกรมเดิมจนกว่าคุณจะเชื่อมั่นในโปรแกรมใหม่ ให้ใช้งานทั้งสองโปรแกรมคู่ขนานกันหนึ่งสัปดาห์ แต่อย่าพยายามป้อนข้อมูลซ้ำสองครั้งในทุกอย่าง เพราะจะทำให้ทีมงานเหนื่อยล้าโดยไม่ได้พิสูจน์อะไรเลย รูปแบบที่ใช้ได้ผลคือ
- ตั้งแต่วันที่นำเข้าข้อมูลเป็นต้นไป ให้ป้อนออเดอร์ใหม่ในโปรแกรมใหม่เท่านั้น
- เปิดโปรแกรมเดิมไว้เพื่อเปิดดูข้อมูลเท่านั้น เช่น ใบเสร็จเก่า ยอดเงินเก่า หรือข้อพิพาทเกี่ยวกับงานในอดีต
- ทุกเย็นให้ใช้เวลาสองนาทีตรวจสอบวันนั้น ข้อความส่งออกไปหรือไม่ ใบเสร็จพิมพ์ครบหรือไม่ ยอดเงินสดตรงหรือไม่
- เมื่อสิ้นสุดสัปดาห์ ให้ถามทีมงานว่ามีใครอยากกลับไปใช้โปรแกรมเดิมหรือไม่ และเพราะอะไร คำตอบมักชี้ไปที่การตั้งค่าที่ขาดหายไป ไม่ใช่ตัวโปรแกรม
- เมื่อครบสัปดาห์แล้ว ให้ถอดโปรแกรมเดิมออกจากมือถือและคอมพิวเตอร์ในสำนักงาน การเปิดสองโปรแกรมพร้อมกันจะสร้างความสับสนว่าข้อมูลอยู่ในระบบไหนไปอีกหลายเดือน
เนื่องจาก ProTakip ให้ใช้ฟรีสามเดือนแรก สัปดาห์ที่ใช้งานคู่ขนานจึงไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม และคุณสามารถขยายเป็นสองสัปดาห์ได้หากช่วงที่งานยุ่งทำให้คุณต้องการความรอบคอบมากขึ้น
เตรียมทีมงานและลูกค้าให้พร้อม
สิ่งที่เปลี่ยนไปคือพฤติกรรม ไม่ใช่แค่ตัวโปรแกรม สามเรื่องนี้จะช่วยลดแรงต้าน คือทุกคนติดตั้งแอปในมือถือของตัวเอง ป้อนออเดอร์สามรายการแรกร่วมกัน และคำถามในสัปดาห์แรกได้รับคำตอบภายในวันเดียวกัน หากโปรแกรมใหม่มีวิดีโอสอนการใช้งาน ให้ส่งให้ทีมดูล่วงหน้าหนึ่งคืนก่อน คำถามในตอนเช้าจะลดลงไปครึ่งหนึ่ง
ลูกค้าไม่จำเป็นต้องได้รับการแจ้งเตือนใดๆ ตราบใดที่ข้อความแรกจากระบบใหม่ส่งออกภายใต้ชื่อร้านของคุณ ไม่มีอะไรเปลี่ยนแปลงสำหรับลูกค้าเลย นอกจากพวกเขาจะเริ่มได้รับการอัปเดตที่เป็นระเบียบมากขึ้น
คำถามที่พบบ่อย
หากต้องการข้อมูลเก่าในภายหลังจะทำอย่างไร
เก็บไฟล์ Excel ที่ส่งออกไว้ให้ดี แม้ว่าจะถอนการติดตั้งโปรแกรมเดิมไปแล้ว ไฟล์นั้นก็ยังเป็นคลังข้อมูลของคุณ และข้อมูลเก่าใดๆ ก็สามารถค้นหาได้จากในไฟล์นั้น
เลขที่ใบเสร็จจะต่อจากเดิมหรือไม่
หากคุณระบุเลขที่ใบเสร็จล่าสุดตอนนำเข้าข้อมูล ใบเสร็จใหม่จะเริ่มต่อจากเลขถัดไป ใบเสร็จเก่าที่ลูกค้าถืออยู่จะไม่ซ้ำกับใบเสร็จใหม่
ย้ายเฉพาะรายชื่อลูกค้าโดยไม่มีประวัติออเดอร์ได้ไหม
ได้ ร้านบางแห่งย้ายเฉพาะรายชื่อลูกค้าและเริ่มบันทึกออเดอร์ใหม่ตั้งแต่ต้น แต่ประวัติออเดอร์คือสิ่งที่ช่วยให้คุณเห็นว่าลูกค้าเคยให้ทำความสะอาดอะไรไปเมื่อครั้งก่อนตอนที่พวกเขาโทรมา หากข้อมูลนี้อยู่ในไฟล์อยู่แล้ว ก็ไม่มีเหตุผลที่จะทิ้งมันไว้ข้างหลัง
เช็กลิสต์วันเริ่มใช้งานจริง
- ส่งออกข้อมูลลูกค้าและออเดอร์จากโปรแกรมเดิมแล้ว
- ลบรายการทดสอบและรายการซ้ำแล้ว และจดเลขที่ใบเสร็จล่าสุดไว้แล้ว
- นำเข้าไฟล์แล้ว ตรวจสอบลูกค้าห้ารายการ รายการราคา และออเดอร์ที่ยังค้างอยู่แล้ว
- ตั้งค่าชื่อร้าน ลายเซ็นข้อความ และหัวใบเสร็จในโปรแกรมใหม่แล้ว
- เชื่อมต่อเครื่องพิมพ์บลูทูธกับแอปใหม่และพิมพ์ใบเสร็จทดสอบแล้ว
- เพิ่มพนักงานด้วยรหัสเชิญและตั้งค่าสิทธิ์การใช้งานแล้ว
- ป้อนออเดอร์จริงรายการแรกและยืนยันว่าข้อความแจ้งเตือนลูกค้าถูกส่งแล้ว
- ถอดโปรแกรมเดิมออกจากมือถือและคอมพิวเตอร์หลังสัปดาห์ใช้งานคู่ขนานแล้ว