La peur qui retient les gens sur un logiciel qu'ils n'aiment pas
La plupart des professionnels du nettoyage de tapis qui envisagent de changer de logiciel butent sur la même inquiétude : la liste de clients bâtie au fil des années, avec numéros de téléphone, adresses, notes et historique des commandes. La retaper prend des jours. Changer sans elle signifie repartir de zéro à chaque appel d'un client habitué.
Fait dans le bon ordre, le déménagement prend une après-midi. Vous exportez un fichier Excel de l'ancien logiciel, il est importé dans le nouveau, et les clients, téléphones, adresses et commandes passées atterrissent là où ils doivent être. Les entreprises venant d'anciens logiciels de bureau exportent un seul fichier et l'import prend environ dix minutes. Il en va de même pour un tableur que vous teniez à la main.
Ce qui est transféré
Tout ce qui figure dans l'export peut être transféré. Un import type apporte :
- Nom du client, numéros de téléphone (tous, s'il y en a plusieurs), adresse et indications
- Notes client et secteur ou tournée
- Commandes passées : date, nombre de pièces, montant, statut de livraison
- Soldes restant dus, lorsque l'export les inclut
- Produits et liste de prix
Il est utile de savoir ce qui n'est pas transféré : les registres de salaires et d'avances du personnel, les réglages de l'ancien logiciel et les modèles de messages se configurent à nouveau dans le nouveau système. Chacun prend quelques minutes et ne vaut pas la peine d'être migré.
Préparer l'export
La qualité de l'import dépend de la qualité du fichier. Avant de quitter l'ancien logiciel :
- Exportez la liste de clients et la liste de commandes en Excel ou CSV. Dans la plupart des logiciels, cela se trouve sous rapports ou paramètres ; si vous ne le trouvez pas, demandez le fichier à l'ancien fournisseur. Ce sont vos données, et un fournisseur raisonnable vous les remettra.
- Regardez la colonne des téléphones. Les espaces, les parenthèses et les zéros initiaux manquants sont normalisés lors de l'import, mais les numéros réellement erronés sont à vous de les éliminer.
- Supprimez les entrées de test et les doublons évidents. Fusionner deux fiches d'un même client est plus facile dans le fichier avant l'import que dans l'application après.
- Notez votre dernier numéro de reçu ou de facture pour que la numérotation continue à partir de là. Vos clients ont encore d'anciens reçus en main, et des numéros qui se chevauchent créent de la confusion pendant des mois.
- Continuez à travailler dans l'ancien logiciel jusqu'au jour où vous envoyez le fichier, pour qu'il n'y ait pas de vide.
Les entreprises qui passent à ProTakip envoient le fichier à l'équipe d'assistance ; les clients et les commandes sont chargés dans le compte de l'entreprise et vous n'avez plus qu'à vérifier le résultat.
La première vérification après l'import
Une fois l'import terminé, consacrez dix minutes à trois vérifications :
- Recherchez vos cinq clients les plus actifs et vérifiez que l'adresse et le numéro de téléphone sont correctement passés.
- Ouvrez la liste de prix et vérifiez que les tapis sont facturés au mètre carré et les canapés et coussins à la pièce. Les anciens logiciels stockent souvent les unités de façon incohérente, et c'est le point le plus souvent à corriger.
- Passez en revue les commandes en cours. Les fiches que l'ancien logiciel affichait comme prêtes mais non livrées sont très souvent des travaux livrés à crédit et jamais clôturés, pas des tapis encore sur une étagère. Fermez-les comme livrées et affectez le solde au compte du client.
Choisir la bonne semaine
Ne programmez pas le changement en pleine haute saison, à l'approche d'un jour férié, ou pendant la ruée du grand nettoyage de printemps. Une semaine calme fonctionne mieux : import le lundi matin, bilan le vendredi soir. L'import lui-même prend environ dix minutes, vous n'avez donc pas besoin de bloquer une journée entière ; ce qui compte, c'est de terminer les vérifications post-import le jour même.
Une semaine à faire tourner les deux
Ne coupez pas l'ancien logiciel avant d'avoir confiance dans le nouveau ; faites tourner les deux pendant une semaine. Mais n'essayez pas de tout saisir deux fois, cela épuise l'équipe et ne prouve rien. Un schéma qui fonctionne :
- À partir du jour de l'import, saisissez les nouvelles commandes uniquement dans le nouveau logiciel.
- Gardez l'ancien logiciel ouvert seulement pour les consultations : un ancien reçu, un ancien montant, un litige sur un travail passé.
- Chaque soir, prenez deux minutes pour faire le bilan de la journée : les messages sont-ils partis, les reçus ont-ils été imprimés, la caisse est-elle juste ?
- À la fin de la semaine, demandez à l'équipe si quelqu'un veut revenir en arrière, et pourquoi. Les réponses pointent généralement vers un réglage manquant, pas vers le logiciel.
- Une fois la semaine terminée, retirez l'ancien logiciel des téléphones et de l'ordinateur du bureau. Deux logiciels ouverts côte à côte entretiennent pendant des mois la confusion sur le système où se trouve quoi.
Comme ProTakip est gratuit les trois premiers mois, la semaine en parallèle ne coûte rien de plus, et vous pouvez l'étirer à deux semaines si une saison chargée vous rend prudent.
Préparer l'équipe et les clients
Ce sont les habitudes qui changent, pas seulement le logiciel. Trois choses réduisent la résistance : chacun installe l'application sur son propre téléphone, les trois premières commandes sont saisies ensemble, et les questions de la première semaine reçoivent une réponse le jour même. Si le nouveau logiciel dispose de vidéos de formation, envoyez-les la veille au soir ; la moitié des questions du matin disparaît.
Les clients n'ont besoin d'aucune annonce. Tant que le premier message du nouveau système part sous le nom de votre entreprise, rien ne change pour eux, sinon qu'ils commencent à recevoir des mises à jour plus soignées.
Questions fréquentes
Et si j'ai besoin des anciennes données plus tard ?
Conservez l'export Excel. Même après la désinstallation de l'ancien logiciel, ce fichier est votre archive, et tout ancien enregistrement peut y être retrouvé.
Les numéros de reçus continuent-ils là où ils s'étaient arrêtés ?
Si vous indiquez votre dernier numéro de reçu au moment de l'import, les nouveaux reçus continuent à partir du numéro suivant. Les anciens reçus que détiennent vos clients n'entreront pas en conflit avec les nouveaux.
Puis-je changer avec juste la liste de clients, sans historique de commandes ?
Oui. Certaines entreprises ne transfèrent que la liste de clients et redémarrent les commandes de zéro. Mais l'historique des commandes est ce qui vous permet de voir ce qu'un client a fait nettoyer la dernière fois quand il appelle ; s'il est dans le fichier, il n'y a aucune raison de le laisser de côté.
Liste de vérification pour le lancement
- Export des clients et des commandes récupéré depuis l'ancien logiciel.
- Fiches de test et doublons supprimés ; dernier numéro de reçu noté.
- Fichier importé ; cinq clients, la liste de prix et les commandes en cours vérifiés.
- Nom de l'entreprise, signature des messages et en-tête de reçu configurés dans le nouveau logiciel.
- Imprimante Bluetooth associée à la nouvelle application et reçu de test imprimé.
- Personnel ajouté avec le code d'invitation et permissions définies.
- Première commande réelle saisie et notification client confirmée comme envoyée.
- Ancien logiciel supprimé des téléphones et de l'ordinateur après la semaine en parallèle.