La paura che tiene le persone legate a un software che non amano
La maggior parte di chi lava tappeti e valuta di cambiare software si blocca sulla stessa preoccupazione: l'elenco clienti costruito in anni, con telefoni, indirizzi, note e cronologia degli ordini. Riscriverlo richiede giorni. Cambiare senza di esso significa ripartire da zero ogni volta che chiama un cliente abituale.
Fatto nell'ordine giusto, il trasloco richiede un pomeriggio. Esportate un file Excel dal vecchio programma, viene importato nel nuovo, e clienti, telefoni, indirizzi e ordini passati finiscono dove devono. Le attività che arrivano da vecchi programmi da ufficio esportano un solo file e l'importazione richiede circa dieci minuti. Lo stesso vale per un foglio di calcolo che avete tenuto a mano.
Cosa viene trasferito
Tutto ciò che è nell'esportazione può essere trasferito. Un'importazione tipica porta:
- Nome del cliente, numeri di telefono (tutti, se ce ne sono più di uno), indirizzo e indicazioni
- Note sul cliente e zona o percorso
- Ordini passati: data, numero di pezzi, importo, stato di consegna
- Saldi in sospeso, quando l'esportazione li include
- Prodotti e listino prezzi
Aiuta sapere cosa non viene trasferito: i registri di stipendi e anticipi del personale, le impostazioni del vecchio programma e i modelli di messaggio si configurano di nuovo nel sistema nuovo. Ciascuno richiede pochi minuti e non vale la pena migrarlo.
Preparare l'esportazione
La qualità dell'importazione dipende dalla qualità del file. Prima di lasciare il vecchio programma:
- Esportate l'elenco clienti e l'elenco ordini in Excel o CSV. Nella maggior parte dei programmi si trova sotto report o impostazioni; se non lo trovate, chiedete il file al vecchio fornitore. Sono i vostri dati, e un fornitore ragionevole ve li consegnerà.
- Controllate la colonna dei telefoni. Spazi, parentesi e zeri iniziali mancanti vengono normalizzati durante l'importazione, ma i numeri davvero sbagliati dovete eliminarli voi.
- Cancellate le voci di prova e i duplicati evidenti. Unire due schede dello stesso cliente è più facile nel file prima dell'importazione che nell'app dopo.
- Annotate l'ultimo numero di ricevuta o fattura in modo che la numerazione prosegua da lì. I clienti hanno ancora vecchie ricevute in mano, e numeri sovrapposti creano confusione per mesi.
- Continuate a lavorare nel vecchio programma fino al giorno in cui inviate il file, così non si crea alcun vuoto.
Le attività che passano a ProTakip inviano il file al team di assistenza; clienti e ordini vengono caricati nell'account dell'azienda e voi controllate solo il risultato.
Il primo controllo dopo l'importazione
Quando l'importazione è completata, dedicate dieci minuti a tre controlli:
- Cercate i vostri cinque clienti più attivi e confermate che indirizzo e numero di telefono siano arrivati correttamente.
- Aprite il listino e controllate che i tappeti siano tariffati al metro quadrato e divani e cuscini a pezzo. I programmi più vecchi spesso salvano le unità in modo incoerente, ed è la correzione più comune.
- Rivedete gli ordini aperti. Le schede che il vecchio programma mostrava come pronte ma non consegnate sono molto spesso lavori consegnati a credito e mai chiusi, non tappeti ancora su uno scaffale. Chiudeteli come consegnati e riportate il saldo sul conto del cliente.
Scegliere la settimana giusta
Non programmate il cambio in piena alta stagione, alla vigilia di una festività, o nella corsa delle pulizie di primavera. Una settimana tranquilla funziona meglio: importazione lunedì mattina, verifica venerdì sera. L'importazione in sé richiede circa dieci minuti, quindi non dovete bloccare un'intera giornata; ciò che conta è concludere i controlli post-importazione lo stesso giorno.
Una settimana con entrambi i programmi attivi
Non spegnete il vecchio programma finché non vi fidate del nuovo; usateli entrambi per una settimana. Ma non cercate di inserire tutto due volte, cosa che esaurisce il team e non dimostra nulla. Uno schema che funziona:
- Dal giorno dell'importazione in poi, inserite i nuovi ordini solo nel programma nuovo.
- Tenete il vecchio programma aperto solo per le consultazioni: una vecchia ricevuta, un vecchio importo, una contestazione su un lavoro passato.
- Ogni sera, dedicate due minuti a rivedere la giornata: i messaggi sono partiti, le ricevute sono state stampate, la cassa torna?
- Alla fine della settimana chiedete al team se qualcuno vuole tornare indietro, e perché. Le risposte di solito indicano un'impostazione mancante, non il software.
- Quando la settimana è finita, rimuovete il vecchio programma dai telefoni e dal computer dell'ufficio. Due programmi aperti fianco a fianco alimentano per mesi la confusione su in quale sistema si trova cosa.
Poiché ProTakip è gratuito per i primi tre mesi, la settimana in parallelo non costa nulla in più, e potete estenderla a due settimane se una stagione intensa vi rende prudenti.
Preparare il team e i clienti
Sono le abitudini a cambiare, non solo il software. Tre cose riducono la resistenza: ognuno installa l'app sul proprio telefono, i primi tre ordini vengono inseriti insieme, e le domande della prima settimana ricevono risposta lo stesso giorno. Se il nuovo programma ha video di formazione, inviateli la sera prima; metà delle domande del mattino scompare.
I clienti non hanno bisogno di alcun annuncio. Finché il primo messaggio del sistema nuovo parte con il nome della vostra attività, per loro non cambia nulla, tranne che iniziano a ricevere aggiornamenti più ordinati.
Domande frequenti
E se mi servono i dati vecchi più avanti?
Conservate l'esportazione Excel. Anche dopo aver disinstallato il vecchio programma, quel file è il vostro archivio, e qualsiasi vecchio dato può essere ritrovato al suo interno.
I numeri delle ricevute proseguono da dove erano?
Se fornite l'ultimo numero di ricevuta al momento dell'importazione, le nuove ricevute proseguono dal numero successivo. Le vecchie ricevute in mano ai vostri clienti non entreranno in conflitto con le nuove.
Posso cambiare solo con l'elenco clienti e senza cronologia degli ordini?
Sì. Alcune attività trasferiscono solo l'elenco clienti e ripartono da zero con gli ordini. Ma la cronologia degli ordini è ciò che vi permette di vedere cosa un cliente ha fatto lavare l'ultima volta quando chiama; se è nel file, non c'è motivo di lasciarla indietro.
Checklist per l'avvio
- Esportazione di clienti e ordini ottenuta dal vecchio programma.
- Voci di prova e duplicati rimossi; ultimo numero di ricevuta annotato.
- File importato; cinque clienti, listino e ordini aperti verificati.
- Nome dell'attività, firma dei messaggi e intestazione della ricevuta impostati nel programma nuovo.
- Stampante Bluetooth associata alla nuova app e ricevuta di prova stampata.
- Personale aggiunto con il codice di invito e permessi impostati.
- Primo ordine reale inserito e notifica al cliente confermata come inviata.
- Vecchio programma rimosso dai telefoni e dal computer dopo la settimana in parallelo.