Cosa succede oggi quando squilla il telefono
Nella maggior parte delle attività di lavaggio tappeti, il telefono è la porta d'ingresso. Chi chiama dice chi è, descrive dove abita, e qualcuno lo scrive su un blocco o sul retro di una ricevuta. La terza volta che chiama lo stesso cliente, la conversazione riparte da zero. Gli errori nascono proprio lì: un nome di via capito male, un numero civico dimenticato, due clienti con lo stesso cognome confusi tra loro.
L'identificazione del chiamante ribalta la conversazione. Mentre il telefono sta ancora squillando, nome, indirizzo e ordini recenti del cliente compaiono sullo schermo. Sapete chi chiama prima di rispondere, e confermate i dati invece di raccoglierli.
Cosa compare esattamente sullo schermo
Quando arriva una chiamata, una piccola scheda si sovrappone alla normale schermata di chiamata del telefono. Mostra:
- Il nome del cliente
- Il suo indirizzo ed eventuali indicazioni salvate insieme a esso
- I suoi ultimi ordini: quanti pezzi, quando e per quanto
- La fase di qualsiasi ordine ancora aperto
Se il numero non è nei vostri archivi, la scheda lo segnala, il che è utile di per sé: sapete di parlare con un cliente nuovo e potete orientare la chiamata di conseguenza, prendendo l'indirizzo fin dall'inizio e chiedendo in quale zona si trova.
Cosa potete fare con un tocco
Vedere è solo metà del lavoro. Prima che la chiamata finisca, a volte durante, potete:
- Aprire l'ordine in corso del cliente e dirgli esattamente a che punto è.
- Avviare un nuovo ordine con nome, telefono e indirizzo già compilati, così dovete solo digitare il numero di pezzi e il giorno di ritiro.
- Creare una scheda cliente sul momento se il numero è nuovo.
Quando riagganciate, c'è un ordine nel sistema invece di un appunto su un blocco in attesa di essere digitato più tardi, o dimenticato del tutto. Il rito serale di ricopiare il blocco nel computer scompare.
La stessa chiamata, prima e dopo
Prima: il telefono squilla e mostra un numero sconosciuto. Posso avere il suo nome, qual era l'indirizzo, avete già lavorato con noi, quanti pezzi erano l'ultima volta? Quattro domande, due minuti, un appunto scritto a mano.
Dopo: il telefono squilla e la scheda dice Giulia Bianchi, via degli Olmi, ultimo ordine tre settimane fa, quattro pezzi. Ciao Giulia, stesso indirizzo in via degli Olmi? Una domanda, trenta secondi, un ordine già nel sistema.
La differenza non sta solo nella velocità. Un cliente salutato per nome si sente riconosciuto, ed è la carta più forte che una piccola impresa locale ha contro le grandi catene.
Meno errori nella presa di appunti
Il divario tra l'appunto scritto a mano e l'inserimento nel sistema è da dove arrivano la maggior parte dei tappeti smarriti e degli indirizzi sbagliati. Un ordine aperto dalla scheda del chiamante chiude quel divario:
- Il numero di telefono non può essere digitato male, perché arriva dalla chiamata stessa.
- L'indirizzo non viene dettato di nuovo; quello dell'ultima volta è sullo schermo e viene corretto solo se è cambiato.
- Lo stesso cliente non finisce con due schede scritte con ortografia leggermente diversa.
- Chi ha chiamato e cosa voleva è la risposta dell'ordine, non della memoria.
La realtà del dual SIM e del lavoro offline
Ecco la parte che la maggior parte dei software ignora. Molti titolari usano un telefono dual SIM, una linea per l'attività e una personale. Su molti di questi telefoni, quando arriva una chiamata su una linea, i dati mobili dell'altra si interrompono. Un'app che in quel preciso momento cerca di recuperare i dati del cliente da un server mostra una scheda vuota proprio quando vi serve di più.
La progettazione corretta mantiene l'elenco clienti sul telefono stesso. La scheda si apre dalla memoria locale, che ci sia segnale o meno, e l'elenco si sincronizza silenziosamente ogni volta che torna la connessione. ProTakip costruisce così la propria identificazione del chiamante, completamente offline, così la scheda appare in una cantina, in un parcheggio sotterraneo o su una strada di campagna proprio come in ufficio.
C'è un vantaggio in più: poiché la scheda non attende alcun server, appare nell'istante in cui arriva la chiamata, spesso un attimo prima della suoneria. Nessuno resta in attesa mentre voi cercate qualcosa.
Su quali telefoni funziona
Mostrare una scheda sopra la schermata di chiamata in arrivo è qualcosa che Android consente e iPhone no; iOS non permette alle app di disegnare sopra la sua schermata di chiamata. Il telefono che riceve le prenotazioni dovrebbe quindi essere un dispositivo Android. La configurazione consiste nel concedere alcuni permessi, principalmente leggere lo stato della chiamata e mostrarsi sopra le altre app. Dopo di che non c'è nulla da mantenere.
Una cosa da sapere: alcuni marchi Android chiudono in modo aggressivo le app in background per risparmiare batteria. Se un giorno la scheda smette di apparire, il primo posto dove guardare sono le impostazioni della batteria del telefono, dove l'app potrebbe essere stata limitata. Escluderla dall'ottimizzazione della batteria risolve il problema.
Privacy: chi vede queste informazioni
Tutto ciò che compare sulla scheda proviene dai vostri stessi dati cliente; chi chiama non vede nulla dalla sua parte. I dati restano sul vostro telefono e vengono rimossi quando l'app viene disinstallata. La scheda appare solo sui telefoni collegati alla vostra attività, quindi quando un dipendente se ne va e disattivate il suo accesso, la scheda scompare dal suo telefono insieme a lui.
Come cambia la giornata
Mattina: ricevere le prenotazioni
Le chiamate raggiungono il picco al mattino. Ognuna apre una scheda. Per un cliente abituale, confermare l'indirizzo richiede una frase; per uno nuovo, la scheda si crea mentre parlate. L'elenco dei ritiri per il furgone è completo prima di mezzogiorno, senza nulla scritto a mano.
Mezzogiorno: le telefonate del dov'è il mio tappeto
L'ordine aperto e la sua fase sono sulla scheda. Non mettete il cliente in attesa per controllare; la risposta è nella vostra prima frase. Se le vostre notifiche di stato funzionano correttamente, comunque queste telefonate diminuiscono in fretta.
Tardo pomeriggio: pianificazione delle consegne
Quando un cliente chiama per cambiare l'orario di consegna, aprite l'ordine dalla scheda e aggiungete la nota. L'autista vede la nota aggiornata sull'elenco delle consegne la mattina successiva, invece di un foglietto rimasto nel furgone.
Alcune regole di base per il team
- Chiunque risponda alle telefonate di prenotazione ha l'app installata e i permessi concessi.
- Se un cliente chiama da un numero nuovo, aggiungetelo alla sua scheda esistente come secondo numero; non create un nuovo cliente.
- Se l'indirizzo è cambiato, aprite la scheda dalla card e correggetelo subito. Le correzioni rimandate a dopo vengono dimenticate.
- Se la scheda manca, controllate prima le impostazioni della batteria, poi i permessi.
Checklist
- Il telefono delle prenotazioni è un dispositivo Android?
- I permessi per lo stato della chiamata e la sovrapposizione ad altre app sono stati concessi?
- L'app è esclusa dall'ottimizzazione della batteria?
- Avete disattivato i dati mobili e chiamato da un numero salvato per confermare che la scheda appare?
- Avete avviato un nuovo ordine dalla scheda e visto i dati precompilati?
- Il team conosce la regola sull'aggiungere secondi numeri alle schede esistenti?