Nomor tak dikenal, dan sepuluh detik pertama yang menentukan
Telepon berdering di tengah gudang yang berisik. Di layar hanya ada deretan angka. Anda mengangkat, dan suara di seberang berkata: Pak, karpet saya bagaimana? Anda tidak tahu siapa dia. Anda harus bertanya namanya, lalu alamatnya, lalu kapan barangnya diambil, sambil pelanggan itu mulai merasa bahwa usaha Anda tidak mengingatnya.
Sepuluh detik pertama sebuah percakapan menentukan nadanya. Ketika Anda menjawab dengan Selamat siang Bu Sari, karpet dari Kemang sudah selesai kemarin, percakapan itu selesai dalam setengah menit dan pelanggan menutup telepon dengan perasaan yang berbeda.
Itulah yang dilakukan identifikasi penelepon: menampilkan siapa yang menelepon, beserta alamat dan pesanan terakhirnya, sebelum Anda mengangkat. Bukan fitur besar, tetapi salah satu yang paling cepat terasa manfaatnya di hari pertama pemakaian.
Apa yang muncul di layar saat telepon berdering
Ketika nomor yang masuk cocok dengan salah satu pelanggan Anda, sebuah tampilan muncul di atas layar telepon berisi nama pelanggan, alamat atau wilayahnya, dan pesanan terakhirnya beserta statusnya.
- Nama pelanggan sebagaimana tersimpan di daftar pelanggan usaha Anda.
- Alamat atau wilayahnya, sehingga Anda tahu jarak dan rute sebelum berbicara.
- Pesanan terakhirnya beserta status pekerjaan saat itu juga.
- Petunjuk apakah masih ada saldo yang belum lunas pada pekerjaan tersebut.
Informasi itu diambil dari daftar pelanggan usaha Anda sendiri, bukan dari kontak pribadi di ponsel. Artinya seluruh tim melihat informasi yang sama, termasuk karyawan yang baru bergabung minggu lalu dan belum mengenal satu pun pelanggan.
Kalau nomornya belum terdaftar, Anda tetap dapat menyimpannya sebagai pelanggan baru setelah percakapan, sehingga daftar Anda tumbuh dari telepon yang benar-benar masuk, bukan dari pengetikan ulang di malam hari.
Tampilan itu muncul di atas layar panggilan, jadi Anda tidak perlu membuka aplikasi apa pun lebih dulu. Ini penting karena telepon jarang berdering di saat yang tenang; ia berdering ketika tangan Anda sedang memegang karpet, ketika Anda sedang mengemudi, atau ketika Anda sedang melayani pelanggan lain di konter.
Kenapa harus bekerja tanpa internet
Ini bagian yang paling sering diremehkan. Banyak ponsel di lapangan memakai dua kartu SIM, dan pada banyak perangkat koneksi data terputus tepat pada saat panggilan masuk. Kalau identifikasi penelepon bergantung pada internet saat itu juga, ia akan gagal justru di detik ia dibutuhkan.
Karena itu daftar pelanggan disimpan di dalam ponsel dan diperbarui saat ada koneksi, sehingga pencocokan nomor terjadi secara lokal. Sinyal hilang di gudang beton atau di basement tidak mengubah apa pun; nama tetap muncul.
Fitur ini tersedia di Android. Ia memanfaatkan kemampuan sistem Android yang tidak tersedia dengan cara yang sama di iOS, jadi tampilan penelepon di layar merupakan fitur khusus Android.
Apa yang berubah di meja telepon
Perubahan pertama adalah kecepatan. Percakapan yang biasanya dimulai dengan tiga pertanyaan pembuka langsung masuk ke pokoknya. Di musim ramai, selisih satu menit per telepon berarti puluhan menit sehari.
Perubahan kedua adalah kualitas. Pelanggan lama merasa dikenali, dan perasaan dikenali adalah salah satu alasan orang bertahan pada usaha kecil alih-alih pindah ke yang lebih murah. Ini keunggulan yang tidak bisa dibeli dengan diskon.
Perubahan ketiga adalah pengambilan keputusan. Ketika nama yang muncul adalah pelanggan dengan saldo yang belum lunas, Anda tahu sebelum mengangkat. Ketika yang menelepon adalah pelanggan besar yang rutin, Anda memperlakukan panggilan itu sesuai bobotnya.
- Percakapan dimulai dari pokoknya, bukan dari tiga pertanyaan pembuka yang sama setiap kali.
- Karyawan baru terdengar seperti sudah lama bekerja di usaha Anda sejak hari pertamanya.
- Pelanggan lama merasa dikenali, dan perasaan itu tidak bisa ditandingi oleh diskon pesaing.
- Anda tahu bobot panggilan sebelum mengangkat, sehingga bisa memutuskan menjawab sekarang atau menelepon balik.
Panggilan yang tidak terjawab tidak lagi hilang
Di jam sibuk, sebagian telepon pasti terlewat. Yang mahal bukan panggilan yang terlewat, melainkan panggilan terlewat yang tidak pernah ditelepon balik.
Karena nomor yang masuk dicocokkan dengan pelanggan Anda, panggilan tak terjawab dapat ditindaklanjuti dengan konteks: Anda tahu siapa yang menelepon dan kemungkinan besar tentang apa. Menelepon balik dalam satu jam sering kali menyelamatkan pekerjaan yang hampir pindah ke pesaing.
Kebiasaan sederhana yang berhasil di banyak usaha adalah menetapkan satu orang yang memeriksa panggilan tak terjawab dua kali sehari — sekali menjelang makan siang dan sekali sebelum tutup. Tanpa aturan sekecil itu, panggilan yang terlewat di jam sibuk hampir tidak pernah ditindaklanjuti oleh siapa pun, karena semua orang mengira orang lain sudah menanganinya.
Untuk pelanggan yang menelepon menanyakan status, obat yang lebih baik adalah mengabari lebih dulu. Susunan pesannya dibahas di panduan notifikasi pelanggan lewat WhatsApp.
Yang perlu disiapkan agar bekerja dengan baik
Syarat utamanya cuma satu: nomor telepon pelanggan tersimpan rapi. Pencocokan berjalan pada nomor, jadi nomor yang salah ketik atau tercatat setengah tidak akan pernah dikenali.
Karena itu, saat memindahkan data lama, kerapian nomor jauh lebih penting daripada kerapian nama. Cara membersihkan dan memindahkannya dibahas di panduan migrasi data.
- Samakan format nomor: buang spasi, tanda hubung, dan tanda kurung.
- Perbaiki nomor yang jelas kurang digit atau terpotong saat pencatatan lama.
- Gabungkan pelanggan ganda yang tersimpan dua atau tiga kali dengan ejaan berbeda.
- Pastikan awalan negara konsisten untuk seluruh daftar.
- Simpan nomor kedua bila pelanggan sering menelepon dari nomor kantor maupun pribadi.
Selanjutnya, aplikasi memerlukan izin sistem tertentu di Android agar dapat menampilkan tampilan di atas layar telepon. Izin ini diberikan sekali saat pemasangan. Setelah itu fitur berjalan sendiri, termasuk ketika aplikasi tidak sedang dibuka.
Terakhir, pastikan ponsel yang menerima telepon usaha adalah ponsel yang memasang aplikasi. Kedengarannya sepele, tetapi di banyak usaha nomor yang tertulis di spanduk dipegang oleh satu orang, sementara aplikasi terpasang di ponsel orang lain. Kalau keduanya tidak bertemu, fitur ini tidak akan pernah menunjukkan manfaatnya.
Untuk siapa fitur ini paling berharga
Semakin banyak pekerjaan Anda datang lewat telepon, semakin besar manfaatnya. Usaha cuci karpet dan binatu menerima telepon status sepanjang hari. Jasa listrik dan pipa menerima panggilan darurat dari orang yang sedang panik dan tidak sabar ditanyai alamatnya.
Untuk servis AC di puncak musim panas, ketika telepon berdering tanpa henti, mengetahui siapa yang menelepon sebelum mengangkat adalah cara paling murah untuk tetap teratur.
Untuk usaha yang bekerja dengan janji temu seperti jasa pindahan, tampilan penelepon membantu membedakan pelanggan yang sudah dijadwalkan dari calon pelanggan baru sejak dering pertama.
Batasan yang jujur perlu disebutkan
Fitur ini hanya mengenali nomor yang ada di daftar pelanggan Anda. Ia bukan layanan pencarian nomor umum dan tidak menampilkan identitas orang yang tidak pernah berhubungan dengan usaha Anda.
- Hanya mengenali nomor yang tersimpan sebagai pelanggan usaha Anda.
- Tidak mencari identitas nomor asing dan tidak menampilkan orang di luar daftar Anda.
- Tidak merekam percakapan dan tidak menyimpan isi pembicaraan.
- Tampilan di layar merupakan fitur Android; fitur ProTakip lainnya tetap berjalan di iOS.
Ia juga tidak merekam percakapan dan tidak menggantikan sistem telepon kantor. Yang dilakukannya satu hal saja, dan dilakukan dengan andal: menunjukkan siapa yang menelepon, berdasarkan data usaha Anda sendiri, bahkan ketika koneksi internet sedang mati.
Kalau usaha Anda banyak berjalan lewat telepon, fitur ini biasanya menjadi hal pertama yang membuat tim merasakan bedanya di hari pertama. Tiga bulan pertama gratis, jadi Anda bisa menilainya dengan telepon nyata. Kriteria membandingkan program secara menyeluruh ada di panduan sembilan kriteria.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah identifikasi penelepon bekerja tanpa internet?
Ya. Daftar pelanggan tersimpan di ponsel dan pencocokan nomor terjadi secara lokal, sehingga nama tetap muncul meski koneksi data sedang mati saat panggilan masuk.
Apakah tersedia di iPhone?
Tampilan penelepon di layar merupakan fitur Android, karena bergantung pada kemampuan sistem yang tidak tersedia dengan cara yang sama di iOS. Fitur ProTakip lainnya berjalan di iOS.
Data siapa yang ditampilkan di layar?
Hanya pelanggan yang terdaftar di usaha Anda sendiri. Fitur ini tidak mencari identitas nomor asing dan tidak menampilkan siapa pun di luar daftar pelanggan Anda.
Apa yang muncul kalau nomornya belum terdaftar?
Panggilan berjalan seperti biasa, dan setelah selesai Anda dapat menyimpan nomor tersebut sebagai pelanggan baru sehingga panggilan berikutnya sudah dikenali.
Apakah semua karyawan melihat informasi yang sama?
Ya, karena data diambil dari daftar pelanggan usaha, bukan dari kontak pribadi di masing-masing ponsel. Karyawan baru pun langsung mengenali pelanggan lama sejak hari pertama.