Telefon çaldığında bugün ne oluyor?
Bir halı yıkama firmasında telefon, dükkanın kapısı gibidir; iş oradan girer. Arayan kim olduğunu söyler, adresini tarif eder, siz de bir kağıda ya da eski bir fişin arkasına not alırsınız. Aynı müşteri üçüncü kez aradığında bile bu konuşma baştan yapılır. Hata da tam burada çıkar: yanlış duyulan sokak adı, atlanan kat numarası, aynı soyadlı iki müşterinin birbirine karışması.
Arayan müşteriyi ekranda görmek bu konuşmayı tersine çevirir. Telefon çalarken müşterinin adı, adresi ve son siparişleri ekrana gelir. Siz telefonu açmadan kiminle konuşacağınızı bilirsiniz; bilgi toplamak yerine bilgiyi teyit edersiniz.
Ekranda tam olarak ne görünür?
Arama geldiğinde telefonun kendi arama ekranının üzerinde küçük bir kart belirir. Bu kartta şunlar bulunur:
- Müşterinin adı
- Adresi ve varsa kayıtlı adres tarifi
- Son siparişleri: kaç parça, ne zaman, ne kadar
- Açık bir siparişi varsa hangi aşamada olduğu
Numara kayıtlı değilse kart bunu da söyler. Bu bile başlı başına faydalıdır: arayanın yeni müşteri olduğunu anlarsınız ve konuşmayı ona göre yönlendirirsiniz; adresi baştan alır, hangi bölgeden aradığını sorarsınız.
Tek dokunuşla ne yapabilirsiniz?
Kartın asıl gücü, gösterdiklerinden çok yaptırdıklarındadır. Konuşma bitmeden, hatta konuşma sırasında:
- Müşterinin açık siparişini açıp hangi aşamada olduğunu söyleyebilirsiniz.
- Yeni sipariş başlatabilirsiniz; ad, telefon ve adres dolu gelir, siz yalnızca parça sayısını ve alış gününü girersiniz.
- Yeni bir numaraysa hemen müşteri kaydı açabilirsiniz.
Telefonu kapattığınızda elinizde sonradan sisteme girilmeyi bekleyen bir kağıt not değil, girilmiş bir sipariş olur. Akşam not defterini sisteme aktarma işi ortadan kalkar; unutulan sipariş diye bir şey kalmaz.
Bir konuşmanın eski ve yeni hali
Eski hali: Telefon çalar, numara yabancı görünür. Adınızı alabilir miyim, adresiniz neydi, daha önce bizden hizmet almış mıydınız, geçen sefer kaç parçaydı? Dört soru, iki dakika, bir kağıt not.
Yeni hali: Telefon çalar, kartta Ayşe Hanım, Çamlık Mahallesi, son sipariş üç hafta önce dört parça yazar. Ayşe Hanım merhaba, yine Çamlık taraftan mı alacağız? Tek soru, otuz saniye, sisteme girilmiş bir sipariş.
Fark sadece hızda değildir. Müşteri adıyla karşılandığında kendini tanınmış hisseder; bu, küçük bir firmanın büyük firmalara karşı en güçlü kozudur.
Not alma hatalarının azalması
Kağıt not ile sisteme giriş arasındaki boşluk, halı yıkamadaki kayıp ve karışıklıkların ana kaynağıdır. Arayanın kaydından açılan sipariş bu boşluğu kapatır:
- Telefon numarası yanlış yazılmaz; çünkü aramanın kendisinden gelir.
- Adres her seferinde sorulmaz; geçen seferki adres ekrandadır, değiştiyse üzerinde düzeltilir.
- Aynı müşteriye biri Ayşe, diğeri Ayşe Hanım diye iki farklı kayıt açılmaz.
- Kim aradı, ne istedi sorusunun cevabı hafızada değil, siparişte durur.
Çift hatlı telefon ve internet gerçeği
Burası çoğu programın sessiz kaldığı yerdir. Halı yıkamacıların büyük kısmı çift hatlı telefon kullanır: bir hat iş, bir hat kişisel. Bu telefonların çoğunda bir hatta arama başladığında diğer hattın interneti kesilir. Yani müşteri bilgisini tam o anda internetten çekmeye çalışan bir uygulama, en çok ihtiyaç duyduğunuz saniyede boş bir kart gösterir.
Doğru çözüm, müşteri listesinin telefonun kendisinde saklanmasıdır. Kart, internet olsun olmasın telefonun içindeki kayıttan açılır; internet geri geldiğinde liste kendiliğinden güncellenir. ProTakip arayan tanıma özelliğini bu mantıkla, tamamen çevrimdışı çalışacak şekilde kurar. Bodrumda, kapalı otoparkta ya da köy yolunda da aynı kart çıkar.
Bunun bir yan faydası daha vardır: kart internet beklemediği için telefon çaldığı anda, hatta zil sesinden bir an önce görünür. Sisteme bakayım diye müşteriyi bekletmek diye bir şey kalmaz.
Hangi telefonlarda çalışır?
Gelen arama ekranının üzerine bilgi gösterebilmek Android telefonlara özgü bir özelliktir; iPhone, uygulamaların arama ekranının üstüne kart çizmesine izin vermez. Bu yüzden sipariş telefonuna bakan kişinin Android kullanması gerekir. Kurulumda uygulamaya başta arama durumunu görme ve diğer uygulamaların üzerinde gösterme olmak üzere birkaç izin verirsiniz; sonrasında yapacak bir şey kalmaz.
Bilmeniz gereken bir nokta: bazı telefon markaları pil tasarrufu için arka plandaki uygulamaları kendiliğinden kapatır. Kart bir gün çıkmazsa ilk bakacağınız yer, telefonun pil ayarlarında uygulamanın kısıtlanıp kısıtlanmadığıdır. Uygulamayı pil tasarrufundan muaf tutmak sorunu çözer.
Gizlilik: bu bilgi kime görünür?
Kartta görünen her şey sizin kendi müşteri kaydınızdır; arayan kişi kendi telefonunda hiçbir şey görmez. Bilgi telefonunuzun içinde durur ve uygulamayı kaldırdığınızda telefondan silinir. Kart yalnızca firmanıza giriş yapılmış telefonlarda çıkar; personel ayrıldığında erişimini kapattığınız anda o telefonda kart da kaybolur.
Gün içinde iş akışı nasıl değişir?
Sabah: sipariş toplama
Telefonlar en çok sabah çalar. Her aramada kart açılır; eski müşteriyse adres teyidi tek cümleye iner, yeni müşteriyse kayıt konuşma sırasında açılır. Araç için alınacaklar listesi öğleye kalmadan hazırdır ve üzerinde elle yazılmış hiçbir şey yoktur.
Öğle: halım ne oldu aramaları
Arayanın açık siparişi ve aşaması kartta görünür. Sisteme bakmak için müşteriyi bekletmezsiniz; cevap ilk cümlede verilir. Bildirim mesajları da düzgün gidiyorsa bu aramaların sayısı zaten hızla düşer.
Akşam: teslim planlama
Aynı müşteri teslim saatini değiştirmek için aradığında siparişi karttan açıp notu düşersiniz; sabah araca çıkan personel teslim listesinde güncel notu görür. Kağıda yazılıp araçta unutulan not diye bir şey kalmaz.
Sık sorulan sorular
Uygulama kapalıyken de çalışır mı?
Evet. Kart, uygulama açık olmasa da arka planda çalışır; telefon yeniden başlatıldığında da kendiliğinden devam eder. Tek şart, pil tasarrufunun uygulamayı kısıtlamamasıdır.
Telefon rehberimde kayıtlı olmayan numaralarda da çıkar mı?
Kart telefon rehberine değil, uygulamadaki müşteri listesine bakar. Müşteri rehberinizde olmasa bile uygulamada kayıtlıysa kart çıkar; hiçbir yerde kayıtlı değilse kayıtsız numara olarak gösterir.
Aramaları kaydeder mi?
Hayır. Özellik yalnızca arayan numarayı müşteri listesiyle eşleştirir; konuşmanın içeriğine dokunmaz, ses kaydı almaz.
Personelin telefonunda da çalışır mı?
Evet. Firmanıza giriş yapmış her Android telefonda aynı kart çıkar; müşteri listesi hepsine iner ve hepsinde güncel kalır. Sipariş telefonunu kim taşıyorsa kart onun elinde çıkar.
Ekip için küçük kurallar
- Sipariş telefonlarını karşılayan herkesin telefonunda uygulama kurulu ve izinler açık olsun.
- Müşteri yeni bir numaradan aradıysa eski kayda ikinci numara olarak ekleyin; yeni kayıt açmayın.
- Adres değiştiyse karttan açıp hemen düzeltin; sonraya bırakılan düzeltme unutulur.
- Kart çıkmıyorsa önce pil ayarlarına, sonra izinlere bakın.
Kontrol listesi
- Sipariş telefonuna bakan kişi Android telefon mu kullanıyor?
- Arama durumu ve üstte gösterme izinleri verildi mi?
- Pil tasarrufu ayarında uygulama kısıtlamadan çıkarıldı mı?
- Mobil veriyi kapatıp kayıtlı bir numaradan aratarak kartın çıktığını denediniz mi?
- Karttan yeni sipariş açıp bilgilerin dolu geldiğini gördünüz mü?
- Ekibe ikinci numarayı eski kayda ekleme kuralını anlattınız mı?