Uygulama Üzerinden Temizlik Planlama
Pazartesi sabahı yedi buçuk. Üç ekip üç ayrı adrese gidecek: biri Ataşehir'de haftalık düzenli ev, biri yeni taşınan bir dairenin inşaat sonrası temizliği, üçüncüsü bir ofis. Bir personel gelmedi, onun yerine kimi göndereceğinizi telefonda ayarlıyorsunuz. Adresler WhatsApp gruplarında, anahtar teslimi ayrı konu, ödeme ayrı konu.
Uygulama üzerinden temizlik planlama tam olarak bu sabahı kolaylaştırır. ProTakip, ev ve ofis temizliği yapan işletmeler için hazırlanmış bir temizlik takip uygulamasıdır. İşler takvime düşer, ekiplere atanır, saha personeli işi telefonundan görür. Kimin nerede olduğu, hangi işin bittiği ve paranın alınıp alınmadığı tek yerden izlenir.
Temizlik Yönetim Sistemi Neyi Çözer?
Temizlik işinde asıl zorluk temizliğin kendisi değil, koordinasyondur. İşler kısa, adresler dağınık, personel devri hızlıdır. Bir temizlik yönetim sistemi kurmanın amacı, tüm bu bilginin bir kişinin telefonundan çıkıp ortak bir kayda taşınmasıdır.
ProTakip'te her iş dört aşamada ilerler: alınacak işler, devam edenler, biten işler, tahsilat bekleyenler. Müşteri kartında adres, kat, kapı kodu, evde hayvan olup olmadığı, hangi ürünün kullanılacağı gibi notlar durur. Yeni bir personel o eve ilk kez gittiğinde bile ne yapacağını bilir.
Bilgi kişide değil sistemde durduğu için işletme personel değişiminden zarar görmez. Bu, sektörün en kritik sorunlarından birine doğrudan çözümdür.
Ekip, Vardiya ve Saha Takibi
Personeli davetiye koduyla eklersiniz ve yetkilerini siz belirlersiniz. Bir temizlik görevlisi sadece kendisine atanan işleri görür; kasayı, müşteri listesini ve raporları göremez. Ekip lideri ise gün içindeki tüm işleri izleyebilir.
Ekip içi mesajlaşma ve bas-konuş özelliği ile saha ile ofis arasında telsiz gibi konuşulur. Harita ve bölge desteğiyle işler semtlere göre gruplanır; aynı ekibi bir günde şehrin iki ucuna göndermezsiniz. Araç kullanıyorsanız araç takibi ile ekibin nerede olduğunu görürsünüz.
İşleri bölgeye göre dizmenin ve gün planını sıkıştırmanın mantığını rota planlama rehberimizde anlattık.
Fiyatlandırma: Saat, Metrekare veya Paket
Ev temizliğinde herkes aynı yöntemle fiyat vermez. Kimi saat üzerinden çalışır, kimi metrekareye bakar, kimi "3+1 daire komple" diye paket fiyat söyler. Ofis temizliğinde ise genellikle aylık anlaşma yapılır.
ProTakip'te bunların hepsi tanımlanabilir: saatlik işçilik, metrekare üzerinden temizlik, paket hizmet. Cam silme, halı yıkama, koltuk yıkama, buzdolabı içi, fırın temizliği gibi işler ek hizmet olarak eklenir ve tutara yansır. Böylece telefonda kafadan fiyat verilmez, herkes aynı listeden konuşur.
Fiyat listesini kalemlere ayırmanın yöntemini fiyatlandırma rehberimizde bulabilirsiniz.
Düzenli Müşteriler ve Randevu Takvimi
Bu işin en değerli müşterisi "her salı gelin" diyendir. Düzenli müşteri hem geliri öngörülebilir yapar hem müşteri bulma maliyetini sıfırlar. Ama düzenli müşteri de unutulursa kaybedilir.
ProTakip'te randevular takvime işlenir, ekibe atanır ve zamanı geldiğinde hatırlatma verir. Randevu ertelenirse tarih güncellenir, iş kaybolmaz. Müşteriye gün öncesinden hatırlatma göndererek "kimse gelmedi" tartışmasının önüne geçersiniz.
Tahsilat, Veresiye ve Kasa Kontrolü
Temizlik işinde para bazen kapıda, bazen havaleyle, bazen ay sonunda toplu alınır. Ofis müşterilerinde ödeme genellikle ay sonundadır ve o zamana kadar hangi günlerde kaç saat çalışıldığı kayda geçmemişse pazarlık başlar.
ProTakip her iş kaydında tutarı, tahsil edileni ve kalanı ayrı tutar. Müşteri kartından toplam açık bakiye görülür. Kasa ekranında günlük, haftalık, aylık gelir-gider ve personel bazında tahsilat izlenir. Açık hesabı kontrol altına almanın yolları için tahsilat ve veresiye takibi rehberimize göz atın.
SMS ve WhatsApp ile Müşteri Bildirimi
"Ekibimiz saat 10.00'da adresinizde olacak" mesajı, hem müşteriyi rahatlatır hem sizi gereksiz telefondan kurtarır. İş bittiğinde gönderilen kısa bir teşekkür mesajı ise tekrar iş almanın en ucuz yoludur.
ProTakip iş aşamalarına bağlı olarak SMS ve WhatsApp bildirimi gönderir; şablonlar firma adınızla bir kez yazılır, sonrasında kendiliğinden çalışır. Metinleri nasıl kuracağınızı müşteri bildirimi rehberinde örnekledik. Telefon çaldığında müşteriyi ekranda görmek isterseniz arayan kimliği özelliği internet olmadan da çalışır.
Anahtar Teslimi, Kapı Kodu ve Müşteri Notları
Ev temizliğinin sessiz sorunu eve girmektir. Müşteri işte olur, anahtar komşuda kalır, apartman kapısının kodu değişmiştir. Ekip kapıda bekler ve o sabahın planı bozulur.
ProTakip'te müşteri kartına adres, kat, daire, apartman kapı kodu, anahtarın kimde olduğu ve eve giriş talimatı not olarak yazılır. Ekip işe giderken bu bilgiyi telefonunda görür. Sizi arayıp sormasına gerek kalmaz.
Aynı yere ev sahibinin özel istekleri de yazılır: hangi ürünle silinmeyecek, hangi odaya girilmeyecek, evde hayvan var mı. Bu notlar sayesinde ekipteki bir kişi değişse bile hizmetin kalitesi değişmez. Müşteri kaybının en yaygın sebebi tam olarak bu tutarsızlıktır.
İnşaat Sonrası ve Tek Seferlik Büyük İşler
Düzenli müşterinin yanında bir de tek seferlik büyük işler vardır: inşaat sonrası temizlik, taşınma sonrası, bahar temizliği. Bunlar hem daha yüksek tutarlıdır hem daha çok kişi ve saat ister.
ProTakip'te bu işler için ayrı hizmet kalemleri tanımlanır ve birden fazla personel atanır. Molozun kaldırılması, cam çerçeve temizliği, boya lekesi çıkarma gibi kalemler ek hizmet olarak eklenir; tutar kalem kalem görünür.
İş büyüdükçe ödeme de bölünür: bir kısmı başlangıçta, kalanı bitiminde alınır. Kısmi ödemeler girildikçe bakiye kendiliğinden güncellenir, iş sonunda kimin ne kadar borcu kaldığı tartışma konusu olmaz.
Şikâyet, Kalite ve Müşteriyi Elde Tutmak
Temizlik işinde müşteri kaybı çoğunlukla tek bir büyük hatadan değil, küçük tutarsızlıklardan olur. Geçen hafta yapılan bir şey bu hafta yapılmamıştır, ekip değişmiştir, istek unutulmuştur. Müşteri bunu söylemez, sadece bir daha aramaz.
ProTakip'te her müşterinin istekleri ve daha önce yaşanan sorunlar kartta not olarak durur. İşe giden ekip bu notu telefonundan görür. Şikâyet geldiğinde de kayda yazarsınız; bir sonraki sefer aynı şey tekrarlanmaz.
Geçmiş işler listesi sayesinde o eve en son ne zaman gidildiği, kimin gittiği ve ne kadar sürdüğü de görünür. Bu bilgi hem fiyat hem planlama açısından değerlidir.
Çevrimdışı Çalışma ve Verinin Size Ait Olması
Saha ekibi gün boyu hareket halindedir ve her adreste hat aynı kalitede çekmez. Arayan kimliği özelliği müşteri listesini telefonun kendi hafızasında tuttuğu için internet olmasa da çalışır; müşteri aradığında kim olduğunu görürsünüz.
Kayıtlar bağlantı geri geldiğinde eşitlenir, dolayısıyla sahada girilen bilgi kaybolmaz. Müşteri listenizi ve iş geçmişinizi istediğiniz zaman Excel olarak dışarı alabilirsiniz.
Bu liste, temizlik işletmesinin en değerli varlığıdır. Personel gelir gider, ama müşteri geçmişi sistemde kaldığı sürece işletme ayakta kalır.
Raporlar, Ücretsiz Başlangıç ve Veri Aktarımı
Hangi ay kaç iş yapıldı, hangi bölgeden daha çok talep geldi, hangi personel daha çok iş bitirdi — bunlar tahminle değil raporla cevaplanır. ProTakip dönemsel ciro, bölge yoğunluğu ve personel performansı raporları üretir.
ProTakip'te ilk 3 ay ücretsizdir. Başka bir programda kayıtlarınız varsa Excel olarak gönderirsiniz, aktarımı biz yaparız — süreci veri taşıma rehberimizde bulabilirsiniz. Halı ve koltuk yıkama da yapıyorsanız halı yıkama programı, kuru temizleme tarafına da giriyorsanız kuru temizleme programı sayfamıza bakabilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
Temizlik takip uygulaması personelin telefonunda çalışır mı?
Evet. Personel davetiye koduyla eklenir, kendi telefonundan yalnızca kendisine atanan işleri görür. Android ve iOS'ta çalışır.
Saat üzerinden mi, metrekare üzerinden mi fiyatlandırma yapabilirim?
İkisi de mümkün. Her hizmet için birim türünü siz belirlersiniz: saatlik, metrekare, adet veya paket.
Düzenli müşterilerin randevularını otomatik hatırlatabilir miyim?
Randevular takvime işlenir ve zamanı geldiğinde hatırlatma verir. Müşteriye de WhatsApp veya SMS ile bildirim gönderebilirsiniz.
Ofis müşterisinin ay sonu hesabını nasıl takip ederim?
Her iş ayrı kaydedilir, tutar müşteri kartında bakiye olarak birikir. Ay sonunda yapılan işleri ve toplam borcu tek ekranda görürsünüz.
Ücretsiz kullanabilir miyim?
İlk 3 ay ücretsizdir ve tüm özellikler açıktır. Bu sürede girdiğiniz veriler sonrasında da durur.