Klima ve Kombi Servisinde İş Takibi
Temmuzun ortası. Sabah dokuzdan itibaren telefon durmuyor: biri "klima soğutmuyor" diyor, biri montaj istiyor, biri geçen hafta bakım yaptırdığı cihazdan su damladığını söylüyor. İki ekip sahada, biri altıncı katta bakır boru çekiyor. Akşam olduğunda kaç işe gidildiğini, hangisinin parasının alındığını ve yarına kaç iş kaldığını çıkarmak neredeyse imkânsız.
ProTakip, klima ve kombi servisleri için hazırlanmış bir servis takip programıdır. Gelen her çağrı bir iş kaydına dönüşür, ustaya atanır, sahada kapatılır. Sezon yoğunluğunda unutulan iş, kaybolan adres ve tahsil edilmemiş fatura kalmaz.
Sezonluk Yoğunluk ve İş Sıraya Koyma
Bu sektörün kendine has bir ritmi vardır: yaz ayları klima, sonbahar kombi bakımı, kış arıza. Yoğun haftalarda gelen iş sayısı ekibin kapasitesini kolayca aşar ve o zaman iş kaybetmemenin tek yolu sıralamayı doğru kurmaktır.
ProTakip'te işler aşamalarına göre ayrı ekranlarda durur: alınacak işler, devam edenler, biten işler, tahsilat bekleyenler. Hangi işin kaç gündür beklediği görünür. Böylece "acaba o bey aradı mı, biz mi unuttuk" belirsizliği kalkar.
Bölge desteğiyle aynı semtteki işler bir araya toplanır. Aynı mahalleye üç ayrı gün gitmek yerine tek günde üç iş yapmak, sezon boyunca ciddi zaman kazandırır. Yöntemi rota ve süre planlama rehberimizde ayrıntılandırdık.
Cihaz Geçmişi ve Müşteri Kartı
Servis işinde en değerli bilgi geçmiştir. Aynı daireye ikinci kez gidildiğinde cihazın markası, modeli, montaj tarihi ve geçen sefer ne yapıldığı elinizin altında olmalıdır. Aksi halde usta aynı teşhisi baştan yapar.
ProTakip'te müşteri kartında adres, kat, telefon ve serbest notlar tutulur; cihaz bilgisini ve yapılan işlemi buraya yazarsınız. Geçmiş servisler kartın altında listelenir. Müşteri "siz geçen sene bu cihaza bakmıştınız" dediğinde tartışma çıkmaz, kayıt konuşur.
Periyodik Bakım Randevuları ve Hatırlatma
Kombi bakımı yılda bir yapılır ve çoğu müşteri kendiliğinden aramaz. Bu, sektörün en kolay kaçırılan gelir kalemidir: elinizde zaten müşteri var, sadece hatırlatmanız gerekiyor.
ProTakip'te bakım tarihini takvime randevu olarak işlersiniz. Zamanı geldiğinde hem siz uyarılırsınız hem müşteriye WhatsApp veya SMS ile hatırlatma gönderebilirsiniz. Sezon başında elinizdeki müşteri listesine toplu hatırlatma geçmek, yeni müşteri aramaktan çok daha ucuz bir yoldur. Mesaj metinlerini bildirim rehberimizdeki örneklere göre kurabilirsiniz.
Yedek Parça ve İşçilik Fiyatlandırması
Fatura tartışmalarının kaynağı hep aynıdır: müşteri parçanın mı yoksa işçiliğin mi pahalı olduğunu anlamaz. Kalem kalem döküm gösterebilmek, bu tartışmayı baştan bitirir.
ProTakip'te sık kullandığınız kalemler ürün olarak tanımlanır: klima montajı, bakır boru metresi, gaz dolumu, kombi bakımı, sirkülasyon pompası, üç yollu vana, baca kontrolü, işçilik saati. İş kaydına listeden eklersiniz, toplam kendiliğinden çıkar. Montajda metraj üzerinden, bakımda paket üzerinden çalışabilirsiniz. Fiyat listesini kurma mantığı için fiyatlandırma rehberimize bakın.
Saha Ekibi, Bas-Konuş ve Araç Takibi
Ekibi davetiye koduyla eklersiniz, her ustaya ayrı yetki verirsiniz. Usta kendi işlerini telefonunda görür, notunu yazar, işi kapatır ve tahsilatı işler. Siz dükkândan anlık olarak takip edersiniz.
Bas-konuş özelliği telsiz gibi çalışır; sahadaki usta ile konuşmak için telefon açıp beklemek gerekmez. Araç takibi ile hangi ekibin nerede olduğu görülür, acil bir çağrı geldiğinde en yakındakine verirsiniz. Ekip içi mesajlaşma ile fotoğraf ve not paylaşılır.
Tahsilat, Açık Bakiye ve Kasa
Montaj işlerinde genellikle peşinat alınır, kalanı iş bitince tahsil edilir. Apartman ve site işlerinde ise ödeme yönetime bağlıdır ve gecikir. Bu ödemelerin takibi defterde tutulduğunda kaçınılmaz olarak eksik kalır.
ProTakip her iş kaydında tahsil edileni ve kalanı ayrı tutar; kısmi ödemede bakiye güncellenir. Müşteri kartından toplam açık borç görünür. Kasa ekranında gelir-gider dönemsel ve personel bazlı izlenir. Açık hesabı toparlamanın pratik yolları tahsilat ve veresiye rehberinde.
Montaj İşleri, Keşif ve Metraj
Klima montajı arıza servisinden farklı yürür. Önce keşif yapılır: cihaz nereye asılacak, dış ünite nereye konacak, kaç metre bakır boru gidecek, delik nereden geçecek. Bu bilgiler doğru kaydedilmezse montaj gününde ekip eksik malzemeyle çıkar ve gün boşa gider.
ProTakip'te keşifte öğrenilen her şey iş kaydının notuna ve müşteri kartına yazılır. Metraj bilgisi kalem olarak girilir, tutar buna göre çıkar. Montaj günü ekip telefonundan aynı kayda bakar; ofisi arayıp "burada ne yapacaktık" diye sormaz.
Birden fazla cihazın takılacağı iş yeri ve site montajlarında her cihaz ayrı satır olarak girilebilir. Böylece hangi dairenin cihazının takıldığı, hangisinin kaldığı belirsiz kalmaz.
Raporlar: Sezonu Rakamla Kapatmak
Sezon bittiğinde akılda kalan yalnızca yorgunluktur; hangi işin kazandırdığı, hangi ayın boş geçtiği hatırlanmaz. Oysa gelecek sezonun fiyatı ve ekip planı bu rakamlara göre kurulmalıdır.
ProTakip dönemsel ciro, personel performansı ve bölge yoğunluğu raporları üretir. Kasa ekranında gelir ve gider yan yana durur. Montaj mı bakım mı daha kârlı, hangi ustadan ne çıktı, hangi semtten daha çok çağrı geldi — hepsi ölçülür.
Sezon dışında ise elinizdeki müşteri listesi en değerli varlığınızdır. Bakım zamanı gelen müşterilere hatırlatma göndermek, ölü aylarda iş çıkarmanın en ucuz yoludur.
Acil Arıza ve Aynı Gün Servis
Temmuzda klimasız kalan bir ev ile ocakta kombisi yanan bir daire beklemez. Müşteri ilk ulaştığı servisi çağırır. Bu yüzden acil çağrıyı hızlı karşılamak, sezonda ciroyu doğrudan belirler.
ProTakip'te gelen çağrı anında kayda dönüşür ve en uygun ustaya atanır. Araç takibiyle o bölgeye kimin yakın olduğunu görür, işi ona verirsiniz. Usta bildirimi telefonundan alır; adres, arıza tarifi ve müşterinin geçmiş servisleri önündedir.
Gün içinde araya giren acil işler yüzünden planlı bakımlar unutulmaz; hepsi aynı listede sırasını korur ve ertelenen iş ertesi güne taşınır.
Ekip Büyüdüğünde Kontrolü Kaybetmemek
Tek ustayla yürüyen bir servis her şeyi akılda tutabilir. İkinci ve üçüncü ekip devreye girdiğinde bu mümkün olmaz; işler unutulur, tahsilat eksik kalır, aynı müşteriye iki kez gidilir.
ProTakip'te her iş bir kişiye atanır ve durumu görünür. Kimin üzerinde kaç iş var, hangisi bugün bitti, hangisinin parası alınmadı — bunlar tek ekrandadır. Personeli davetiye koduyla eklersiniz, yetkilerini siz belirlersiniz.
Verinin size ait olması da önemlidir: müşteri listenizi ve servis geçmişinizi istediğiniz zaman Excel olarak dışarı alabilirsiniz. Yıllar içinde biriken bu kayıt, servis işletmesinin en değerli varlığıdır.
Arayan Kimliği, Ücretsiz Başlangıç ve Veri Aktarımı
Telefon çaldığında ekranda müşterinin adı, adresi, son servisi ve açık borcu görünürse konuşma bambaşka başlar. ProTakip'in arayan kimliği özelliği Android'de çalışır ve müşteri listesi telefonun içinde durduğu için internet olmasa da açılır — bodrumda, asansörde, kazan dairesinde bile.
ProTakip'te ilk 3 ay ücretsizdir. Başka bir programda kayıtlarınız varsa Excel olarak gönderirsiniz, aktarımı biz yaparız; ayrıntılar veri taşıma rehberimizde. Elektrik ve su tesisatı işleri de alıyorsanız elektrik ve tesisat programı, tadilat işlerine giriyorsanız tadilat ve tamirat programı sayfamıza göz atın.
Sık Sorulan Sorular
Kombi bakım zamanı gelen müşterileri hatırlatabilir miyim?
Bakımı takvime randevu olarak işlersiniz. Zamanı geldiğinde uyarı alırsınız ve müşteriye WhatsApp veya SMS ile hatırlatma gönderebilirsiniz.
Cihazın marka ve modelini kaydedebilir miyim?
Evet. Müşteri kartındaki not alanına cihaz bilgisini ve yapılan işlemi yazarsınız; sonraki serviste geçmiş kayıtlar önünüze gelir.
Ustalar sahadan işi kapatabilir mi?
Evet. Usta kendi telefonundan kendisine atanan işi görür, notunu ekler, kaydı kapatır ve aldığı ödemeyi işler.
Parça ve işçiliği ayrı gösterebilir miyim?
Yedek parçalar ve işçilik kalemleri ayrı ürün olarak tanımlanır. İş kaydında kalem kalem görünür, toplam otomatik hesaplanır.
Program ücretsiz mi?
İlk 3 ay ücretsizdir, tüm özellikler açıktır. Bu sürede kendi iş akışınızla deneyip karar verirsiniz.