Дев'яте червня, тридцять два градуси: сорок дзвінків до обіду
Перша справжня спека. До обіду сорок дзвінків: половина на монтаж, половина на «не холодить». Двоє техніків уже на об'єктах, третій хворіє. Диспетчер записує заявки на стікери, бо на повний запис немає часу.
За два дні виявляється, що чотири стікери загубилися, дві адреси записані без номера квартири, а один клієнт, якому пообіцяли «завтра до обіду», чекає третій день і вже викликав інших. Сезон закінчиться, а ці клієнти не повернуться.
ProTakip перетворює потік дзвінків на керовану чергу: кожна заявка потрапляє в список із датою, адресою й технікою, і жодна не існує на папірці.
Сезонний пік: черга заявок замість стікерів
У піковий тиждень головне питання не «чи встигнемо», а «кому сказати чесний строк». Коли всі заявки в одному списку з призначеними датами, диспетчер бачить, що найближче вільне вікно — четвер, і каже це одразу, замість обіцяти завтра.
Клієнт, якому назвали четвер і приїхали в четвер, повертається наступного року. Клієнт, якому пообіцяли завтра, — ні. Це вся різниця, і вона вирішується не швидкістю рук, а обліком.
Планове обслуговування, яке заповнює міжсезоння
Кожен установлений кондиціонер і кожен котел — це майбутнє обслуговування: чищення, дозаправка, перевірка перед опалювальним сезоном. У базі ця робота вже є, її просто ніхто не викликає.
У картці адреси фіксується обладнання й дата останнього обслуговування, а нагадування ставиться в календар наперед. У жовтні ви телефонуєте не в порожнечу, а по списку людей, у яких рік тому поставили котел. Так лютий перестає бути мертвим місяцем.
Історія обладнання за адресою
Модель, потужність, рік монтажу, довжина траси, де стоїть зовнішній блок, чи потрібна вишка, який фреон заправляли, що вже мінялося. Технік, який їде на цю адресу вперше, читає це в дорозі й бере правильні деталі.
Фото зовнішнього блока й щитка в картці рятують від другого виїзду частіше, ніж будь-яка інша функція. Той самий принцип історії об'єкта працює й у електриків і сантехніків.
Графік техніків і розподіл по районах
Замовлення ставляться в календар із тривалістю й прив'язкою до людини. Технік бачить у застосунку тільки свої виїзди на сьогодні й завтра, з адресою, телефоном і описом.
Адреси на карті дозволяють збирати день по районах, а не гнати машину через усе місто. Усередині компанії є чат і рація для швидких питань з даху й балкона.
Ціна монтажу, обслуговування і матеріалів
Монтаж рахується пакетом із урахуванням довжини траси, обслуговування — за одиницю обладнання, ремонт — за роботу плюс деталі. Висотні роботи, штроблення, додаткові метри мідної труби додаються окремими рядками.
Коли прайс заведено в програму, технік не рахує на порозі й не називає суму «з голови». Про побудову такої структури цін читайте в посібнику з прайс-листа.
Повідомлення клієнту й нагадування на сезон
Повідомлення у WhatsApp про час прибуття техніка й про закриття заявки — це мінімум, який знімає більшість дзвінків у пік. Значно цінніше сезонне нагадування: «минулого року ми ставили вам котел, час на перевірку перед опаленням».
Таке повідомлення повертає клієнта без жодної реклами. Як його сформулювати, щоб воно читалося як турбота, а не як розсилка, описано в матеріалі про сповіщення клієнтів.
Гроші, бригада й робота без мережі
Оплата фіксується на місці й одразу потрапляє в касу; по забудовниках і компаніях ведеться відкритий баланс — про рутину нагадувань читайте в матеріалі про оплати та борги. Каса показує доходи й витрати за періодами й за працівниками, тому видно реальний результат сезону, а не тільки оборот.
Техніки додаються за кодом запрошення з обмеженими правами. Застосунок працює офлайн на технічних поверхах і в підвалах, є Android та iOS. Вхідні дзвінки в пік упізнає визначник номера, а базу клієнтів можна перенести з Excel або зі старої програми.
Гарантія і повторний виїзд: коли робота ще ваша
Через два місяці після монтажу клієнт телефонує: тече дренаж. Питання, на яке треба відповісти за десять секунд, звучить просто — це гарантійний випадок чи новий платний виїзд.
Відповідь лежить у картці адреси: дата монтажу, модель, хто працював, що входило в роботу. З цим майстер їде з правильним налаштуванням розмови й з потрібним матеріалом у машині, а не з'ясовує все вже на місці.
Повторні виїзди варто рахувати окремо. Коли наприкінці сезону видно, скільки їх було і за якими бригадами, стає зрозуміло, де проблема в обладнанні, а де — у якості монтажу. Це найдешевший спосіб побачити те, чого вам ніхто не скаже вголос.
Замовлення, що чекає обладнання
Клієнт погодився, аванс внесено, але потрібної моделі немає — привезуть у четвер. Такі замовлення найлегше загубити: вони не в роботі й не завершені, вони просто висять, і згадують про них тоді, коли клієнт уже передумав.
У ProTakip замовлення живе у своєму стані з приміткою й датою, а не в пам'яті менеджера. Список того, що чекає, відкривається одним фільтром, і в четвер ви телефонуєте клієнту першими — до того, як він зателефонує сам і почне сумніватися у вашій організованості.
Аванс при цьому вже зафіксовано, і по клієнту видно залишок до оплати, тому наприкінці місяця не доводиться пригадувати, хто скільки вніс і за що. Той самий список очікування показує, які моделі у вас найчастіше просять, і робить наступне замовлення постачальнику осмисленим, а не навмання.
Коли світла немає пів дня: заявки, які все одно приймаються
Улітку відключення б'ють по сервісу кондиціонерів двічі: техніка виходить з ладу від стрибків напруги, і саме в ці дні ваш власний офіс залишається без комп'ютера. Заявок при цьому не меншає — навпаки.
ProTakip працює на телефоні без інтернету: заявка приймається, стає в чергу, призначається на техніка. Коли зв'язок повертається, усе синхронізується, і жоден дзвінок не залишається тільки в голові того, хто його прийняв.
Монтаж під час ремонту квартири — окрема історія: там ваш графік залежить від чужого. Такі роботи зручно вести разом з іншими етапами об'єкта, як описано на сторінці про програму для ремонтних робіт. А якщо ви тільки придивляєтеся до систем, орієнтуйтеся на критерії вибору програми.
Часті запитання
Як програма допомагає в піковий сезон?
Усі заявки потрапляють в один список із датами й виконавцями, тому диспетчер бачить реальне вільне вікно й називає клієнту чесний строк замість «завтра».
Чи можна ставити нагадування про планове обслуговування?
Так. Дата наступного обслуговування ставиться в календар наперед, а клієнту надсилається нагадування у WhatsApp перед сезоном.
Чи зберігається інформація про встановлене обладнання?
Так. Модель, рік монтажу, особливості траси, фото зовнішнього блока й історія робіт зберігаються в картці адреси.
Чи бачить технік усю базу клієнтів?
Ні. Він бачить лише свої заявки з адресою й контактом. Каса, прайс і повна база залишаються у власника.
Чи є облік складу запчастин?
Окремого складського модуля немає. Деталі додаються позиціями до конкретної заявки з ціною, і їх видно у витратах по роботі.