Субота, восьма ранку: два вантажники на три адреси
Диспетчер записав на суботу три переїзди. Перший — двокімнатна на п'ятому поверсі без ліфта, і про це в заявці не написано, бо клієнт сказав про це вже після домовленості. Бригада з двох людей закінчує там не о десятій, а о першій. Другий клієнт чекає з речами в коридорі, третій телефонує кожні двадцять хвилин.
Один незаписаний рядок «п'ятий поверх, ліфта немає» ламає весь день і забирає двох клієнтів назавжди. У перевезеннях точність заявки коштує рівно стільки, скільки коштує день машини й бригади.
ProTakip змушує заявку бути повною: адреса завантаження й вивантаження, поверх, ліфт, обсяг, дата, час, машина, люди. Усе, що диспетчер запитує по телефону, лишається в замовленні, а не в його пам'яті.
Заявка: усе, що треба запитати під час дзвінка
У картці замовлення фіксуються обидві адреси, поверхи, наявність ліфта, ширина проїзду, потреба в розбиранні меблів, крихкі речі, домашні тварини, дата й вікно часу. Це і є та сама «оцінка», яку зазвичай роблять на слух.
Коли заявка повна, бригада приїжджає з потрібною кількістю людей і правильною машиною, а не з'ясовує обсяг на місці. Клієнт отримує підтвердження й більше не переказує ті самі деталі трьом різним людям.
Планування машин і бригад на день
Замовлення ставляться в календар із тривалістю, до кожного призначається машина й люди. Диспетчер бачить, що на суботу вже стоїть три переїзди й де є вільне вікно, а не тримає це в голові.
Кожен водій і вантажник бачить у застосунку тільки свої виїзди — адресу, час, контакт клієнта й примітки. Це знімає ранкові дзвінки «а куди мені сьогодні». Схожа логіка планування описана і для клінінгових компаній, які теж живуть виїзними бригадами.
Маршрут, карта й де зараз машина
Адреси замовлень видно на карті, тому денний маршрут складається за районами, а не за порядком дзвінків. Для міжміських рейсів це різниця в кілька годин і в баку пального.
Місцеположення машин і закріплення замовлень за районами доступні в тому ж екрані. Диспетчер відповідає клієнту «машина вже їде, буде через сорок хвилин» на основі даних, а не за звичкою.
Ціна: за рейс, за годину, за обсяг і надбавки
Переїзд рахують по-різному: погодинно з бригадою, за рейс, за обсяг, за кілометраж. Плюс надбавки, які з'їдають прибуток, коли їх забувають: поверх без ліфта, розбирання й збирання меблів, пакувальні матеріали, простій, вивезення сміття.
Усе це заводиться в прайс як окремі позиції та додаткові послуги, тому бригадир на місці не вигадує суму. Як зібрати такий прайс і задати мінімальне замовлення, що покриває виїзд, описано в посібнику з прайс-листа.
Зв'язок із клієнтом у день переїзду
Напередодні клієнт отримує у WhatsApp підтвердження: дата, час, адреси, склад бригади. У день переїзду — повідомлення про виїзд машини. Після вивантаження — закриття замовлення з підсумковою сумою.
Це прибирає більшу частину нервових дзвінків і суперечок про домовлену суму. Готові тексти для кожного етапу зібрано в матеріалі про сповіщення клієнтів.
Гроші: аванс, розрахунок на місці й корпоративні борги
Приватні клієнти зазвичай платять після вивантаження, компанії — за актом раз на місяць. Бригадир фіксує отриману суму одразу в застосунку, і ці гроші видно в касі того ж дня, а не тоді, коли він доїде до офісу.
По корпоративних клієнтах накопичується відкритий баланс із датами, і нагадування розсилаються за списком. Робочу схему описано в матеріалі про облік оплат і боргів, а вхідні дзвінки постійних клієнтів упізнає визначник номера.
Робота без мережі, права доступу і старт
У ліфті, на складі й у дорозі зв'язок зникає. Застосунок працює офлайн: замовлення відкривається, статус змінюється, оплата фіксується, а синхронізація відбувається пізніше. Працює на Android та iOS.
Права видаються точково: водій бачить свої рейси, диспетчер — календар і клієнтів, каса залишається у власника. Компанії, які поруч із перевезеннями беруть замовлення на ремонтні роботи, ведуть обидва напрямки в одній базі. Наявну базу клієнтів можна перенести з Excel або зі старої програми.
Кінець місяця: два тижні, коли телефон не замовкає
Переїзди не розподіляються рівномірно. Остання субота місяця й перші вихідні наступного — це половина місячної виручки, а в середині місяця машина може простояти три дні. Хто це знає, той на пікові дні виводить другу бригаду; хто не знає, той у ці дні відмовляє клієнтам, а потім сидить без роботи.
Коли всі заявки записані з датою й часом, картина за минулі місяці стає очевидною. Видно не тільки пікові дні, а й години: ранкові переїзди в будні, вечірні виноси після роботи, суботні квартири з ліфтом і без.
На цих даних будується проста річ — календар, у якому на завантажену суботу заздалегідь стоять дві машини й четверо вантажників, а не одна машина й паніка з самого ранку.
Подряпана шафа: опис стану до завантаження
Клієнт показує на подряпину на дверцятах шафи й каже, що її не було. Вантажники впевнені, що була. Без жодного запису це закінчується або сваркою, або грошима з вашої кишені.
У заявці ведеться опис того, що везеться, з примітками про стан речей: техніка, меблі, крихке, розібране, пакування замовника. Бригадир заповнює це на телефоні перед завантаженням, і запис залишається в історії клієнта назавжди.
Той самий опис допомагає ще до виїзду: за ним оцінюється обсяг, потрібна кількість людей і чи влізе все в одну ходку. Оцінка «на око по телефону» — головна причина, чому переїзд, розрахований на чотири години, триває вісім.
Вантажники на день: хто вийшов, скільки годин, скільки отримав
Бригада на переїздах часто збирається під конкретний день: двоє постійних плюс двоє, кого викликали. Наприкінці тижня власник намагається згадати, хто в які дні працював, і майже завжди помиляється — зазвичай на чиюсь користь.
Кожна заявка має призначених людей і час, тому наприкінці тижня список виходів формується сам. Каса веде виплати за працівниками окремо, і видно, скільки пішло на бригаду, скільки на пальне, а скільки залишилося компанії.
Нові люди підключаються за кодом запрошення: встановив застосунок, увів код і бачить тільки свої виїзди на завтра, без доступу до бази клієнтів і каси. Компанії, які поруч пропонують чищення килимів і м'яких меблів після переїзду, ведуть обидва напрямки в одній системі; загальні критерії вибору зібрані в окремому посібнику.
Часті запитання
Чи можна планувати машини й бригади на тиждень уперед?
Так. Замовлення ставляться в календар із часом і тривалістю, машина й люди призначаються на кожне, а виконавці бачать лише свої виїзди.
Чи є облік надбавок за поверх і розбирання меблів?
Так. Це окремі позиції прайсу й додаткові послуги, які додаються до замовлення рядками, тому підсумкова сума не залежить від пам'яті бригадира.
Чи видно, де зараз машина?
У програмі є карта з адресами замовлень, розподілом по районах і відстеженням транспорту, тому диспетчер відповідає клієнту по факту.
Як фіксується оплата, отримана на місці?
Бригадир вносить її в застосунку одразу після вивантаження. Сума потрапляє в касу того ж дня й прив'язується до конкретного замовлення.
Чи можна працювати з компаніями, які платять раз на місяць?
Так. По такому клієнту ведеться відкритий баланс і повна історія рейсів, тому наприкінці місяця видно точну суму до оплати.