Divendres al matí, carrer estret al Barri Vell i cap permís d'ocupació
La mudança és a Girona, tercer pis sense ascensor, carrer per on no hi cap el camió gran. Ho vas parlar per telèfon fa tres setmanes amb la dona que marxava, però qui vindrà dissabte és el seu marit, i ningú de l'equip no sap que s'havia acordat portar el muntacàrregues. El pressupost el vas fer de memòria mentre conduïes.
El sector de les mudances viu de detalls que costen diners: metres de distància fins al camió, pisos sense ascensor, mobles que s'han de desmuntar, un piano, una caixa forta, un permís d'estacionament. Quan aquests detalls no queden escrits, o els pagues tu o discuteixes amb el client davant del portal.
ProTakip guarda tot això a la fitxa de la feina i el fa arribar al mòbil de l'equip que hi va. El pressupost, la data, l'adreça d'origen i de destinació, les condicions especials i el cobrament acordat viuen al mateix lloc.
Pressupostos que recullen les condicions reals
Un pressupost de mudança no és un preu: és una llista de supòsits. Amb el mòdul de pressupostos crees les línies una a una —volum, embalatge, desmuntatge de mobles, pujada per façana, hores extres— amb IVA inclòs o exclòs, bestreta i data de validesa.
El document surt en PDF i es comparteix amb el client. Té estat d'esborrany, enviat, acceptat, rebutjat o caducat, de manera que la llista de feines possibles del mes que ve deixa de ser una intuïció. Quan el client accepta, la cita queda creada al calendari amb el dia reservat.
El dia de la mudança, l'equip obre la feina al mòbil i hi veu exactament el que es va prometre. Si hi ha un extra no previst, s'afegeix com a línia i queda registrat en el moment, no en un paper que es perdrà.
Planificació de vehicles i equips sense solapaments
Amb dues furgonetes i sis persones, la pitjor decisió és acceptar dues feines grans el mateix dissabte. Al calendari de ProTakip veus les feines per dia amb l'equip assignat, i saps de seguida quin dia està ple i quin admet una feina més.
Els treballadors s'incorporen amb codi d'invitació i cadascú veu les seves feines i les seves adreces segons els permisos. El xat intern i la funció de parlar prement resolen la coordinació entre el pis d'origen i el de destinació sense encadenar trucades.
Rutes, mapa i seguiment del vehicle
Quan la feina és entre poblacions —una mudança de Lleida a Tarragona, o repartir mobles per l'Empordà en un mateix matí— l'ordre de les parades i el temps entre elles decideixen si el dia acaba a les sis o a les nou. ProTakip posa les adreces al mapa, permet agrupar-les per zona i mostra la posició dels vehicles.
Si un client truca perquè fa mitja hora que espera, no cal endevinar res: mires on és la furgoneta i li dones una hora real. Sembla poca cosa, però és la diferència entre una queixa i una recomanació.
El mapa també serveix per pressupostar millor. Quan veus sobre el terreny quantes parades hi ha en una mateixa comarca, saps si aquell servei aïllat a l'altra punta et surt a compte o si val més proposar-lo per a un dia en què ja hi baixes. Els desplaçaments buits són la despesa més silenciosa d'una empresa de transport, i només es controlen si es veuen dibuixats.
Avisos al client abans, durant i després
Les tres comunicacions que més valen en una mudança són la confirmació dos dies abans, l'avís del matí amb la franja d'arribada i el missatge final amb el resum del que s'ha fet. Totes tres es poden enviar per WhatsApp o com a notificació dins de l'aplicació, amb plantilles escrites una sola vegada.
Amb això s'eviten les portes tancades, els ascensors no reservats i les trucades nervioses de les vuit del matí. Al manual d'avisos al client hi ha els textos i el moment adequat per a cadascun.
Cobrament el mateix dia i comptes d'empresa
En mudances de particulars el cobrament acostuma a tancar-se al final del servei, sovint amb una part ja pagada com a bestreta. Cada feina porta el seu estat de cobrament i pots registrar pagaments parcials des del mòbil, amb tiquet imprès a la furgoneta amb una impressora tèrmica Bluetooth si el client el vol.
Per als clients recurrents —immobiliàries, oficines, empreses que et fan portes o repartiments cada mes— el compte de client amb saldo acumulat, venciment i repartiment automàtic del cobrament és el que evita perdre serveis pel camí. Al manual de cobraments tens la rutina de seguiment del deute obert.
Historial de clients i feines que tornen
Una empresa de mudances pensa que treballa amb clients d'una sola vegada, i no és cert: hi ha immobiliàries, administradors de finques i empreses que repeteixen. La fitxa de client amb l'historial complet et diu què vas cobrar l'última vegada i quines condicions hi havia.
Si tens el telèfon a la fitxa, el identificador de trucades et mostra qui truca abans de despenjar, fins i tot sense connexió. Per comparar programes amb criteri abans de decidir hi ha el manual per triar programa, i per traslladar el que ja tens en fulls d'Excel o en un altre sistema, el manual de migració de dades. Si també fas serveis de neteja o buidatges de pisos, el programa per a empreses de neteja pot ser d'interès.
Preguntes freqüents
Puc deixar per escrit les condicions especials de cada mudança?
Sí. El pressupost es fa per línies i la fitxa de la feina admet notes: pis sense ascensor, distància fins al vehicle, mobles a desmuntar, permisos d'estacionament. L'equip ho llegeix al mòbil el mateix dia del servei.
Com evito acceptar dues feines grans el mateix dia?
Al calendari veus les feines per dia amb l'equip i el vehicle assignats. Abans de tancar una data pots comprovar què hi ha reservat i qui està lliure.
Es pot veure on és la furgoneta en un moment concret?
Sí. Les adreces del dia es col·loquen al mapa i pots consultar la posició dels vehicles de l'equip, cosa que et permet donar una hora real quan un client pregunta.
Puc cobrar i imprimir un tiquet a casa del client?
Sí. El cobrament es registra des del mòbil, amb la possibilitat de pagaments parcials, i el tiquet es pot imprimir amb una impressora tèrmica Bluetooth que portis a la furgoneta.
Serveix per a clients que em contracten cada mes?
Sí. Per a immobiliàries, administradors o empreses amb serveis recurrents, el compte de client acumula les feines amb el seu saldo i data de venciment, i el cobrament es reparteix automàticament entre les que queden obertes.