Bij een verhuizing gaat het zelden mis in de bus. Het gaat mis in de week ervoor: een offerte die met een ander bedrag in het hoofd van de klant zit dan in dat van jou, een adres met een derde verdieping zonder lift die niemand had genoteerd, en twee ploegen die op zaterdag op dezelfde tijd zijn ingepland. ProTakip zet de offerte, de opdracht, de planning, de werkbon en de afrekening in één systeem: je maakt de offerte regel voor regel met aantal en prijs, met of zonder btw, met aanbetaling en geldigheidsdatum, en stuurt hem als PDF door. Zegt de klant ja, dan zet ProTakip de afspraak meteen in de planning, zodat wat op de bezichtiging is afgesproken ook bij de verhuizers in de bus terechtkomt.
Van bezichtiging naar offerte zonder informatieverlies
De opname bij de klant is het moment waarop je geld verdient of verliest. Aantal kubieke meters, verdieping, lift of geen lift, parkeerruimte voor de bus, een piano, een kluis, demontage van een kast: dat staat allemaal in de klantkaart en in de opdracht, niet in een notitieblok. Je legt de onderdelen vast als producten en aanvullende diensten met hun eigen eenheid, per uur, per stuk of als pakket, waardoor de offerte optelt uit dezelfde bouwstenen als de uiteindelijke factuurregels.
Gaat de klant akkoord, dan wordt de offerte de opdracht. Er wordt niets overgetypt, dus er verdwijnt ook niets. Bij een tweede aanvraag van dezelfde klant of hetzelfde bedrijf zie je meteen de historie: wat is er eerder gedaan, wat is er betaald en wat viel er toen tegen.
Planning van ploegen en bussen
Verhuizen kent pieken: einde maand, zaterdagen, de laatste week van augustus. Je plant per dag welke ploeg met welke bus naar welk adres gaat, en je ziet direct waar de capaciteit opraakt. Verzet je een klus, dan zien de betrokken medewerkers dat in hun eigen agenda op de telefoon.
Elke medewerker ziet alleen zijn eigen dag: adres, tijd, contactpersoon en de bijzonderheden van dat pand. Dat voorkomt de telefoontjes op zaterdagochtend over waar de bus precies moet staan. Voor snel overleg tussen kantoor en de bus is er interne chat en push-to-talk, dat werkt als een portofoon over de telefoon.
Digitale werkbon op de verhuisdag
Op locatie legt de voorman vast hoe laat er is begonnen en gestopt, welke extra werkzaamheden er zijn bijgekomen en of er bijzonderheden waren. Dat meerwerk, denk aan een extra uur wachten op de lift of een demontage die niet in de offerte zat, is de post waar de meeste omzet weglekt bij verhuisbedrijven. Als het op het moment zelf op de werkbon staat, hoef je er achteraf geen discussie over te voeren.
Met een Bluetooth-thermoprinter print je ter plekke een bon voor de klant. De opdracht doorloopt daarbij vaste stappen, van in te plannen naar in uitvoering, gereed en afgerond, zodat op kantoor altijd zichtbaar is welke klus loopt en welke klaar is.
Adressen, routes en waar de bus is
Twee adressen, soms een tussenopslag, en een stad waar je niet zomaar stilstaat. Elke opdracht heeft de laad- en losplaats op de kaart, met de opmerkingen die de chauffeur nodig heeft: eenrichtingsverkeer, een parkeervergunning die geregeld moet worden, een smalle trap. Met voertuigopvolging weet je waar een bus is, wat helpt als een klant belt of het nog lang duurt, of als er een tweede rit ingepland kan worden.
Werk je ook voor bedrijven die kantoren verplaatsen, dan lopen die projecten vaak samen met andere partijen op de bouw; de pagina over renovatie- en verbouwprojecten laat zien hoe je zulke meerdaagse klussen opdeelt in fases.
De klant bijpraten in de week ervoor
De week voor de verhuizing is de week van de zenuwen. Een korte bevestiging met datum en tijdvak, en een herinnering een dag van tevoren, halen het grootste deel van de onrust weg. Dat stuur je via WhatsApp vanuit de opdracht, met vaste berichtsjablonen. Hoe je die berichten opbouwt zonder opdringerig te worden, staat in de gids over klantmeldingen via WhatsApp inrichten; de opzet werkt net zo goed voor een verhuisplanning.
Belt een klant jou terwijl je op een trap staat, dan toont de nummerherkenning op Android meteen wie het is en welke opdracht erbij hoort, ook zonder internetverbinding. In deze uitleg over nummerherkenning lees je hoe je dat op de telefoons van je ploeg zet.
Aanbetaling, restant en openstaand saldo
Veel verhuisbedrijven werken met een aanbetaling en een restant op de dag zelf. Je legt beide vast in de opdracht, zodat de voorman ziet wat er nog geïnd moet worden en jij ziet wat er blijft openstaan. Bij zakelijke opdrachtgevers die op rekening werken, houd je het openstaande bedrag per klant bij, inclusief deelbetalingen.
In de kasmodule volg je inkomsten en uitgaven per periode en per medewerker, inclusief brandstof en tolkosten als je die meeneemt. Voor een vaste routine op de openstaande posten is de werkwijze in openstaand saldo bijhouden direct toepasbaar.
Ploeg, rechten en cijfers per maand
Medewerkers en losse krachten voeg je toe met een uitnodigingscode en je bepaalt per persoon wat hij ziet. Een verhuizer heeft zijn planning en zijn werkbon nodig, niet je marges. Bij drukke maanden met tijdelijke krachten is dat verschil belangrijk.
De rapportage laat zien hoeveel opdrachten je hebt gedaan, wat de omzet per periode is en waar het meerwerk zit. De app werkt op Android en iOS en gaat offline door, wat in een parkeergarage of een oud pand zonder bereik het verschil maakt tussen doorwerken en later alles overtypen. Kom je uit een spreadsheet of een ander pakket, dan kunnen bestaande klanten worden overgenomen; zie gegevens meenemen bij een overstap. Doe je naast verhuizingen ook opleveringsschoonmaak, dan sluit de pagina over schoonmaakbedrijven en planning daar direct op aan, net als die over tapijt- en meubelreiniging wanneer je vloerkleden meeneemt voor behandeling.
Veelgestelde vragen
Kan ik een offerte maken op basis van kubieke meters en extra's?
Ja. Je legt onderdelen vast als producten en aanvullende diensten met een eigen eenheid, per uur, per stuk of als pakket. Piano, demontage of wachttijd voeg je als extra regel toe, en die regels komen ongewijzigd terug in de opdracht.
Hoe houd ik meerwerk op de verhuisdag bij?
De voorman legt op locatie in de digitale werkbon vast wat er extra is gedaan, met begin- en eindtijd. Omdat het op het moment zelf wordt vastgelegd, hoef je er achteraf geen discussie over te voeren met de klant.
Zie ik waar mijn bussen zijn?
Ja. Elke opdracht heeft laad- en losadres op de kaart, en met voertuigopvolging zie je waar een wagen zich bevindt. Dat helpt bij het beantwoorden van klantvragen en bij het inplannen van een tweede rit.
Kunnen tijdelijke krachten beperkte toegang krijgen?
Ja. Je voegt medewerkers toe met een uitnodigingscode en bepaalt per persoon wat diegene mag zien. Een verhuizer ziet zijn eigen planning en werkbon, niet je omzet- of margecijfers.
Werkt de app als er geen bereik is?
Ja. Je kunt in een parkeergarage of een oud pand zonder bereik gewoon doorwerken; de gegevens worden gesynchroniseerd zodra het toestel weer verbinding heeft. De nummerherkenning op Android werkt ook offline.