In een stomerij is de administratie het proces zelf. Elk stuk dat binnenkomt moet later terug naar de juiste eigenaar, in de juiste staat, op de dag die is beloofd. Eén verwisseld colbert of één zoekgeraakte jurk kost je meer dan een week omzet aan die klant. ProTakip is opgezet rond die keten: aannemen, behandelen, gereedmelden en uitgeven, met een etiket op elk stuk en een status die iedereen ziet.
Aannemen met een barcode-etiket in plaats van een bonnetje
Bij het aannemen leg je vast van wie het is, om hoeveel stuks het gaat, welke behandeling nodig is en wanneer het klaar moet zijn. Je print direct een etiket met barcode via een Bluetooth-thermoprinter en hangt dat aan het stuk. Het bonnetje voor de klant komt uit dezelfde printer.
Vanaf dat moment is de vraag waar iets ligt geen zoektocht meer. Je zoekt op naam of telefoonnummer en ziet de status, de behandeling en de afgesproken ophaaldatum, zonder dat iemand achter naar het rek hoeft te lopen.
Status per stuk: in behandeling, gereed, uitgegeven
De opdracht doorloopt vaste stappen: aangenomen, in behandeling, gereed en uitgegeven of te bezorgen. Dat is niet alleen handig aan de balie, het maakt ook de drukte inzichtelijk. Je ziet hoeveel er vandaag gereed moet zijn en of dat haalbaar is voordat de klant voor de deur staat.
Werkt er iemand aan de balie en iemand achter in de wasserij, dan werken beiden in hetzelfde overzicht. Voor korte afstemming is er interne chat en push-to-talk, dat werkt als een portofoon over de telefoon.
Spoedopdrachten zet je apart, zodat ze niet ondersneeuwen tussen het gewone werk van die dag. En omdat elke opdracht een afgesproken datum heeft, zie je een dag vooruit of je meer capaciteit nodig hebt in plaats van dat je er 's ochtends achter komt.
Prijzen per stuk, per kilo of als pakket
Een overhemd per stuk, een gordijn per vierkante meter, een was per kilo en een pakket voor bedrijfskleding: die eenheden bestaan naast elkaar. Je legt producten en aanvullende diensten vast met hun eigen eenheid, en extra's zoals vlekbehandeling, spoed of stoppen voeg je met één tik toe aan de opdracht.
Zakelijke klanten, zoals restaurants, hotels of een schoonmaakbedrijf met bedrijfskleding, krijgen hun eigen afspraken. Voor de onderbouwing van je tarieven is de rekenmethode in een prijslijst opbouwen vanaf je kostprijs ook op stomerijwerk toe te passen.
Halen en brengen: routes en vaste klanten
Steeds meer stomerijen halen op en bezorgen, zeker bij zakelijke klanten en oudere particulieren. Omdat elke opdracht een adres heeft en op de kaart staat, bundel je ophalen en bezorgen per wijk in één rit. De chauffeur ziet per stop wat hij meeneemt en wat hij ophaalt, met de opmerkingen uit de klantkaart erbij.
Met voertuigopvolging weet je waar de bus rijdt als iemand belt over de bezorgtijd. Bij zakelijke klanten wordt vaak in bulk opgehaald en teruggebracht, en juist daar loont het om de stukken per klant te registreren: één ontbrekend jasje in een levering van veertig is anders pas een week later te herleiden.
Neem je ook vloerkleden of meubelstoffering mee, dan sluit de pagina over tapijt- en meubelreiniging daarop aan.
De klant laten weten dat het klaar is
Kleding die klaarhangt maar niet wordt opgehaald, kost rekruimte en werkt betalingsachterstand in de hand. Een bericht via WhatsApp op het moment dat de opdracht gereed is, met openingstijden erbij, haalt daar veel van weg. Je gebruikt vaste sjablonen, zodat het aan de balie niets extra's kost. De opzet staat in klantmeldingen via WhatsApp inrichten.
Belt een klant om te vragen of het klaar is, dan zie je met nummerherkenning op Android meteen wie het is en welke opdracht loopt, ook zonder internetverbinding; zie hoe nummerherkenning werkt. Zo geef je antwoord voordat je iets hebt opgezocht.
Kas, openstaand saldo en rapportage
Aan de balie wordt vaak direct afgerekend, bij zakelijke klanten op rekening. Beide leg je vast: ontvangsten op het moment zelf, het restant als openstaand saldo aan de klant. In de kasmodule zie je inkomsten en uitgaven per periode en per medewerker, wat bij wisselende bezetting aan de balie het verschil maakt.
Loopt er bij een vaste zakelijke klant een bedrag op, dan werkt de routine uit openstaand saldo bijhouden en innen ook hier. In de rapportage zie je aantallen, omzet per periode en welke behandelingen het meeste opleveren.
Die cijfers zijn nuchtere sturing: welke dagen zijn structureel te rustig, welke behandeling levert per bewerkt uur het meeste op, en of het zakelijke deel groot genoeg wordt om er een aparte ophaalronde voor te rijden. Zonder die uitsplitsing blijft het gevoel, en gevoel is in een branche met kleine marges een dure adviseur.
Personeel, filialen en overstappen
Medewerkers voeg je toe met een uitnodigingscode en je bepaalt per persoon wat hij ziet: de balie heeft de opdrachten en de klantkaart nodig, niet je omzetcijfers. Heb je meerdere punten of een centrale wasserij met afhaalpunten, dan werk je in hetzelfde overzicht, zodat een stuk dat op het ene punt is aangenomen op het andere kan worden uitgegeven.
De app draait op Android en iOS en werkt offline door, zodat een haperende verbinding aan de balie geen rij veroorzaakt. Kom je uit Excel of een ander programma, dan kunnen bestaande klanten worden ingelezen zoals beschreven in gegevens meenemen bij een overstap. De eerste drie maanden zijn gratis, dus je kunt er een volledig seizoen mee draaien voordat je beslist.
Veelgestelde vragen
Hoe voorkom ik dat kledingstukken worden verwisseld?
Bij het aannemen print je met een Bluetooth-thermoprinter een etiket met barcode en klantgegevens en bevestig je dat aan het stuk. Bij uitgifte controleer je het etiket, zodat er niets bij de verkeerde klant terechtkomt.
Kan ik per stuk, per kilo en per pakket rekenen?
Ja. Producten en aanvullende diensten leg je vast met een eigen eenheid, zoals per stuk, per kilo, per vierkante meter of als pakket. Extra's zoals vlekbehandeling of spoed voeg je met één tik toe aan de opdracht.
Kan ik klanten laten weten dat hun kleding klaar is?
Ja. Zodra de opdracht gereed is, stuur je via WhatsApp een bericht met een vast sjabloon, eventueel met openingstijden erbij. Dat verkort de tijd dat kleding onopgehaald in het rek hangt.
Werkt het ook met halen en brengen?
Elke opdracht heeft een adres en staat op de kaart, zodat je ophalen en bezorgen per wijk kunt bundelen. De chauffeur ziet per stop wat hij meeneemt en ophaalt, en met voertuigopvolging weet je waar de bus is.
Kan ik met meerdere afhaalpunten werken?
Ja. Alle punten werken in hetzelfde overzicht, dus een stuk dat op de ene locatie is aangenomen kan op een andere worden uitgegeven. Per medewerker stel je in wat diegene mag zien.