Primera semana de octubre y el mostrador se llena de abrigos, edredones y trajes que llevan un año en el armario. Entra un cliente sin resguardo convencido de que dejó "una chaqueta azul, hace un mes o así". Otro reclama que la falda tenía que estar el viernes. Y en el fondo del almacén hay dos docenas de prendas que nadie ha recogido desde la primavera y que ya no sabes de quién son. En una tintorería el trabajo técnico está resuelto desde hace décadas: lo que se descontrola es la trazabilidad de la prenda.
ProTakip es un software de gestión para tintorerías, lavanderías y servicios de lavado con recogida a domicilio. Se maneja desde el móvil o la tablet del mostrador, en Android y iOS, y funciona también sin conexión, para que una caída de línea no pare la recepción de prendas en plena temporada.
Cada prenda con su etiqueta y su resguardo
Al recepcionar, cada prenda se registra con su descripción, su tratamiento y su precio, y se imprime al momento una etiqueta con código de barras mediante una impresora térmica Bluetooth, sin caja registradora ni ordenador. La etiqueta acompaña a la prenda durante todo el proceso y el cliente se lleva su resguardo.
Escanear esa etiqueta abre la ficha completa: de quién es, qué tratamiento lleva, si tenía una mancha señalada al entrar, qué precio se acordó y si está pagada. La conversación de "yo dejé una chaqueta azul" se resuelve en cinco segundos buscando por el nombre o el teléfono del cliente, aunque haya perdido el resguardo.
Y si una prenda entra con un desperfecto previo —un descosido, una quemadura, un botón que falta—, se anota en las notas al recepcionarla. Un minuto de anotación evita una reclamación que puede costar el precio de un abrigo.
Estados: recibido, en proceso, listo y entregado
El trabajo avanza por fases visibles para todo el mostrador: recibido, en proceso, listo y entregado. Quien atiende sabe al instante si el pedido de un cliente está terminado sin ir a mirar a la percha, y quien está detrás sabe qué sale hoy y qué es para mañana.
Con esa foto también se controla lo que más dinero inmoviliza en una tintorería: las prendas listas que nadie recoge. Filtrando por estado y por fecha aparecen enseguida las que llevan semanas ocupando espacio, y se puede avisar a esos clientes uno por uno o en bloque.
Tarifas por prenda, arreglos y servicios extra
El precio en tintorería es una lista larga y muy detallada: chaqueta, abrigo, traje de dos piezas, vestido de fiesta, edredón nórdico por tamaño, alfombra por metro, cortinas. La lista de precios recoge tarifas por unidad, por metro, por peso o por paquete cerrado, y encima se añaden los servicios extra: quitamanchas especial, planchado urgente, impermeabilización, arreglos de costura.
Con la tarifa cargada, quien está en mostrador no tiene que preguntar precios ni improvisar descuentos, y el ticket sale siempre igual. Para revisar si tu tarifa cubre realmente el coste, la guía sobre cómo fijar precios por unidad, por metro y por paquete plantea el cálculo con el margen delante.
Recogida y entrega a domicilio
Cada vez más tintorerías crecen fuera del local: recogen en casa del cliente y entregan a domicilio, sobre todo edredones y ropa de cama. Las recogidas y entregas se programan en el calendario con recordatorio y se ordenan sobre el mapa por zonas, para que el repartidor haga una ruta con sentido y no cruce la ciudad dos veces.
El repartidor lleva en el móvil qué recoge, qué entrega y cuánto tiene que cobrar en cada portal, e imprime el resguardo allí mismo con la impresora Bluetooth. El seguimiento de vehículos permite ver dónde está la furgoneta cuando entra una recogida urgente. Si tu negocio incluye alfombras y tapicerías, en la página de limpieza de alfombras y tapicerías está el flujo específico de esas piezas.
Avisos al cliente y llamadas identificadas
El aviso de "su pedido está listo" es el que más recogidas provoca y el que menos se manda, porque nadie tiene tiempo de escribirlo cincuenta veces. Con las plantillas de WhatsApp, ese mensaje sale automáticamente al pasar el pedido a listo, igual que el recordatorio a quien lleva tres semanas sin pasar. En la guía de avisos automáticos al cliente por WhatsApp hay modelos de redacción que no suenan a máquina.
Cuando el que llama es el cliente, el identificador de llamadas muestra en pantalla su nombre y el estado de su pedido antes de descolgar, en Android y también sin conexión a internet. Atender con "buenos días, su traje está listo desde ayer" es la clase de detalle que hace que la gente no cambie de tintorería. La configuración está en la guía del identificador de llamadas para empresas de servicios.
Caja, cobros pendientes y personal de mostrador
En tintorería se cobra al dejar la prenda, al recogerla o a medias, y con dos o tres personas en el mostrador el cierre del día se convierte en una hoja con cuentas a bolígrafo. Cada cobro queda registrado contra su pedido, cada cliente arrastra su saldo pendiente y la caja recoge ingresos y gastos con filtro por periodo y por empleado.
Cada persona entra con un código de invitación y con sus propios permisos, de forma que puede recepcionar y entregar prendas sin ver informes ni márgenes. En la guía sobre control de cobros y saldos pendientes se explica cómo mantener esas cuentas al día sin trabajo extra.
Informes de temporada y puesta en marcha
Una tintorería vive de picos: la entrada del frío, las comuniones, el final del invierno con los edredones. Los informes muestran cuántos pedidos entran por semana, qué prendas y tratamientos se venden más y cómo se reparte el trabajo entre el personal, que es lo que permite decidir con datos cuándo reforzar el mostrador.
Para arrancar, los clientes y su histórico se importan desde Excel o desde el programa que uses ahora, tal como explica la guía de migración de datos al cambiar de programa, y los tres primeros meses son gratis. Si quieres comparar antes con criterio, los nueve criterios para elegir un software de gestión ahorran bastantes disgustos.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si el cliente pierde el resguardo?
Se busca por su nombre o su teléfono y aparecen todas sus prendas con su estado, su tratamiento y su importe. La etiqueta con código de barras de cada prenda permite además localizarla escaneándola.
¿Puedo controlar las prendas que nadie recoge?
Sí. Filtrando por estado y fecha se ven las prendas que llevan semanas listas sin recoger, y a esos clientes se les puede avisar con una plantilla de WhatsApp.
¿Sirve también para recogida y entrega a domicilio?
Sí. Las recogidas y entregas se programan en el calendario, se ordenan por zona sobre el mapa y el repartidor ve en el móvil qué recoge, qué entrega y cuánto debe cobrar.
¿Puedo imprimir etiquetas y resguardos sin ordenador?
Sí, con una impresora térmica Bluetooth emparejada con el móvil o la tablet del mostrador. La etiqueta se imprime en el momento de recepcionar la prenda.
¿Puedo ver la caja por empleado y por día?
Sí. Los ingresos y gastos se filtran por periodo y por persona, de modo que el cierre de caja del turno sale directamente de la aplicación.