Приёмный пункт, пятница, вечер. Женщина принесла квитанцию за пальто, сданное три недели назад. Квитанция от руки, номер частично стёрся, в тетради на этот номер записаны две разные фамилии. Пальто в итоге находят, но за двадцать минут и с извинениями. А на складе висят ещё сорок невыкупленных вещей, и никто не может сказать, чьи именно и с какого месяца.
Химчистка и прачечная — это учёт изделий, а не просто учёт денег. Каждая вещь должна быть однозначно привязана к клиенту, к квитанции и к стадии обработки. ProTakip строит работу вокруг этого: приёмка с печатью бирки, этапы обработки, готовый прайс по видам изделий и автоматическое уведомление о готовности.
Программа для химчистки: приёмка и бирка со штрихкодом
При приёме вы заводите заказ: клиент, телефон, перечень изделий с типом и особенностями — пятно на рукаве, отсутствует пуговица, деликатный материал. На каждое изделие печатается бирка на Bluetooth-термопринтере со штрихкодом и номером заказа.
Дальше вещь опознаётся сканированием. На выдаче сканируете бирку — открывается заказ: чьё изделие, что с ним делали, какая сумма, оплачено ли. Это закрывает и путаницу, и споры «я сдавал с пятном, вы его не убрали» — отметки о состоянии сделаны на приёмке и остались в карточке.
Для прачечной с приёмными пунктами это же решает вопрос передачи между точками: пакет уехал в цех, вернулся, отсканирован — статус виден и в цеху, и в пункте приёма.
Этапы обработки: где находится каждая вещь
Заказ проходит стадии: принят, в работе, готов, выдан. Приёмщик видит, что уже готово к выдаче, а что ещё в цеху, не идя к вешалкам. Владелец видит очередь целиком с телефона, включая заказы, которые задержались дольше обычного.
Отдельно видно вещи, которые лежат на складе слишком долго. Это те самые невыкупленные изделия, которые занимают место и связывают деньги — их можно обзвонить целенаправленно, а не обнаружить случайно при генеральной уборке.
Разделение стадий важно и для срочных заказов. Когда в потоке есть вещи с пометкой «срочно, к пятнице», их видно отдельно, и цех не узнаёт о сроке в последний момент от приёмщика. Обещание, данное клиенту на приёмке, доходит до того, кто его исполняет, — в этом и заключается разница между учётом и тетрадью.
Прайс по видам изделий и дополнительным услугам
Пальто, пуховик, костюм, платье, шторы, кожа, дублёнка — у каждого вида своя цена, и в прайсе это описывается один раз. Приёмщик выбирает позиции из списка, сумма считается сама, и цена не меняется в зависимости от того, кто сегодня на приёмке.
Дополнительные услуги — срочность, выведение сложного пятна, водоотталкивающая пропитка, мелкий ремонт — добавляются отдельными строками. Клиент видит расчёт по позициям, а не одну сумму без объяснения.
Для прачечной работает та же логика, только базой становится вес или комплект: стирка постельного за килограмм, комплект для гостиницы — пакетом. Как собрать такой прайс, разобрано в материале о составлении прайс-листа.
Уведомление о готовности в WhatsApp
Как только заказ переходит в статус «готов», клиенту уходит сообщение в WhatsApp по вашему шаблону: вещи готовы, сумма такая-то, пункт выдачи и режим работы. Это напрямую влияет на оборот склада — вещи забирают быстрее, места на вешалках больше.
Вторая волна сообщений — по тем, кто не пришёл через неделю. Один аккуратный шаблон снимает значительную часть залежавшихся заказов. Что писать и когда, собрано в разборе уведомлений клиентов в WhatsApp.
Определитель номера в приёмном пункте
Клиент звонит спросить про свой заказ. На Android ProTakip показывает карточку до ответа: имя, последние заказы, открытый баланс. Приёмщик отвечает по существу вместо «продиктуйте номер квитанции, сейчас поищу».
Функция работает без интернета, потому что список клиентов хранится на самом телефоне — для точек в подвалах торговых центров это практический аргумент. Подробнее — руководство по определителю номера.
Отметки о состоянии изделия и спорные случаи
Каждая химчистка знает этот разговор: «здесь была дырка?» — «нет, вы её сделали». Пока состояние вещи фиксируется только устно, спор решается в пользу того, кто громче. Поэтому отметки делаются на приёмке: потёртость на локте, отсутствующая пуговица, застарелое пятно, деформация после домашней стирки.
Эти заметки хранятся в заказе и открываются вместе с ним при выдаче — по сканированию бирки. Приёмщик, который принимал вещь три недели назад, может быть уже в отпуске, но информация осталась в системе, а не ушла вместе с ним.
То же касается предупреждений: «результат по этому пятну не гарантируем», «изделие без ярлыка состава, чистим на риск клиента». Записанное предупреждение снимает большую часть конфликтов при выдаче, потому что клиент был предупреждён до, а не узнаёт об этом после.
Касса, предоплата и корпоративные клиенты
Часть клиентов платит на приёмке, часть — при выдаче. Обе схемы ведутся: оплаченное, частичная оплата, остаток. Касса собирает выручку и расходы — химия, вода, аренда точки, зарплата приёмщиков.
Гостиницы, рестораны и салоны обычно работают по договору с оплатой раз в месяц. Их открытый баланс виден в карточке, включая момент входящего звонка. Как вести эту часть без напряжённых разговоров, описано в материале про оплаты и задолженности клиентов.
Несколько точек, сотрудники и отчёты
Сотрудники добавляются по коду приглашения, права разграничиваются: приёмщик работает с заказами, владелец видит кассу и отчёты. Внутренний чат и режим рации заменяют личные мессенджеры для рабочих вопросов между пунктом и цехом.
Отчёты показывают выручку по периодам и по сотрудникам, а также структуру заказов: что несут чаще, какие услуги дают основную выручку. Сезонные провалы видно цифрами, а не по ощущению «в феврале как-то тихо».
Устройства, офлайн-режим и старт
Приложение работает на Android и iOS, продолжает принимать заказы офлайн и синхронизируется при появлении связи. Существующую базу клиентов можно загрузить из Excel или перенести из прежней системы — порядок описан в разборе переноса данных за десять минут.
Первые три месяца — бесплатно. Если у вас есть смежное направление, оно ведётся в том же приложении: чистка ковров и мягкой мебели или клининг помещений. Перед выбором системы полезно свериться со списком критериев выбора программы.
Частые вопросы
Как программа помогает не потерять вещь клиента?
На приёмке для каждого изделия печатается бирка со штрихкодом. На выдаче бирка сканируется, и открывается нужный заказ: чья вещь, что с ней делали, какая сумма и оплачена ли она.
Подходит ли программа для прачечной, а не только для химчистки?
Да. Прайс можно построить по видам изделий, по весу или комплектом — например, комплект белья для гостиницы. Этапы обработки и уведомления работают одинаково для обоих форматов.
Можно ли увидеть невыкупленные вещи?
В списке заказов видно те, что находятся в статусе «готов» дольше обычного. По ним можно целенаправленно отправить сообщение в WhatsApp, а не обнаруживать залежавшиеся вещи случайно.
Работает ли программа в нескольких приёмных пунктах?
Да. Сотрудники подключаются по коду приглашения с разграничением прав, статусы заказов видны и в пункте приёма, и в цеху. Отчёты можно смотреть по периодам и по сотрудникам.
Что происходит при отключении интернета на точке?
Приёмка и изменение статусов продолжают работать офлайн, данные синхронизируются при восстановлении связи. Определитель номера на Android также работает без интернета.