Три объекта одновременно. На первом ждут плиточника, на втором заказчик просит «заодно поменять двери», на третьем закончилась смесь и бригада стоит. Смета составлена в таблице месяц назад, с тех пор в ней трижды менялись позиции — в мессенджере. Заказчик внёс аванс, потом ещё немного, сколько осталось — считают вечером на калькуляторе и каждый раз получают разное.
В ремонте деньги теряются не на плохой работе, а на неучтённых допах и потерянных договорённостях. ProTakip ведёт каждый объект отдельной карточкой: этапы, позиции сметы, авансы, остаток, задачи бригад и история переписки по деньгам.
Учёт объектов: каждый адрес — отдельная карточка
Объект заводится с заказчиком, адресом, датой начала и объёмом работ. Дальше он идёт по этапам: договорились, в работе, готово к сдаче, сдан. На одном экране видно, что происходит на всех адресах, без обхода объектов и обзвона прорабов.
Заметки в карточке фиксируют то, что обычно живёт в устных договорённостях: «плитку заказчик покупает сам», «санузел переносим, согласовано 12-го», «доступ до 20:00». Через два месяца эти строки решают спор в вашу пользу без повышения голоса.
История по заказчику сохраняется. Клиент, для которого вы делали квартиру два года назад и который теперь ремонтирует офис, — не новый контакт, а карточка с известной историей платежей.
Разделение объектов по стадиям даёт и более прикладную вещь — понимание собственной ёмкости. Когда видно, что в работе одновременно четыре адреса, а на два из них ещё не выведена бригада, становится ясно, можно ли брать пятый заказ на следующую неделю или разумнее сдвинуть старт. Отказ от объекта из-за перегруза стоит дешевле, чем сорванный срок на трёх площадках сразу.
Смета по позициям: работы, материалы и допы
Расценки в ремонте разные по природе: штукатурка — за м², розетка — за точку, демонтаж — за куб, дизайн-надзор — за час, санузел под ключ — пакетом. В прайсе описываются все типы, а смета собирается из готовых позиций, а не пишется заново под каждый объект.
Ключевое — дополнительные работы. «Раз уж вы здесь, сделайте ещё нишу» добавляется в смету отдельной строкой прямо на объекте, с ценой. Именно эти неучтённые допы съедают прибыль, когда живут только в устной договорённости.
Заказчик видит перечень позиций, а не итоговое число, поэтому разговор о деньгах идёт по строкам. Как собрать прайс, который не приходится каждый раз объяснять голосом, описано в материале о составлении прайс-листа.
Авансы, этапные платежи и остаток
Ремонт почти всегда оплачивается частями: аванс, платёж после черновых, расчёт при сдаче. В карточке видно, сколько внесено, когда и сколько осталось. Пересчитывать на калькуляторе перед каждым разговором не нужно — цифра одна и та же у вас и у прораба.
Расходы по объекту — закупка материалов, доставка, выплаты бригадам — заносятся в кассу. В итоге по завершении объекта видно не только оборот, но и то, сколько вы на нём действительно заработали. Практика ведения остатков разобрана в материале про оплаты и учёт задолженностей.
Бригады, задачи и график
Сотрудники добавляются по коду приглашения, права разграничены: бригадир видит свои объекты и задачи, владелец — деньги и отчёты. Задачи ставятся с датой и попадают в календарь, поэтому «плиточник выходит во вторник» перестаёт быть устной договорённостью.
Внутренний чат и режим рации закрывают оперативную связь между объектами. Переписка остаётся в рабочем контуре компании, а не в личном мессенджере прораба, который завтра может уволиться.
Отчёты показывают выработку по сотрудникам и загрузку по периодам: какой месяц был плотным, где были простои, кто закрыл больше объектов.
Это же снимает вечную проблему бригад на подряде. Когда объём выполненного зафиксирован позициями, а не устной оценкой «мы почти закончили», расчёт с бригадой перестаёт быть переговорами. Обе стороны смотрят в один список, и разговор идёт о конкретных строках, а не о том, кто как запомнил договорённость трёхнедельной давности.
Связь с заказчиком: уведомления в WhatsApp
Заказчику уходит сообщение по вашему шаблону при смене этапа: черновые завершены, объект готов к приёмке, выставлен платёж по этапу. Для человека, который живёт на съёмной квартире и ждёт свой ремонт, это снимает половину тревожных звонков.
Тексты вы пишете сами. Что писать и с какой частотой, чтобы это воспринималось как отчётность, а не как навязчивость, разобрано в материале про уведомления клиентов в WhatsApp.
Сроки, приёмка и закрытие объекта
Срыв срока в ремонте редко бывает одномоментным. Он складывается из мелочей: материал приехал на три дня позже, плиточник ушёл на другой объект, заказчик две недели выбирал сантехнику. Когда задачи стоят в календаре с датами, эти сдвиги видно по ходу, а не в момент, когда сдавать уже завтра.
Этап «готово к сдаче» отделён от «сдан» намеренно. Между ними живут замечания заказчика: подкрасить откос, переставить розетку, доделать плинтус. Пока они не закрыты, объект не считается сданным, и список замечаний не теряется в переписке.
Закрытие объекта — это ещё и финальный расчёт. В карточке к этому моменту уже есть смета со всеми допами, все внесённые платежи и остаток, поэтому итоговая сумма не собирается заново по памяти и не становится поводом для спора.
После сдачи объект остаётся в истории. Через год заказчик, который решил ремонтировать вторую квартиру, приходит не как новый контакт, а как человек с известной историей платежей и известными предпочтениями.
Определитель номера: звонок с историей объекта
На Android при входящем звонке видна карточка: имя, адрес объекта, стадия работ, остаток по оплате. Прораб отвечает по существу, а не «секунду, я сейчас найду, кто вы».
Работает без интернета, что на стройплощадке и в новостройке без связи имеет прикладной смысл. Подробности — руководство по определителю номера.
Офлайн, устройства и первые три месяца
Приложение работает на Android и iOS. На объекте без связи задачи и сметы открываются и меняются офлайн, синхронизация проходит позже автоматически.
Существующую базу заказчиков и подрядчиков можно загрузить из Excel — порядок описан в разборе переноса данных на новую программу. Первые три месяца — бесплатно, чего достаточно, чтобы провести один объект от аванса до сдачи.
Смежные направления ведутся в том же приложении: электромонтаж и сантехника, монтаж климатической техники или уборка после ремонта. Перед выбором системы полезен чек-лист критериев выбора программы учёта.
Частые вопросы
Можно ли вести несколько объектов одновременно?
Да. Каждый объект — отдельная карточка со своим заказчиком, сметой, этапами, задачами и платежами. На одном экране видно состояние всех объектов сразу.
Как учитываются дополнительные работы, о которых договорились устно?
Доп добавляется в смету объекта отдельной позицией с ценой прямо на месте. Заказчик видит перечень строк, а не итоговое число, поэтому договорённость не теряется к моменту расчёта.
Видно ли, сколько заказчик уже внёс и сколько осталось?
Да. В карточке фиксируются аванс и этапные платежи, остаток пересчитывается автоматически. Расходы по объекту заносятся в кассу, поэтому видна и фактическая прибыль.
Можно ли ограничить, что видит бригадир?
Сотрудники подключаются по коду приглашения с разграничением прав: бригадир работает со своими объектами и задачами, а касса и общие отчёты остаются у владельца.
Работает ли приложение на объекте без интернета?
Да. Смета и задачи открываются и редактируются офлайн, данные синхронизируются при появлении связи. Определитель номера на Android также работает без интернета.