Ein Renovierungsunternehmen führt selten einen Auftrag aus, sondern fünf gleichzeitig — und alle fünf hängen an unterschiedlichen Stellen. In einer Wohnung wartet der Bodenleger auf den Estrich, in der zweiten fehlt eine Materiallieferung, in der dritten hat der Bauherr eine Änderung gewünscht, die niemand schriftlich festgehalten hat. Am Monatsende steht die entscheidende Frage im Raum: Welche dieser Baustellen hat tatsächlich Geld verdient? Wer Sanierung und Renovierung mit Wandkalender, Zettel und einer Chatgruppe organisiert, kann diese Frage nicht beantworten. ProTakip ist eine mobile Handwerkersoftware für Renovierungs-, Sanierungs- und Reparaturbetriebe: Auftragsverwaltung, Terminplanung, Baustellendokumentation, Kundenakte und Zahlungsübersicht — auf Android und iOS, auch im Rohbau ohne Netz nutzbar.
Software für Renovierungsunternehmen: jede Baustelle hat einen Status
In ProTakip ist jede Baustelle ein Auftrag mit Kunde, Adresse, Umfang, Terminen und zuständigem Team. Der Auftrag durchläuft feste Stufen — angenommen, in Ausführung, fertig, übergeben beziehungsweise abgerechnet. Die Betriebsleitung sieht auf einem Bildschirm, welche Objekte laufen, welche stillstehen und welche seit einer Woche niemand angefasst hat.
Dieser eine Überblick ersetzt die täglichen Rückfragen. Bei drei parallelen Wohnungsrenovierungen ist es nicht die Arbeit, die den Betrieb überlastet, sondern das Nachhalten: Wer war gestern wo, was fehlt noch, wann kann der nächste Gewerkeabschnitt beginnen. Wenn jeder Auftrag eine Zuständigkeit und einen Status hat, verschwindet der größte Teil dieser Reibung.
Einzelaufträge und Kleinreparaturen laufen im selben System. Viele Betriebe leben von der Mischung: eine große Sanierung, dazu ein Dutzend kleiner Reparaturen für Hausverwaltungen. Gerade diese kleinen Aufträge sind es, die auf Zetteln verloren gehen und nie abgerechnet werden.
Sanierung dokumentieren: Fotos vor, während und nach der Arbeit
Bei einer Sanierung entstehen Diskussionen fast immer über Dinge, die vor Arbeitsbeginn vorhanden waren, oder über Änderungswünsche, die zwischen Tür und Angel besprochen wurden. In ProTakip hängen Fotos und Notizen datiert am Auftrag: der Zustand bei der Aufnahme, der Verlauf, die Übergabe. Alle Berechtigten im Betrieb sehen dieselbe Dokumentation.
Genauso wichtig ist die Notiz zum Änderungswunsch. Was der Bauherr am Dienstag zusätzlich wollte, gehört noch am Dienstag in den Auftrag — mit der zugehörigen Leistung und ihrem Preis. Der Nachtrag, den niemand dokumentiert hat, ist in der Renovierungsbranche die verbreitetste Form der unbezahlten Arbeit.
Terminplanung über mehrere Gewerke hinweg
Maler, Trockenbau, Fliesen, Boden, Elektro, Sanitär: Der Ablauf einer Renovierung ist eine Kette, in der jeder Schritt den nächsten blockiert. Im Kalender von ProTakip werden Termine mit Dauer, Objekt und zuständigem Mitarbeiter geführt, sodass sichtbar wird, welches Team wann verfügbar ist und wo eine Verzögerung die folgenden Schritte verschiebt.
Kunden werden automatisch über WhatsApp erinnert — wichtig überall dort, wo für den Zutritt jemand vor Ort sein muss. Eine Anfahrt ohne Zutritt kostet ein Team einen halben Vormittag. Wie solche Erinnerungen aufgebaut werden, beschreibt der Leitfaden zur Kundenbenachrichtigung per WhatsApp.
Aufmaß, Material und Preise nach Fläche, Stunde oder Stück
Renoviert wird gemischt kalkuliert: Malerarbeiten nach Quadratmeter, Montagen nach Stunde, Material nach Stück, Teilleistungen als Pauschale. ProTakip bildet alle vier Varianten ab. Leistungen und Materialien werden einmal mit Preis hinterlegt und stehen dann auf der Baustelle jedem Mitarbeiter zur Auswahl.
Das Aufmaß direkt im Auftrag zu erfassen, hat einen unterschätzten Effekt: Die Zahlen sind da, wo sie gebraucht werden, und nicht auf einem Zettel im Transporter. Wer seine Kalkulation grundsätzlich einmal sortieren will — Mindestauftragswert, Anfahrt, Staffelung nach Fläche —, findet die Systematik im Beitrag zum Aufbau einer Preisliste.
Abschlagszahlungen und offene Forderungen
Renovierungen werden fast nie in einem Betrag bezahlt: Anzahlung, Abschlag nach Baufortschritt, Restzahlung nach Abnahme. In ProTakip werden Teilzahlungen je Auftrag erfasst und offene Salden je Kunde geführt. Sie sehen jederzeit, welcher Betrag zu welcher Baustelle noch aussteht.
In einem Gewerbe mit hohem Materialvorlauf ist das keine Verwaltungsfrage, sondern eine Liquiditätsfrage. Ein Betrieb, der drei Wochen Material vorfinanziert und den Abschlag nicht rechtzeitig anfordert, gerät ohne eigenes Verschulden in Zahlungsdruck. Wie man diese Liste diszipliniert abarbeitet, steht im Leitfaden zu Zahlungseingängen und offenen Forderungen.
Zur Ehrlichkeit gehört die Abgrenzung: ProTakip ist kein Buchhaltungsprogramm. e-Rechnung, GoBD und die Übergabe an DATEV beschäftigen jeden deutschen Betrieb, gehören aber nicht zum Funktionsumfang — wir versprechen dazu bewusst nichts. Was ProTakip liefert, sind vollständige und exportierbare Auftrags- und Zahlungsdaten als Grundlage für Rechnungsstellung und Steuerberatung.
Ohne Netz auf der Baustelle
Rohbau, Keller, Treppenhaus, Neubaugebiet: Genau dort, wo gearbeitet wird, ist die Netzabdeckung am schlechtesten. ProTakip arbeitet offline weiter; Statuswechsel, Notizen und erfasste Leistungen werden lokal gespeichert und automatisch abgeglichen, sobald wieder Verbindung besteht.
Das ist kein technisches Detail, sondern die Voraussetzung für Akzeptanz. Ein System, das auf der Baustelle nicht lädt, wird nach zwei Wochen nicht mehr geöffnet — und dann liegen die Daten wieder auf Zetteln. Belege lassen sich zudem vor Ort über einen Bluetooth-Thermodrucker ausgeben.
Team, Rechte und Auswertung je Baustelle
Mitarbeiter, Auszubildende und Nachunternehmer kommen über einen Einladungscode in den Betrieb; die Rechte werden je Rolle vergeben. Ein Team bearbeitet seine Aufträge, ohne Umsatzauswertungen zu sehen; die Betriebsleitung sieht alles. Für die laufende Abstimmung zwischen Baustellen gibt es interne Teamnachrichten und eine Push-to-Talk-Funktion, die wie ein Funkgerät arbeitet.
Die Auswertungen beantworten die Frage, mit der dieser Text begonnen hat: Welche Baustelle war rentabel? Erfasste Stunden, Material und Zahlungen je Auftrag ergeben ein Bild, das ohne System nur geschätzt wird — und Schätzungen sind in einer Branche mit dünnen Margen der teuerste Ratgeber.
Einstieg, Datenübernahme und drei kostenlose Monate
Kunden- und Auftragsdaten aus Excel oder aus einer bisherigen Software lassen sich übernehmen, damit der Betrieb nicht bei null startet. Ablauf und typische Stolpersteine beschreibt der Leitfaden zum Softwarewechsel mit Datenübernahme; welche Fragen vor einer Entscheidung geklärt sein sollten, steht in unseren neun Auswahlkriterien. Die Anruferkennung, die auf dem Android-Gerät auch ohne Internetverbindung anzeigt, welcher Bauherr gerade anruft, ist im Leitfaden zur Anruferkennung im Dienstleistungsbetrieb beschrieben.
Die ersten drei Monate sind kostenlos — genug Zeit, um eine Baustelle von der Aufnahme bis zur Abnahme vollständig im System zu führen. Betriebe, die eigene Gewerke abdecken, nutzen dieselbe Oberfläche auch für Elektro- und Sanitärarbeiten sowie für Heizungs- und Klimatechnik; für die Endreinigung nach der Übergabe gibt es die Ansicht für Gebäudereinigung.
Häufige Fragen
Eignet sich ProTakip für ein Renovierungsunternehmen mit mehreren parallelen Baustellen?
Ja. Jede Baustelle ist ein Auftrag mit eigenem Status, Team, Terminen und Dokumentation. Die Übersicht zeigt, welche Objekte laufen, welche stillstehen und wo etwas hängt.
Kann ich Änderungswünsche und Nachträge festhalten?
Ja. Zusätzliche Leistungen werden mit Preis am Auftrag erfasst, Notizen und Fotos werden datiert hinterlegt. Damit ist nachvollziehbar, was wann zusätzlich vereinbart wurde.
Funktioniert die App im Rohbau ohne Mobilfunkempfang?
Ja. Aufträge, Kundendaten, Notizen und Statusänderungen sind offline nutzbar und werden abgeglichen, sobald wieder eine Verbindung besteht. Die Anruferkennung arbeitet ebenfalls ohne Internet.
Wie werden Abschlagszahlungen abgebildet?
Teilzahlungen werden je Auftrag erfasst, der offene Saldo je Kunde ist jederzeit sichtbar. So lässt sich pro Baustelle erkennen, welcher Betrag noch aussteht und seit wann.
Ersetzt ProTakip eine Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware?
Nein. ProTakip verwaltet Aufträge, Termine, Leistungen, Kasse und offene Posten und stellt diese Daten exportierbar bereit. e-Rechnung, GoBD-Nachweisführung und DATEV-Übergabe sind ausdrücklich nicht Bestandteil des Funktionsumfangs.