Satu projek kabinet dapur di Cheras, satu kerja bilik air di Puchong yang tersekat menunggu jubin sampai, dan seorang pelanggan menghantar mesej pada pukul sepuluh malam bertanya kenapa kerja plaster siling belum bermula. Sementara itu, sebut harga untuk dua rumah baharu masih belum dihantar sejak minggu lepas. Bagi syarikat pengubahsuaian, masalah paling mahal bukan kerja yang salah, tetapi maklumat yang bertaburan antara mesej WhatsApp, buku nota dan ingatan tukang. ProTakip mengumpulkan maklumat itu supaya setiap projek mempunyai satu tempat rujukan yang sama untuk semua orang.
Setiap projek ada rekodnya, setiap fasa ada statusnya
Kerja pengubahsuaian jarang selesai dalam satu hari. Ia berjalan mengikut fasa, contohnya kerja pecah dan buang, paip dan wayar, plaster dan siling, jubin, kabinet, cat dan kemasan akhir. Dalam ProTakip, setiap fasa boleh menjadi rekod kerja tersendiri di bawah pelanggan yang sama, dengan status belum dimulakan, sedang dikerjakan, siap dan sudah diserahkan.
Ini menjawab soalan yang paling kerap ditanya oleh pelanggan, iaitu kita sekarang di peringkat mana. Anda boleh menjawab dengan tepat tanpa perlu menelefon tukang di tapak terlebih dahulu.
Catatan tapak seperti ukuran, warna cat yang dipilih, model sinki dan jenama jubin disimpan pada rekod projek. Apabila pelanggan bertanya semula tiga bulan kemudian, maklumat itu masih ada dan tidak hilang bersama telefon lama.
Perkara yang sama berlaku apabila pelanggan meminta kerja tambahan di tengah tengah projek, contohnya menambah satu almari atau menukar jenis lampu. Tambahan seperti ini boleh direkodkan sebagai kerja berasingan supaya kesannya terhadap harga dan tarikh siap kelihatan jelas kepada kedua dua pihak sejak awal.
Sebut harga yang keluar sebelum pelanggan memanggil orang lain
Dalam kerja pengubahsuaian, pelanggan biasanya meminta sebut harga daripada beberapa syarikat. Yang menang selalunya bukan yang paling murah, tetapi yang paling cepat dan paling jelas.
Apabila kerja dan harga sudah ditakrifkan sekali, sama ada mengikut kaki persegi, mengikut unit, mengikut hari kerja atau dalam bentuk pakej, anda boleh menyiapkan sebut harga sebaik sahaja tinjauan tapak selesai. Item tambahan seperti pembuangan sisa binaan, kerja di luar waktu biasa dan kos akses untuk kondominium tinggi boleh ditetapkan sebagai perkhidmatan berasingan supaya tidak menjadi kos tersembunyi kemudian. Panduan membina senarai harga perkhidmatan menerangkan cara menyusun struktur ini.
Bayaran berperingkat dan baki yang masih terbuka
Projek pengubahsuaian hampir selalu dibayar secara berperingkat, iaitu deposit di awal, bayaran pertengahan dan baki selepas kerja siap. Apabila catatan bayaran tersebar antara resit tulisan tangan dan mesej, salah faham mudah berlaku dan hubungan dengan pelanggan menjadi tegang.
Dalam ProTakip, setiap bayaran direkodkan pada projek berkenaan dan kad pelanggan memaparkan jumlah kerja, bayaran yang telah diterima dan baki yang masih terbuka. Anda boleh melihat semua projek yang masih ada baki dalam satu senarai. Cara membuat susulan yang tegas tetapi sopan diterangkan dalam panduan kutipan bayaran dan susulan baki.
Modul kaunter tunai merekod pendapatan dan perbelanjaan mengikut tempoh dan mengikut pekerja. Kos bahan, upah tukang dan pengangkutan boleh dicatat sepanjang projek berjalan, jadi anda tahu keadaan sebenar sebelum projek tamat dan bukan selepas ia terlambat.
Tukang, subkontraktor dan penyelarasan harian
Kelewatan dalam pengubahsuaian jarang berpunca daripada satu orang. Selalunya ia berlaku kerana tukang jubin datang sebelum kerja paip siap, atau tukang cat datang sebelum plaster kering. Penyelarasan inilah kerja sebenar seorang pengurus projek.
Setiap fasa boleh ditugaskan kepada orang tertentu dengan tarikh yang dirancang, dan pasukan ditambah menerusi kod jemputan dengan kebenaran mengikut peranan. Fungsi mesej dalaman dan tekan dan cakap memudahkan komunikasi antara tapak dan pejabat tanpa bercampur dengan perbualan peribadi. Syarikat yang turut membuat kerja elektrik dan paip sendiri boleh melihat halaman sistem untuk kontraktor elektrik dan paip.
Panggilan masuk dan projek yang berkaitan dengannya
Pada telefon Android, nama pelanggan, projek terakhirnya dan baki yang masih terbuka dipaparkan pada skrin sebelum anda mengangkat panggilan. Semasa berada di tapak yang bising, ini membolehkan anda memberi jawapan yang betul tanpa mencari fail.
Ciri ini berfungsi tanpa internet kerana senarai pelanggan disimpan dalam telefon, jadi ia tetap berjalan di dalam bangunan yang liputannya lemah. Butiran lanjut ada dalam panduan pengenalan pemanggil untuk perniagaan perkhidmatan.
Maklumkan kemajuan projek melalui WhatsApp
Pelanggan yang tidak menerima berita akan menganggap kerja terhenti, walaupun sebenarnya semuanya berjalan lancar. Pemberitahuan automatik apabila status fasa bertukar mengurangkan panggilan bertanya dengan ketara.
Templat mesej disediakan sekali sahaja, dan nama pelanggan serta fasa projek diisi secara automatik. Anda juga boleh menghantar peringatan sebelum tarikh tinjauan atau sebelum penyerahan akhir. Contoh susunan mesej ada dalam panduan notifikasi pelanggan melalui WhatsApp.
Laporan dan langkah permulaan
Laporan menunjukkan bilangan projek yang berjalan, projek yang telah siap, jumlah kutipan dan prestasi setiap pasukan. Untuk syarikat kecil, gambaran ini selalunya kali pertama pemilik melihat projek mana yang benar-benar menguntungkan dan mana yang hanya kelihatan besar.
Aplikasi berfungsi pada Android dan iOS serta boleh digunakan ketika talian terputus. Sebelum memilih sistem, ada baiknya membaca kriteria memilih sistem, dan jika senarai pelanggan anda kini dalam Excel, panduan pemindahan data menerangkan langkahnya. Syarikat yang menawarkan pembersihan selepas pengubahsuaian boleh rujuk halaman sistem untuk syarikat pembersihan, manakala yang membuat servis penyaman udara boleh melihat halaman sistem untuk perkhidmatan penghawa dingin.
Tinjauan tapak, tempahan lawatan dan janji yang ditepati
Setiap projek pengubahsuaian bermula dengan satu lawatan ke tapak. Lawatan itu kelihatan kecil, tetapi ia menentukan segala galanya, iaitu ketepatan sebut harga, jangkaan tarikh siap dan kesan pertama pelanggan terhadap syarikat anda. Lawatan yang lewat setengah jam tanpa berita sudah cukup untuk menghilangkan projek yang bernilai puluhan ribu.
Tempahan lawatan direkodkan dalam kalendar bersama dengan alamat dan orang yang bertanggungjawab, dan peringatan dihantar sebelum tarikh tiba. Apabila jadual berubah, pelanggan boleh dimaklumkan awal melalui WhatsApp, dan bukan dibiarkan menunggu di rumah kosong.
Semasa lawatan, ukuran dan keperluan dicatat terus pada rekod pelanggan, jadi maklumat itu tidak tinggal dalam buku nota yang mungkin hilang. Apabila projek diluluskan beberapa minggu kemudian, anda membuka semula rekod yang sama dan terus menyambung. Bagi syarikat yang menerima banyak permintaan tetapi hanya berjaya menutup sebahagian kecil daripadanya, tempat kebocoran hampir selalu berada di antara lawatan dan sebut harga, dan bahagian itulah yang paling mudah diperbaiki.
Soalan lazim
Bolehkah satu projek dipecahkan kepada beberapa fasa?
Boleh. Setiap fasa boleh menjadi rekod kerja tersendiri di bawah pelanggan yang sama, dengan status dan orang yang bertanggungjawab, jadi anda tahu dengan tepat projek berada di peringkat mana.
Bolehkah saya merekodkan bayaran berperingkat?
Boleh. Deposit, bayaran pertengahan dan baki akhir direkodkan secara berasingan, dan kad pelanggan sentiasa memaparkan jumlah yang telah diterima serta baki yang masih terbuka.
Bolehkah saya mencatat kos bahan untuk setiap projek?
Boleh. Perbelanjaan direkodkan dalam modul kaunter tunai mengikut tempoh dan mengikut pekerja, jadi anda dapat melihat kos berbanding pendapatan sepanjang projek berjalan.
Bolehkah subkontraktor menggunakan sistem yang sama?
Boleh. Mereka ditambah menerusi kod jemputan dan diberi kebenaran terhad, jadi mereka melihat hanya kerja yang ditugaskan tanpa melihat maklumat kewangan syarikat.
Adakah percuma pada permulaan?
Tiga bulan pertama percuma sepenuhnya tanpa had ciri, cukup untuk menyiapkan beberapa projek dari sebut harga sehingga penyerahan akhir sebelum anda membuat keputusan.