Poniedziałek, trzy budowy i jeden telefon o glazurze
Poniedziałek rano. Na pierwszej budowie ekipa czeka na płytki, które miały być w piątek. Na drugiej inwestor pyta, dlaczego hydraulik nie przyszedł, choć w rozmowie sprzed dwóch tygodni padło, że przyjdzie po wylewce. Na trzeciej trzeba dołożyć gniazdka, o czym właściciel firmy usłyszał w bramie i zapisał w telefonie, ale w formie notatki bez daty i bez ceny.
Remont nie sypie się na robocie. Sypie się na ustaleniach, których nikt nie zapisał, i na kosztach, które nikt nie przypisał do konkretnej budowy. Po trzech miesiącach właściciel wie, ile ma na koncie, ale nie wie, która budowa zarobiła, a która dołożyła.
ProTakip traktuje każdą budowę jako oddzielne zlecenie z własnymi etapami, własną ekipą, własnymi wpłatami i własnymi kosztami. Historia ustaleń jest przy zleceniu, a nie w prywatnej skrzynce jednego człowieka.
Etapy zamiast jednego wielkiego zadania
Budowa dzieli się na kroki, które i tak macie w głowie: wyburzenia, instalacje, tynki, wylewki, glazura, malowanie, biały montaż, odbiór. Każdy etap ma termin, przypisaną ekipę i status. Widok listy pokazuje, co dziś jest w robocie, co czeka i co się opóźnia.
Kiedy inwestor pyta, na czym stoimy, odpowiedź zajmuje kilkanaście sekund, bo widać ją na ekranie razem z datami zakończenia poprzednich etapów. To jest ta różnica między firmą, która sprawia wrażenie panującej nad robotą, a firmą, która obiecuje przez telefon.
Zmiany zakresu zapisujesz jako dodatkowe pozycje przy zleceniu, z datą i kwotą. Dzięki temu przy końcowym rozliczeniu nie ma dyskusji o tych gniazdkach z bramy.
Ekipy, podwykonawcy i kto dziś gdzie jest
Pracowników i stałych podwykonawców dodajesz kodem zaproszenia, a potem przypisujesz do etapów. Każdy widzi swoje zadania na dziś i adres budowy, a nie całą tablicę firmy. Uprawnienia ustawiasz osobno, więc brygadzista nie ogląda marży.
Zespół rozmawia na czacie wewnętrznym i przez mówienie jednym przyciskiem, co na budowie działa lepiej niż pisanie w rękawicach. Zdjęcia z placu i uwagi zostają przy zleceniu, więc odbiór opiera się na dokumentacji, a nie na wspomnieniach.
Zaliczki, transze i koszty materiału
Remont rzadko rozlicza się raz. Jest zaliczka, są transze po etapach i jest płatność końcowa. ProTakip zapisuje każdą wpłatę przy budowie i pokazuje otwarte saldo, więc w każdej chwili wiadomo, ile inwestor wpłacił i ile zostało.
Po drugiej stronie są wydatki: materiał, transport, wynagrodzenia ekip, sprzęt. Wpisujesz je w kasie z przypisaniem do okresu i osoby, dzięki czemu po zakończeniu widać rzeczywisty wynik budowy, a nie sam obrót. Sposób prowadzenia płatności i przypomnień opisuje poradnik o rozliczeniach i należnościach.
Warto powiedzieć wprost: ProTakip nie jest programem do kosztorysowania ani programem księgowym. Nie wystawia faktur i nie liczy norm budowlanych. Prowadzi operacje, terminy, ludzi i przepływ pieniędzy w firmie, a kosztorys i księgowość zostają tam, gdzie robicie je dzisiaj.
Kontakt z inwestorem bez trzydziestu telefonów
Inwestor dzwoni najczęściej z jednym pytaniem: kiedy wchodzi kolejna ekipa. Krótka wiadomość WhatsApp wysłana przy zmianie etapu zdejmuje większość tych telefonów. Szablony ustawiasz raz, a system podstawia nazwisko i termin. Praktyczne wzory zebrał poradnik o powiadomieniach dla klientów.
Gdy inwestor dzwoni, na ekranie od razu widać jego nazwisko, adres budowy i etap, na którym stoi robota, także bez internetu w piwnicy czy w stanie surowym. Opisuje to tekst o identyfikacji dzwoniącego.
Po remoncie zaczyna się sprzątanie
Wiele firm remontowych sprzedaje też sprzątanie po budowie albo pranie tapicerki na koniec prac. Te zlecenia mają inny rytm i lepiej prowadzić je jako osobne pozycje: sprzątanie w module dla firm sprzątających, a dywany i kanapy w module prania dywanów.
Jeśli macie własnych instalatorów, zgłoszenia awaryjne i przeglądy prowadzi się wygodniej jako zlecenia serwisowe, opisane w programie dla elektryka i hydraulika. Program działa na systemach Android i iOS, także offline, a pierwsze trzy miesiące są bez opłat.
Dane z arkusza Excel lub z poprzedniego programu przenosimy na starcie, co opisuje poradnik o zmianie programu i migracji danych. Kryteria porównania narzędzi zebrane są w tekście jak wybrać program.
Sezon, przestoje i zapytania, które przepadają
W firmie remontowej rok nie jest równy. Od marca do lipca telefon dzwoni bez przerwy, jesienią klienci chcą zdążyć przed świętami, a w styczniu i lutym część ekip stoi. Ta nierówność nie boli jednak tak bardzo jak coś innego: zapytania, które przychodzą w szczycie i do których nikt nie wraca.
Każde zapytanie warto zapisać jako klienta z adresem, zakresem prac i terminem, w którym trzeba oddzwonić. Kiedy w listopadzie robi się luźniej, masz gotową listę osób, które w czerwcu pytały o łazienkę i usłyszały, że wcześniej się nie da.
Historia rozmów zostaje przy kliencie, więc telefon po pięciu miesiącach nie zaczyna się od zera. To najtańsze źródło zleceń w tej branży, bo ci ludzie raz już was wybrali i pamiętają, dlaczego dzwonili właśnie do was.
Odbiór, dokumentacja i granice programu
Odbiór budowy jest momentem, w którym pamięć zawodzi najbardziej. Zdjęcia z kolejnych etapów, zapisane uwagi inwestora i daty zakończenia prac zamieniają rozmowę o usterkach w przeglądanie dokumentacji zamiast w licytację na wspomnienia.
Po odbiorze zostaje jeszcze lista drobiazgów do poprawienia. Prowadzona jako pozycje przy zleceniu, z terminem i przypisaną osobą, znika w ciągu tygodnia, zamiast ciągnąć się miesiąc i blokować płatność końcową.
I rzecz, którą trzeba powiedzieć wprost: ProTakip nie wystawia faktur, nie prowadzi ewidencji księgowej ani plików JPK i nie zastępuje biura rachunkowego. Daje uporządkowane zestawienie wpłat, kosztów i wykonanych prac, które przekazujesz tam, gdzie prowadzisz księgowość dzisiaj.
Najczęściej zadawane pytania
Czy program robi kosztorysy budowlane?
Norm ProTakip nie przelicza — pozycje wpisujesz sam. Ofertę natomiast wystawisz: adres inwestycji, metraż, pozycje z ilością i ceną jednostkową, kwota z VAT lub bez, zaliczka i termin ważności, a całość wychodzi jako PDF. Po akceptacji oznaczasz ofertę jako przyjętą, a program sam zakłada termin wizyty. Dalej zapisujesz pozycje dodatkowe oraz rzeczywiste koszty materiału i robocizny, dzięki czemu po zakończeniu budowy widzisz jej wynik.
Czy da się prowadzić kilka budów jednocześnie?
Tak i to jest podstawowy sposób pracy. Każda budowa to osobne zlecenie z własnymi etapami, ekipą, wpłatami i kosztami. Na jednej liście widzisz wszystkie budowy z ich aktualnym etapem i opóźnieniami.
Czy podwykonawca zobaczy moje marże?
Nie, jeśli nadasz mu ograniczone uprawnienia. Podwykonawca widzi przypisane zadania, adres i terminy, natomiast kasa, obrót i pełna baza klientów pozostają widoczne tylko dla właściciela i osób z rolą administratora.
Jak zapisać zmianę zakresu prac?
Dodajesz pozycję do zlecenia z opisem, datą i kwotą. Zmiana zostaje w historii budowy razem z osobą, która ją wprowadziła, więc końcowe rozliczenie opiera się na zapisie, a nie na rozmowie sprzed miesiąca.
Czy aplikacja działa w stanie surowym bez zasięgu?
Tak. Zlecenia, etapy i karty klientów działają offline, a wprowadzone zmiany synchronizują się po powrocie połączenia. Identyfikacja dzwoniącego również nie wymaga internetu.