Zeszyt, w którym wszystko jest zapłacone
Koniec miesiąca. Właściciel siada z zeszytem i próbuje ustalić, kto jeszcze nie zapłacił. W zeszycie widnieją nazwiska, kwoty i czasem litera Z przy tych rozliczonych. Przy kilku pozycjach nie ma nic, bo kierowca zapomniał powiedzieć, a przy dwóch jest zapłacone częściowo, tylko nie wiadomo ile. Suma nie zgadza się z kontem, więc właściciel odpuszcza i zapisuje wszystko jako zapłacone, żeby mieć spokój.
W małej firmie usługowej to nie jest lenistwo, tylko brak narzędzia. Płatność zdarza się w terenie, w kilku formach, u różnych ludzi i o różnych porach. Jeśli nie ma miejsca, w którym zapisuje się ją w tej samej chwili, to informacja przepada.
Ten poradnik opisuje prostą rutynę, która pozwala mieć pełen obraz należności bez zatrudniania osoby do księgowości. Uwaga wstępna: ProTakip nie jest programem księgowym i nie wystawia faktur. Prowadzi wpłaty, salda i kasę, a dokumenty zostają tam, gdzie robisz je dzisiaj.
Najlepszy moment na pobranie pieniędzy
Prawie zawsze jest to chwila wydania rzeczy albo zakończenia pracy. Klient widzi efekt, jest zadowolony i ma przy sobie telefon lub gotówkę. Godzina później zaczyna się zwlekanie, a tydzień później trzeba już przypominać.
Dlatego pierwsza zasada brzmi: pobierz zapłatę na miejscu, jeśli tylko charakter zlecenia na to pozwala. Kierowca zaznacza wpłatę w telefonie od razu po dostawie, także bez internetu, więc wieczorem gotówka w kopercie zgadza się z listą w programie.
Druga zasada dotyczy dużych zleceń: bierz zaliczkę. Przy przeprowadzkach, remontach i większych partiach dywanów zaliczka pełni dwie funkcje, bo finansuje materiał i potwierdza, że termin jest poważny.
Wpłaty częściowe i otwarte salda
Rzeczywistość rzadko jest zero-jedynkowa. Klient płaci połowę przy odbiorze, resztę po tygodniu. Firma płaci raz w miesiącu za wszystkie zlecenia. Ktoś zapłacił za trzy dywany z czterech, bo czwarty wraca do poprawki.
Program powinien zapisywać każdą wpłatę osobno przy zleceniu i pokazywać, ile zostało. Suma tych reszt to otwarte saldo klienta i to jest najważniejsza liczba w całym rozliczeniu, bo widać ją przy karcie klienta, przy telefonie i na liście dłużników.
Dzięki temu rozmowa o pieniądzach przestaje być niezręczna. Nie mówisz, że coś się chyba nie zgadza, tylko podajesz numer zlecenia, datę i kwotę. Klienci reagują na konkret znacznie lepiej niż na ogólne poczucie zaległości.
Cotygodniowa rutyna, która zajmuje kwadrans
Wyznacz jeden stały moment w tygodniu, na przykład piątek po południu, i przejdź przez cztery kroki. To wystarczy, żeby należności nigdy nie urosły do rozmiaru, przy którym trzeba już siadać z zeszytem.
- Otwórz listę zleceń z otwartym saldem i posortuj po dacie
- Do zaległości starszych niż kilka dni wyślij krótkie, uprzejme przypomnienie
- Do najstarszych zadzwoń, bo rozmowa działa szybciej niż trzecia wiadomość
- Porównaj utarg tygodnia w kasie z tym, co realnie wpłynęło
Wzory przypomnień i zasady ich wysyłania opisuje poradnik o powiadomieniach dla klientów. Zasada jest jedna: rzeczowo, bez emocji, z numerem zlecenia i kwotą.
Kasa, czyli druga strona równania
Należności to tylko połowa obrazu. Druga połowa to wydatki: chemia, paliwo, wynagrodzenia, czynsz za magazyn, naprawa maszyny. Kasa z podziałem na przychody i wydatki, okresy i osoby pokazuje, ile naprawdę zostaje po miesiącu.
Przy pracy zmianowej i przy kilku kierowcach ważny jest podział na osoby, bo pozwala rozliczyć utarg dnia bez podejrzeń i domysłów. To działa w myjni, w pralni i przy dostawach w praniu dywanów.
Jeśli okaże się, że firma pracuje dużo, a zostaje mało, odpowiedź zwykle leży w cenniku, a nie w windykacji. Wtedy warto wrócić do poradnika o budowaniu cennika i sprawdzić stawki oraz minimalną wartość zlecenia.
Klienci firmowi wymagają innej dyscypliny
Biura, hotele, wspólnoty i zarządcy płacą przelewem, w swoim rytmie i po otrzymaniu dokumentu. Tu nie chodzi o pobranie pieniędzy na miejscu, tylko o to, żeby zestawienie zleceń było gotowe i bezsporne, gdy przyjdzie termin.
Prowadź takie zlecenia pod jedną kartą kontrahenta, z listą wykonanych prac i kwotami. Przy sprzątaniu biur, transporcie i serwisie klimatyzacji to zestawienie jest podstawą całej rozmowy o płatności.
Ustal też prostą zasadę wewnętrzną: przy jakim poziomie zaległości wstrzymujecie kolejne zlecenia. Firmy, które tego nie mają, najczęściej najwięcej tracą na kliencie, który zamawiał najwięcej.
Od czego zacząć w tym tygodniu
Nie musisz zaczynać od wprowadzania historii z ostatniego roku. Wystarczy, że od poniedziałku każde nowe zlecenie ma zapisaną wpłatę albo otwarte saldo. Po miesiącu masz wiarygodny obraz bieżących należności, a po kwartale także pierwsze wnioski o klientach.
Dane z arkusza Excel lub ze starego programu przenosimy na starcie, co opisuje poradnik o zmianie programu i migracji danych, a listę pytań przed wyborem narzędzia zebrał tekst jak wybrać program. Pierwsze trzy miesiące są bez opłat.
Najczęściej zadawane pytania
Czy program wystawia faktury?
Nie. ProTakip prowadzi zlecenia, wpłaty, otwarte salda i kasę, natomiast faktury oraz księgowość zostają w twoim programie do fakturowania albo w biurze rachunkowym. Z ProTakip bierzesz zestawienie wykonanych zleceń i kwot.
Jak zapisać częściową zapłatę?
Każdą wpłatę dodajesz osobno przy zleceniu, a program sam liczy pozostałą kwotę. Suma reszt tworzy otwarte saldo klienta, widoczne przy jego karcie i na liście zaległości.
Kiedy wysłać pierwsze przypomnienie?
Zwykle po kilku dniach od terminu, krótko i rzeczowo, z numerem zlecenia i kwotą. Drugie po tygodniu, a jeśli nadal nie ma reakcji, lepiej zadzwonić niż pisać po raz trzeci.
Czy zobaczę utarg konkretnego pracownika?
Tak. Kasa prowadzi przychody i wydatki z podziałem na okres i osobę, więc rozliczenie zmiany albo dnia dostaw jest porównaniem dwóch liczb, a nie rekonstrukcją zdarzeń z pamięci.
Co zrobić z klientem, który zalega od miesięcy?
Ustal wewnętrzną zasadę, przy jakim poziomie zaległości wstrzymujecie kolejne zlecenia, i trzymaj się jej niezależnie od tego, jak duży jest ten klient. Zapisana historia wpłat i zleceń jest przy tej rozmowie najmocniejszym argumentem.