Powód, dla którego firmy zwlekają latami
Prawie każdy właściciel firmy usługowej, który ma niedziałający dobrze program, wie o tym od dawna. Mimo to zostaje przy nim jeszcze rok, potem drugi. Powód jest zawsze ten sam i nie jest to cena. To strach, że przy przenosinach zginie baza klientów albo że przez tydzień firma nie będzie wiedziała, gdzie leżą rzeczy klientów.
Ten strach jest uzasadniony, bo tak właśnie wyglądają nieprzygotowane przenosiny. Ale jest to problem organizacyjny, a nie techniczny, i da się go rozłożyć na kilka spokojnych kroków.
Poniżej jest praktyczna kolejność działań, sprawdzona przy przenoszeniu danych z arkuszy, ze starych programów instalowanych na komputerze w biurze i z zeszytów. Zasady są takie same niezależnie od tego, czy prowadzisz pranie dywanów, pralnię, czy firmę transportową.
Krok pierwszy: ustal, co naprawdę musisz zabrać
Nie wszystko ze starego systemu jest potrzebne. W praktyce liczą się cztery zbiory: klienci z numerami telefonów, adresy, cennik i otwarte zlecenia. Piątym, bardzo cennym, ale nie krytycznym, jest historia zrealizowanych zleceń.
Najważniejsza jest baza klientów z numerami. To ona sprawia, że od pierwszego dnia działa rozpoznawanie dzwoniącego i że nie trzeba pytać stałego klienta o adres. Opisuje to poradnik o identyfikacji dzwoniącego.
Historię zleceń warto przenieść, jeśli stary system pozwala ją wyeksportować. Daje ona kontekst przy rozmowie z klientem i pozwala odzyskać uśpionych klientów sprzed dwóch sezonów.
Krok drugi: wyciągnij dane w formacie, który da się otworzyć
Poproś dotychczasowego dostawcę o eksport do Excel albo do pliku tekstowego z separatorem. Jeśli program nie ma takiej funkcji, zwykle da się dotrzeć do bazy danych na komputerze, na którym jest zainstalowany.
Jeśli prowadzisz firmę w zeszycie, nie przepisuj wszystkiego. Wprowadź stałych klientów i otwarte zlecenia, a resztę dopisuj naturalnie, w miarę jak ludzie dzwonią. Po trzech miesiącach baza i tak będzie kompletna.
Do ProTakip dane przenosimy razem z tobą: przesyłasz plik, my przygotowujemy import, ty sprawdzasz wynik przed uruchomieniem. Nie musisz robić tego sam ani wieczorami.
Krok trzeci: uporządkuj dane przed importem, nie po
To jest krok, który najczęściej się pomija i najbardziej boli później. Stara baza prawie zawsze zawiera trzy rodzaje śmieci: duplikaty tego samego klienta, numery w kilku różnych formatach i puste albo skrócone adresy.
- Ujednolić format numerów telefonu, żeby rozpoznawanie dzwoniącego trafiało za pierwszym razem
- Scalić duplikaty, zwłaszcza tych klientów, którzy raz są zapisani z imieniem, a raz z nazwą firmy
- Uzupełnić brakujące adresy przynajmniej do poziomu ulicy i numeru
- Usunąć wpisy testowe i osoby, które od lat nie zamawiały i nie odbierają telefonu
Przy okazji przejrzyj cennik. Migracja jest dobrym momentem, żeby uporządkować pozycje i jednostki zgodnie z poradnikiem o budowaniu cennika, zamiast przenosić stare stawki bez zastanowienia.
Krok czwarty: tydzień pracy równoległej
Nie przełączaj firmy z dnia na dzień i nie rób tego w szczycie sezonu. Najbezpieczniejszy schemat to tydzień równoległy: wszystkie nowe zlecenia zakładasz w nowym programie, a zlecenia już rozpoczęte kończysz po staremu.
Po tygodniu stary system służy już tylko do podglądu, a po dwóch nikt do niego nie zagląda. W tym czasie zespół uczy się narzędzia na bieżącej pracy, a nie na szkoleniu, którego i tak nikt nie zapamiętuje.
Dobrze jest zacząć od jednej funkcji, która pomaga od pierwszego dnia: rozpoznawania dzwoniącego albo etykiet z kodem kreskowym. Reszta dokłada się sama, gdy ludzie zobaczą, że narzędzie im ułatwia, a nie dokłada pracy.
Krok piąty: lista kontrolna przed wyłączeniem starego systemu
Zanim uznasz przenosiny za zakończone, przejdź przez kilka punktów. Zajmuje to pół godziny i oszczędza kilka nieprzyjemnych tygodni.
- Liczba klientów w nowym systemie zgadza się z liczbą po odjęciu duplikatów
- Losowo wybrani klienci mają poprawny numer, adres i historię
- Wszystkie otwarte zlecenia są w nowym systemie z właściwym etapem
- Cennik i usługi dodatkowe są kompletne, a kwoty liczą się poprawnie
- Każdy pracownik ma własne konto i właściwe uprawnienia
- Szablony wiadomości WhatsApp są ustawione i przetestowane
- Masz własną kopię danych ze starego systemu, zapisaną poza nim
Ostatni punkt jest najważniejszy. Zachowaj eksport starych danych u siebie, nawet jeśli już go nie potrzebujesz. Dane firmy powinny być twoje niezależnie od tego, z jakiego programu korzystasz, o czym mówi też tekst jak wybrać program.
Czego się spodziewać w pierwszym miesiącu
Pierwszy tydzień bywa wolniejszy, bo ludzie szukają przycisków. Od drugiego tygodnia zaczynają się widoczne efekty: mniej telefonów z pytaniem o termin, bo działają powiadomienia, i jaśniejszy obraz pieniędzy, bo wpłaty zapisują się przy zleceniach, jak opisuje poradnik o rozliczeniach i należnościach.
Pierwsze trzy miesiące pracy z ProTakip są bez opłat, więc cały ten proces, razem z tygodniem równoległym i sezonowym szczytem, można przejść bez zobowiązania. Aplikacja działa na systemach Android i iOS, także offline.
Najczęściej zadawane pytania
Ile trwa przeniesienie danych?
Sam import zwykle jest kwestią jednego dnia roboczego od otrzymania pliku. Więcej czasu zajmuje porządkowanie danych przed importem, zwłaszcza scalanie duplikatów i ujednolicanie numerów telefonów.
Czy muszę przenosić całą historię zleceń?
Nie. Krytyczne są klienci z numerami, adresy, cennik i otwarte zlecenia. Historia zrealizowanych zleceń jest cenna, ale można ją dodać później albo pominąć, jeśli stary program nie pozwala jej wyeksportować.
Czy firma może pracować w trakcie przenosin?
Tak i tak właśnie należy to robić. Tydzień pracy równoległej oznacza, że nowe zlecenia trafiają do nowego programu, a rozpoczęte kończysz po staremu. Nie ma dnia przestoju.
Co jeśli mam wszystko w zeszycie?
Wprowadź stałych klientów i otwarte zlecenia, a resztę dopisuj przy okazji rozmów. Po kilku tygodniach baza wypełni się naturalnie, bez wieczorów spędzonych na przepisywaniu.
Czy odzyskam swoje dane, gdybym chciał odejść?
Tak, dane firmy pozostają twoje i możesz je wyeksportować. Warto zadać to pytanie każdemu dostawcy przed rozpoczęciem współpracy i zachować własną kopię eksportu również ze starego systemu.