Sobota rano, czwarte piętro i zepsuta winda
Sobota, wpół do dziewiątej. Ekipa dojeżdża pod blok i dowiaduje się, że mieszkanie jest na czwartym piętrze, winda nie działa od środy, a klientka spakowała dwa razy więcej rzeczy, niż mówiła przez telefon. Bus stoi na zakazie, druga przeprowadzka zaplanowana na trzynastą przesuwa się o dwie godziny, a klient z tej drugiej dzwoni co dwadzieścia minut.
W przeprowadzkach cały wynik dnia zależy od informacji zebranych przy przyjmowaniu zlecenia. Piętro, winda, dojazd, zakaz postoju, liczba dużych mebli, pianino, sejf. Jeśli tego nie ma w zapisie, kierowca dowiaduje się na miejscu i płaci za to cały grafik.
ProTakip daje jedno miejsce na te informacje: kartę zlecenia z adresem początkowym i docelowym, warunkami dojazdu i uwagami, które ekipa czyta zanim wsiądzie do busa.
Zlecenie, które zna oba adresy
Przy zleceniu zapisujesz adres odbioru i adres dostawy, piętro po obu stronach, obecność windy, szerokość klatki i miejsce na postój. Do tego trafiają uwagi o rzeczach wymagających dwóch osób i o tym, co klient pakuje sam.
Uzgodnioną cenę wpisujesz do zlecenia razem z usługami dodatkowymi: pakowanie, demontaż mebli, materiały, wnoszenie po schodach. Jak ułożyć taką listę, żeby przestać liczyć w bramie, opisuje poradnik o budowaniu cennika usług.
ProTakip wystawia ofertę — z pozycjami, ilością i ceną jednostkową, kwotą z VAT lub bez, zaliczką i terminem ważności, gotową do wysłania jako PDF; po akceptacji oznaczasz ją jako przyjętą, a program sam zakłada termin realizacji. Faktury nie generuje: dokumenty księgowe wystawiasz tam, gdzie robisz to dzisiaj. Zapisujesz też ustaloną kwotę, zaliczkę i pozycje dodatkowe.
Ekipy, pojazdy i grafik dnia
Zlecenia układa się w kalendarzu z przypisaniem ekipy i pojazdu. Widać, który bus jest zajęty od której godziny i ile osób pracuje na danym zleceniu. Przy przesunięciu terminu wystarczy przenieść pozycję, a ludzie widzą zmianę w telefonie.
Każdy pracownik ma własne konto z kodem zaproszenia i własne uprawnienia. Ekipa widzi swoje zlecenia, adresy i uwagi, ale nie widzi obrotu firmy. Raport wydajności pokazuje, ile zleceń wykonała każda ekipa w wybranym okresie.
W trasie zespół używa czatu wewnętrznego i mówienia jednym przyciskiem, więc kierowca nie musi pisać za kierownicą. Aplikacja działa offline, co ma znaczenie w windach, garażach i poza miastem.
Trasy, mapa i śledzenie pojazdów
Zlecenia dnia widać na mapie z podziałem na dzielnice, więc układanie kolejności przestaje być zgadywanką. Przy transportach międzymiastowych widok trasy pomaga ocenić, czy da się dołożyć drugi kurs tego samego dnia.
Pozycję pojazdów widać w podglądzie, dzięki czemu osoba przy telefonie odpowiada klientowi konkretnie, zamiast obiecywać, że ekipa zaraz będzie. To jest ta sama zasada co przy odbiorach w firmach prania dywanów: trasa układana z listy, nie z pamięci.
Klient, który wie, gdzie jest jego bus
Wiadomość WhatsApp wysłana automatycznie przy potwierdzeniu terminu i w dniu przeprowadzki zdejmuje większość telefonów kontrolnych. Klient dostaje przedział godzinowy i imię kierowcy, a nie ogólne zapewnienie, że ktoś przyjedzie. Wzory takich wiadomości są w poradniku o powiadomieniach.
Gdy klient dzwoni, na ekranie widać jego nazwisko, oba adresy i status zlecenia, także bez internetu. Szczegóły opisuje tekst o identyfikacji dzwoniącego.
Pieniądze: zaliczki, gotówka w trasie i zaległości
Część klientów płaci zaliczkę przy rezerwacji terminu, reszta rozlicza się na miejscu, a firmy przelewem po kilku dniach. Kierowca zaznacza wpłatę w telefonie zaraz po zakończeniu, więc wieczorem gotówka zgadza się z listą albo od razu widać różnicę.
Kasa prowadzi przychody i wydatki, w tym paliwo i opłaty drogowe, z podziałem na okres i osobę. Otwarte salda klientów firmowych widać przy ich kartach, a rutynę przypominania o płatnościach opisuje poradnik o rozliczeniach i należnościach.
Bazę klientów przenosimy z arkusza Excel albo z poprzedniego systemu, o czym mówi poradnik o zmianie programu. Zanim wybierzesz narzędzie, warto przejść przez listę pytań w tekście jak wybrać program. Pierwsze trzy miesiące są bez opłat.
Ostatni weekend miesiąca i wrzesień w mieście akademickim
Przeprowadzki mają swój kalendarz i każdy przewoźnik go zna: koniec miesiąca, soboty, wakacje oraz wrzesień w Krakowie czy we Wrocławiu, kiedy studenci wprowadzają się do wynajętych mieszkań. W te dni jedno źle ocenione zlecenie przesuwa trzy następne.
Kalendarz z przypisanymi ekipami i pojazdami pokazuje realną pojemność dnia, a nie życzenia. Przy telefonie widzisz, że sobota jest zajęta do czternastej, więc podajesz konkretną godzinę zamiast obietnicy, którą trzeba będzie odwoływać w piątek wieczorem.
Po sezonie te same dane odpowiadają na pytanie, czy opłaca się trzeci bus. Liczba zleceń, godziny pracy i obrót w podziale na ekipy pokazują, ile dni w miesiącu naprawdę brakowało pojazdu, a ile razy stał on pod firmą.
Warto też pamiętać o godzinach. W centrum Warszawy czy Krakowa załadunek o ósmej rano wygląda zupełnie inaczej niż o czternastej, bo zmienia się i ruch, i realna możliwość zatrzymania busa pod klatką. Jeśli takie uwagi zapisujesz przy adresie, kolejna ekipa jadąca w to samo miejsce nie uczy się tego od nowa, a osoba przy telefonie od razu wie, jaką godzinę można obiecać klientowi z tej ulicy.
Uszkodzenia, reklamacje i spokojna rozmowa
W przeprowadzkach prędzej czy później pada zdanie o zarysowanej komodzie. Rozmowa wygląda zupełnie inaczej, gdy przy zleceniu są zdjęcia sprzed załadunku i uwagi spisane przy odbiorze mebli, z datą i nazwiskiem osoby, która je wpisała.
Warto wyrobić w ekipach jeden nawyk: kilka zdjęć przed wniesieniem rzeczy do busa, zwłaszcza przy meblach lakierowanych, sprzęcie elektronicznym i kartonach, które klient pakował sam. To trzy minuty pracy, które kończą większość późniejszych sporów.
ProTakip zapisuje te dowody przy zleceniu, ale nie prowadzi ubezpieczeń, nie wystawia faktur i nie zastępuje księgowości. Daje historię zlecenia, dokumentację zdjęciową i zestawienie kwot, a formalności zostają tam, gdzie załatwiasz je dzisiaj.
Najczęściej zadawane pytania
Czy program wystawia faktury dla firmy transportowej?
Nie. ProTakip prowadzi zlecenia, ekipy, trasy, wpłaty i salda, natomiast faktury oraz księgowość zostają w programie do fakturowania lub w biurze rachunkowym. Z ProTakip bierzesz zestawienie wykonanych kursów i kwot.
Czy zapiszę piętro i informację o windzie?
Tak. Przy każdym adresie zapisujesz piętro, obecność windy, warunki dojazdu i uwagi o dużych meblach. Ekipa czyta te dane przed wyjazdem, więc rzadziej dochodzi do sytuacji, w której zlecenie trwa dwa razy dłużej, niż zakładano.
Czy zobaczę, gdzie są moje busy?
Tak, w podglądzie mapy widać pozycje pojazdów i zlecenia dnia z podziałem na dzielnice. Ułatwia to układanie kolejności kursów i udzielanie klientowi konkretnej odpowiedzi o godzinie przyjazdu.
Czy kierowca może zaznaczyć płatność na miejscu?
Tak. Wpłatę i wpłatę częściową zaznacza się w telefonie od razu po zakończeniu zlecenia, także bez internetu. Dane trafiają do kasy, więc wieczorne rozliczenie gotówki jest porównaniem dwóch liczb.
Ile pojazdów i osób obsłuży program?
Nie ma sztywnego limitu ekip ani pojazdów. Pracowników dodajesz kodem zaproszenia i nadajesz im uprawnienia, a zlecenia przypisujesz do konkretnych osób i busów w kalendarzu dnia.