Заявка на квартирный переезд: трёшка, пятый этаж без лифта, пианино, «переезжаем в субботу». Диспетчер записал в чат, водителю сказал голосом, грузчикам — тоже голосом. В субботу приезжают двое вместо четверых, про пианино никто не предупредил, машина оказалась мала. Клиент недоволен, часы простоя никто не считал, а сколько в итоге заработали на этом заказе — узнать невозможно.
В грузоперевозках учёт ломается на стыке «принял заявку» и «поехали». ProTakip держит заявку одной карточкой от звонка до закрытия: объём работ, машина, экипаж, расчёт, оплата и остаток — всё в одном месте, доступном и диспетчеру, и водителю в дороге.
Программа для учёта грузоперевозок: одна заявка — одна карточка
Заявка заводится с адресом загрузки и выгрузки, датой и временем, описанием груза и требованиями: этаж, лифт, разрешение на въезд, нужен ли такелаж. Дальше она движется по этапам — принята, назначена, в работе, выполнена, оплачена.
Всё, что раньше жило в переписке и в голосовых, оказывается в карточке. Водитель открывает заявку и видит те же данные, что диспетчер, включая комментарий «во дворе шлагбаум, звонить за 15 минут». Это убирает основную причину простоев.
Отдельно фиксируется состав экипажа: сколько грузчиков едет, какая машина назначена, нужен ли второй рейс. Именно на этом чаще всего рассыпается квартирный переезд — заявку принял один человек, машину назначил другой, а про третьего грузчика не вспомнил никто. Когда всё записано в одной карточке, вопрос «а нас предупреждали?» просто не возникает.
История по клиенту сохраняется: компании, которые возят регулярно, при повторном обращении не пересказывают одно и то же — прошлые маршруты и условия уже в карточке.
Расчёт стоимости: час, объём, расстояние или пакет
Квартирный переезд считают по часам с экипажем, межгород — по километрам, разовую доставку — фиксированной ценой, регулярную работу с юрлицом — по договорному тарифу. В ProTakip все эти варианты описываются в прайсе, а стоимость собирается из позиций.
Отдельными строками добавляются такелаж, подъём без лифта по этажам, разборка и сборка мебели, упаковочные материалы, ожидание. Именно эти позиции обычно теряются при устном расчёте — и именно они делают разницу между прибылью и работой в ноль.
Клиент видит расчёт по строкам, а не одну сумму, поэтому меньше споров на выгрузке. Как выстроить такой прайс, разобрано в материале о составлении прайс-листа.
Диспетчеризация: машины, экипажи и день в целом
Заявки распределяются между водителями и бригадами, у каждого в телефоне только его список. Статус меняется прямо в дороге, диспетчер видит изменения сразу и не тратит день на контрольные звонки «вы загрузились?».
Календарь показывает загрузку по датам: сколько заявок на субботу, сколько машин свободно, куда ещё можно взять заказ. Это позволяет отвечать клиенту сразу, а не «я перезвоню, уточню по машинам».
Внутренний чат и режим рации закрывают оперативную связь между диспетчером и экипажами — без личных мессенджеров и без потери переписки при смене сотрудника.
Маршрут, карта и адреса
Адреса заявок отображаются на карте, точки можно группировать по районам и собирать в маршрут дня. Для доставок по городу это прямая экономия: несколько адресов в одной части города вместо метаний из конца в конец.
Водитель отмечает выполненные точки в приложении, и заявка автоматически переходит в следующий статус. В офисе не нужно ждать вечернего отчёта, чтобы понять, что сделано.
Для межгорода ценность другая: важен не маршрут внутри города, а сама фиксация факта. Загрузились в четверг утром, выгрузились в пятницу вечером — эти отметки остаются в заявке и потом отвечают на вопрос, сколько реально занимает направление и правильно ли оно посчитано в прайсе. Через несколько месяцев накопленные данные показывают, какие рейсы кормят компанию, а какие берутся по привычке.
Определитель номера: входящий звонок с контекстом
На Android при звонке на экране появляется карточка: имя или название компании, прошлые перевозки, открытый баланс. Диспетчер начинает разговор по делу, а не с выяснения, кто это и возили ли мы его раньше.
Функция работает без интернета — в дороге, за городом и в паркингах это имеет значение. Подробности — в руководстве по определителю номера.
Уведомления клиенту в WhatsApp
Клиенту уходит сообщение по вашему шаблону: заявка принята на такую-то дату, машина выехала, работа завершена. Для переезда это снимает нервозность и половину входящих звонков — человек и так волнуется за своё имущество.
Шаблоны вы формулируете сами. Что и когда отправлять, чтобы это помогало, а не раздражало, разобрано в материале про уведомления клиентов в WhatsApp.
Постоянные заказчики и повторные перевозки
Разовый квартирный переезд — это выручка, а магазин, который каждую неделю возит товар со склада, — это стабильность. Разница между этими двумя типами клиентов видна только тогда, когда история перевозок сохраняется в карточке, а не рассыпается по чатам разных диспетчеров.
В карточке остаются прошлые маршруты, объёмы, требования по машине и договорной тариф. При повторном обращении заявка заводится за минуту: адреса те же, условия известны, ничего не нужно уточнять заново. Для клиента это выглядит как компетентность, для вас — как экономия времени диспетчера.
Заметки закрывают повторяющиеся мелочи, которые каждый раз всплывают на месте: «пандус только с торца», «пропуск заказывать за сутки», «после 18:00 въезд закрыт». Один раз записанное условие перестаёт быть причиной простоя.
Деньги: предоплата, наличные в рейсе и постоплата юрлиц
Схем оплаты в перевозках несколько: предоплата за бронь, расчёт по факту наличными, безналичная постоплата у компаний. Все они ведутся в карточке — внесено, остаток, дата обещанного платежа. Водитель отмечает полученные деньги сразу, а не вспоминает вечером.
Касса собирает и расходы: топливо, ремонт, выплаты грузчикам, аренда машин. Отчёты по периоду и сотруднику показывают, какой экипаж приносит больше и какие направления реально прибыльны. Практика работы с остатками описана в материале про оплаты и задолженности клиентов.
Офлайн, устройства и запуск
Приложение работает на Android и iOS. В дороге связь пропадает регулярно, поэтому заявки открываются, меняются и закрываются офлайн, а синхронизация проходит при появлении сети.
Существующую базу клиентов можно загрузить из Excel или перенести из прежней системы — см. перенос данных на новую программу. Первые три месяца — бесплатно.
Если у вас есть сопутствующие направления, они ведутся в том же приложении: ремонт и отделка или клининг после переезда. Перед выбором системы стоит свериться со списком критериев выбора программы учёта.
Частые вопросы
Можно ли считать заказ по часам, а не по фиксированной цене?
Да. В прайсе описываются разные способы расчёта: за час работы экипажа, за километр, фиксированной ценой или договорным тарифом. Такелаж, подъём по этажам и упаковка добавляются отдельными позициями.
Видит ли водитель заявку в телефоне?
Да. Водителю доступен только его список заявок с адресами, временем и комментариями. Статус он меняет прямо в дороге, и диспетчер видит это сразу, без контрольных звонков.
Что если в рейсе пропадает связь?
Приложение работает офлайн: заявку можно открыть, изменить и закрыть без интернета. Данные синхронизируются с командой, как только телефон снова поймает сеть.
Как вести расчёты с компаниями, которые платят раз в месяц?
Открытый баланс по клиенту виден в его карточке: сколько перевозок выполнено, на какую сумму, что уже оплачено. Частичные платежи учитываются отдельно, остаток пересчитывается автоматически.
Можно ли планировать маршрут по нескольким адресам?
Адреса заявок отображаются на карте и группируются по районам, чтобы собрать точки одного дня в разумный маршрут. Водитель отмечает выполненные адреса, и статус заявки обновляется.