Понедельник, восемь заказов, четыре бригады. Один клиент перенёс уборку на вторник — сообщил в мессенджер администратору, который сегодня выходной. Бригада всё равно приехала. Другой объект обслуживается по абонементу дважды в неделю, но кто именно там был в прошлый четверг и во сколько закончил — восстановить невозможно. Зарплата считается по фотографиям графика в переписке.
Клининг — бизнес расписания и повторяемости. Разовые уборки приносят выручку, регулярные объекты — стабильность, и обе части рушатся, когда график живёт в чатах. ProTakip ведёт заказы, расписание, бригады, прайс и деньги в одном приложении на Android и iOS.
Программа для клининговой компании: что она должна закрывать
Запрос «программа для клининговой компании» обычно скрывает три задачи: не потерять заказ, знать, кто из сотрудников где был, и понимать деньги по каждому объекту. Всё остальное — вторично.
В ProTakip заказ заводится с клиентом, адресом, датой, временем и составом работ из прайса. Он проходит этапы — принят, назначен, в работе, выполнен, оплачен, — и в любой момент видно состояние дня целиком.
Абонентские клиенты ведутся так же, только их визиты планируются в календаре заранее. Регулярный объект перестаёт зависеть от того, помнит ли администратор о нём в этот четверг.
Слово «клининг» в этой нише не случайно закрепилось вместо «уборки»: речь идёт о компании с бригадами, графиком и договорами, а не о разовой помощи по дому. Учёт здесь нужен ровно по этой причине — управлять приходится не работой одного человека, а расписанием нескольких команд на разных адресах одновременно.
Расписание и календарь: день видно целиком
Календарь показывает, что назначено на сегодня и на неделю: адреса, время, назначенные сотрудники. Когда клиент просит перенести уборку, изменение вносится в заказ, и его сразу видят все — включая бригаду, которая иначе приехала бы зря.
Напоминания снимают вторую типичную потерю: клиента, который обслуживался раз в месяц и незаметно выпал. Плановый визит появляется в списке в нужную дату, и о нём есть кому вспомнить.
Клиенту при этом можно отправить сообщение в WhatsApp по вашему шаблону: подтверждение времени, «бригада выехала», «уборка завершена». Что писать и когда — в материале про уведомления клиентов в WhatsApp.
Бригады, районы и маршрут дня
Заказы распределяются между сотрудниками, у каждого в телефоне только его список с адресами и временем. Статус меняется на объекте, поэтому в офисе знают о завершении уборки в момент завершения, а не вечером.
Карта и районы помогают собрать адреса дня в разумный маршрут: два объекта в одном районе подряд вместо переездов через город. Для бригад на общественном транспорте это особенно заметно.
Внутренний чат и режим рации дают быструю связь с бригадами: «у клиента нет пылесоса, возьмите свой» доходит мгновенно и остаётся в рабочем контуре, а не в личном мессенджере старшего смены.
Прайс: за квадратный метр, за час, за объект
Генеральная уборка считается за м², поддерживающая — за час, уборка после ремонта — с коэффициентом, мытьё окон — поштучно. Все варианты описываются в прайсе один раз, и цена перестаёт зависеть от того, кто принимает заказ.
Дополнительные услуги — химчистка мягкой мебели, мытьё холодильника, вынос мусора, работа с высотой — добавляются отдельными позициями. Клиент получает расчёт по строкам, а не сумму «на глаз», и торг на пороге прекращается.
Логика построения такого прайса разобрана в отдельном руководстве: как составить понятный прайс-лист.
Деньги: разовые заказы, абонементы и юрлица
Разовая уборка чаще оплачивается сразу, абонемент — помесячно, офисы и управляющие компании — по постоплате. В карточке клиента видно оплаченное, частичные платежи и остаток. Касса собирает выручку и расходы: химия, инвентарь, транспорт, зарплата.
Отчёты по периоду и сотруднику отвечают на вопрос, который в клининге почти всегда остаётся без ответа: какой объект действительно прибыльный, а какой держится только на объёме. Как вести остатки без неловких разговоров, описано в материале про оплаты и задолженности клиентов.
Разовые заказы и абонементы: разная экономика
Разовая генеральная уборка даёт крупный чек и заканчивается. Абонентский объект даёт меньше за визит, но повторяется двенадцать раз в квартал. Пока и то и другое лежит в одном чате, различить их экономику невозможно — и решения о найме или о ценах принимаются вслепую.
Когда заказы ведутся в системе, разница становится очевидной. Видно, сколько времени бригада тратит на генеральную уборку и сколько на поддерживающую, какова выручка по каждому типу и какие объекты фактически убыточны из-за дороги или сложности доступа.
Отдельно видно клиентов, которые перестали заказывать. Человек, который убирался ежемесячно и не появлялся три месяца, — это не потерянный клиент, а повод отправить одно сообщение. Без учёта его исчезновение просто не замечают.
Определитель номера: клиент опознан до ответа
На Android при входящем звонке появляется карточка: имя, адрес, когда убирали в прошлый раз, есть ли долг. Администратор отвечает «Ольга Николаевна, это по квартире на Ленина?» вместо «представьтесь, пожалуйста».
Функция работает без интернета, потому что список клиентов хранится на телефоне. Подробнее — в руководстве по определителю номера.
Сотрудники: доступы, выработка и текучесть
Сотрудники подключаются по коду приглашения, права разграничены: уборщик видит свои заказы, администратор — расписание, владелец — кассу и отчёты. При увольнении доступ закрывается, а история заказов и клиентов остаётся в компании.
Отчёты показывают, сколько объектов закрыл каждый сотрудник и на какую сумму. Это снимает споры по зарплате: цифра берётся из системы, а не из фотографий графика в переписке.
Текучесть в клининге высокая, и это отдельный аргумент в пользу учёта. Когда график, адреса и особенности объектов живут в приложении, уход администратора или старшего смены не парализует работу: новый человек открывает тот же список и видит те же комментарии. База клиентов принадлежит компании, а не тому, у кого она была записана в телефоне.
Офлайн-режим, перенос данных и три бесплатных месяца
Приложение продолжает работать без интернета: заказ открывается и закрывается офлайн, синхронизация проходит при появлении связи. Для подземных паркингов и объектов с толстыми стенами это не теоретическая функция.
Базу клиентов можно загрузить из Excel или перенести из прежней программы — порядок описан в материале о переносе данных. Первые три месяца — бесплатно.
Смежные направления ведутся в том же приложении: чистка ковров и мягкой мебели, химчистка и прачечная или уборка после ремонта. Если вы ещё сравниваете варианты, начните с чек-листа критериев выбора программы учёта.
Частые вопросы
Подходит ли программа для регулярных абонентских объектов?
Да. Плановые визиты ставятся в календарь заранее и появляются в списке в нужную дату. Клиенту можно отправить подтверждение в WhatsApp, а бригада видит свой адрес и время в телефоне.
Как считать зарплату уборщиков?
Заказ закрепляется за сотрудником, а отчёты фильтруются по сотруднику и периоду. Видно, сколько объектов закрыто и на какую сумму, поэтому расчёт берётся из системы, а не из переписки.
Можно ли считать уборку за квадратный метр и за час одновременно?
Да. В прайсе описываются разные способы расчёта: за м², за час, за объект или поштучно за окна. Дополнительные услуги добавляются к заказу отдельными позициями.
Что видит сотрудник в приложении?
Только свои заказы: адрес, время, состав работ и комментарии. Касса и общие отчёты доступны владельцу. При увольнении доступ закрывается, а данные клиентов остаются в компании.
Нужен ли интернет на объекте?
Нет. Заказ можно открыть и закрыть офлайн, данные синхронизируются позже. Определитель номера на Android тоже работает без интернета, потому что база клиентов хранится на телефоне.