Dijous a dos quarts de quatre truca una treballadora i diu que demà no pot
Tens set serveis programats per divendres: tres pisos a Gràcia, un despatx a Sants, dues oficines al polígon i una casa a Sant Cugat que només es neteja cada quinze dies. Ara has de refer el divendres sencer amb el telèfon a l'orella, mirant una llibreta i un grup de WhatsApp on ningú no troba res. La clau del despatx de Sants la té la companya que ha caigut malalta.
Qualsevol empresa de neteja de llars i oficines coneix aquesta tarda. El problema no és la baixa: és que la informació viu repartida entre caps, llibretes i converses. Quan una peça del trencaclosques falta, tot el dia s'ha de reconstruir a mà.
ProTakip posa el calendari, els clients, les adreces i l'equip al mateix lloc. Si dissabte cal moure un servei, el mous, la persona assignada ho veu al seu mòbil i el client rep l'avís. Res no depèn que algú es recordi de dir-ho.
Calendari, cites i serveis que es repeteixen sols
La major part de la facturació d'una empresa de neteja ve de feines repetides: cada dimarts al matí, cada primer i tercer dijous, cada últim divendres de mes. A ProTakip aquestes feines es defineixen com a treball periòdic per client, amb la freqüència setmanal —triant el dia— o mensual, i el calendari es va omplint sol.
Cada cita porta l'adreça, l'hora prevista, la persona assignada i les notes del lloc. Al calendari veus la setmana sencera i on hi ha forats, que és exactament el que necessites quan un client nou et demana si li pots entrar dimecres a la tarda.
Si un servei s'ha de moure, es mou en el calendari i prou. La cita canvia de dia sense arrossegar cap altra data ni desordenar la resta de la setmana.
Fitxa del client: adreça, clau, codi de portal i manies
El valor real d'una empresa de neteja no és el material: és tot allò que se sap de cada casa. Que el pis del carrer Gran no té ascensor. Que la clau és a la caixa forta del replà i el codi és un altre des del gener. Que a l'oficina del polígon la porta de darrere s'obre fins a les set. Que la senyora del segon no vol lleixiu al parquet.
Tot això va a la fitxa del client, amb l'historial de serveis fets i les persones de contacte. Quan una companya cobreix una substitució, no ha de trucar a ningú: ho llegeix abans d'entrar. El dia que canviï el codi del portal, es canvia una vegada i tothom el veu actualitzat.
Equip, permisos i hores treballades
Els treballadors entren amb un codi d'invitació i tu decideixes quina informació veu cadascú. Una persona de camp veu les seves cites del dia i els seus clients; no cal que vegi la caixa ni els marges. La propietària ho veu tot.
Cada servei queda registrat amb qui l'ha fet i quan, i sobre això pots mirar el rendiment per persona i per període. Serveix per pagar bé les hores, però sobretot per respondre amb dades quan un client diu que l'equip va marxar aviat. També hi ha xat intern i funció de parlar prement, molt més ràpid que escriure amb guants.
Pressupostos per a comunitats, oficines i neteges de xoc
Les feines grans —una neteja de final d'obra, l'escala d'una comunitat, una oficina sencera al setembre— no es tanquen per telèfon. Amb el mòdul de pressupostos crees un document amb línies detallades, adreça del servei, metres quadrats, IVA inclòs o exclòs, bestreta i data de validesa.
El pressupost passa per esborrany, enviat i acceptat, rebutjat o caducat, de manera que saps què està obert de veritat. Es genera en PDF i es comparteix; quan el client l'accepta, la cita es crea automàticament al calendari. Al guia per triar programa hi ha les preguntes que convé fer abans de triar cap eina d'aquest tipus.
Avisos al client per WhatsApp
Un recordatori la vespra —dia, franja horària i nom de la persona que entrarà— evita la majoria dels malentesos i les portes tancades. ProTakip envia aquests avisos per WhatsApp o com a notificació dins de l'aplicació, amb plantilles que escrius una vegada.
També és útil el missatge de després: servei fet, hores dedicades i qualsevol incidència. Per a un client d'empresa, aquesta traça val tant com la neteja mateixa. Al manual d'avisos al client hi trobaràs models de text per a cada moment.
Cobraments mensuals, saldo pendent i caixa
Amb clients periòdics el cobrament acostuma a ser mensual, i és fàcil que se t'escapi una setmana no facturada o un client que fa dos mesos que no paga. Cada client de ProTakip té el seu compte amb saldo acumulat, data de venciment i repartiment del cobrament entre les feines obertes.
La caixa registra ingressos i despeses per període i per treballador, i els informes et diuen quins clients aporten de veritat. ProTakip no és un programa de comptabilitat i la teva gestoria continua fent la seva feina; el que et dona és el control diari perquè, quan arribi el moment de l'IVA, els números ja quadrin. Al manual de cobraments expliquem la rutina setmanal. Si ara ho portes amb fulls d'Excel o amb un altre programa, el guia de canvi de programa cobreix el trasllat de les dades.
Per estructurar les tarifes per hora, per servei o per paquet tancat hi ha el manual de la llista de preus; per reconèixer les trucades entrants sense connexió, el identificador de trucades; i si també neteges catifes, tapisseria o cortines dels teus clients, el programa de neteja de catifes.
Preguntes freqüents
Puc programar un servei que es repeteix cada setmana el mateix dia?
Sí. Els serveis periòdics es defineixen per client amb freqüència setmanal, triant el dia concret, o mensual. El calendari es va omplint sol i qualsevol cita es pot moure sense afectar la resta.
On guardo les claus, els codis de portal i les instruccions de cada casa?
A la fitxa del client, juntament amb l'adreça, les persones de contacte i l'historial de serveis. Qui fa una substitució ho llegeix abans d'entrar i no ha de trucar a ningú.
Les treballadores poden veure la caixa i els preus?
Només si tu ho vols. Els permisos es configuren per persona: una treballadora de camp pot veure les seves cites i els seus clients sense accedir a la informació econòmica.
Serveix per a comunitats de veïns i clients d'empresa?
Sí. Per a aquests casos acostuma a funcionar la combinació de pressupost detallat, servei periòdic al calendari i compte de client amb saldo acumulat i cobrament mensual.
Es pot fer servir des de diversos mòbils alhora?
Sí. Cada persona de l'equip té el seu accés a Android o iOS i veu la informació actualitzada. Si en algun lloc no hi ha cobertura, l'aplicació continua funcionant i se sincronitza després.