火曜の朝八時、空室の玄関前で鍵を受け取る
火曜の朝八時前。担当のスタッフは事務所を通らず、直接その空室のマンションの前に立っています。前の入居者が先週退去したばかりの3LDK。エアコンが二台、レンジフードには油がしっかり乗っていて、内見のご予約が今週の土曜に入っていると聞いています。鍵はキーボックスの中で、暗証番号は昨日の夕方、事務所から電話で伝えられたものです。
ここまでは、よくある一日の始まりです。困るのはその先でした。番号を伝えた事務の方はその日お休みで、十時に合流する予定だったもう一人は前の現場が押しています。そこへ管理会社のご担当者から「同じ棟の三階も一緒にお願いできますか」というご連絡。追加の一部屋をいくらで受けたのか、誰が何時間入ったのか、鍵をいつ返したのかは、その日の記憶と、夜に書くつもりだった手書きのメモの中にしかありません。
ProTakip は、この一日をそのまま記録するための管理システムです。予約、担当者、ご住所、鍵や入館の方法、作業の開始と終了、料金、集金の状況が、ひとつの現場のカードにまとまります。事務所のパソコンを開かなくても、現場のスタッフの端末にも経営者の端末にも同じ内容が出ます。社長ご自身も道具を持って現場に入る、三人四人という規模の会社を想定して作られています。
予約とカレンダーで、一日の現場を先に並べる
ハウスクリーニングの一日は、性格の違う仕事が混ざります。午前は定期清掃で入っているオフィスの床、午後は退去後の空室、夕方に一件だけエアコンクリーニングのスポットのご依頼。ProTakip では、この予定を日ごと、そしてスタッフごとに並べて見られます。誰の午後が空いているのか、どの現場に何人必要なのかが、頭の中の表ではなく画面の上にあります。
予定は当日でも動きます。前の現場が長引いた、入居者の荷物がまだ残っていた、鍵が開かなかった。こうしたときに担当や時間を差し替えると、関係するスタッフの端末の一覧がその場で変わります。電話を三本かけて全員に伝え直す作業が要らなくなり、伝え忘れた一人が古い予定のまま別の現場へ向かってしまう、という事故も起きません。絨毯やソファの洗浄も一緒に請け負っている会社は、カーペットクリーニング業の管理システムのページも併せてご覧ください。
お客様側への事前のご連絡も、予定と同じ場所から扱えます。前日のリマインド、当日の到着時間のお知らせ、作業が終わったあとのご報告。どの段階でお伝えするとご迷惑にならないか、逆にどれを省くとお問い合わせが増えるのかは、お客様への進捗連絡の運用ガイドに具体的な組み立て方をまとめました。
直行直帰のスタッフと、シフトの組み方
この仕事の現場は、女性のスタッフが中心という会社が少なくありません。午前だけ、お子さんが帰る時間まで、扶養の範囲で週に三日。働き方が一人ひとり違うので、シフトは「空いている人を探す」ところから始まります。ProTakip では担当者ごとの予定が並ぶので、誰にどれだけ入ってもらっているかが一目で分かり、特定の一人に偏っていることにも早く気づけます。
スタッフの追加は招待コードで行います。事務所に集まって設定する必要はなく、コードを一つお渡しすれば、ご本人の端末から参加できます。権限を分ければ、短期でお願いする方には会社全体の売上を見せず、その方が担当する現場だけを表示できます。誰がどの現場を何件こなしたかは実績として残るため、人を増やすかどうかの判断も、感覚ではなく記録に基づいて行えます。
現場同士の連絡は、アプリの中のメッセージとプッシュ・トゥ・トークで足ります。移動中の車の中では押して話すだけ、手袋をしたままでも短い音声で確認できます。「今から向かいます」「洗剤が足りません」といった一言のために、いちいち電話をかけ直す必要がなくなります。全員に向けた連絡と、担当者ひとりへの連絡を分けられるので、関係のない人の端末が鳴り続けることもありません。
ご住所・鍵・入館の情報を顧客カードに残す
清掃の現場では、部屋にたどり着くまでが一仕事です。オートロックの解錠方法、キーボックスの位置、駐車場は建物の裏か近くのコインパーキングか、エレベーターの養生は管理室への事前申請が要るのか。こうしたことは、一度行った人の頭の中にしか残らないのが普通です。ProTakip では、これらをお客様や建物のカードに書き留めておけるので、次に別のスタッフが行っても同じように入れます。
顧客カードには、過去のご依頼も積み上がります。前回はいつ、どの範囲を、誰が、どれくらいの時間で作業したか。二度目のご依頼のときに「前回はレンジフードまででしたので、今回は浴室も一緒にいかがですか」とお声がけできるかどうかは、この記録があるかどうかで決まります。ご要望やお困りごと、立ち会いの有無といったメモも、同じカードに残せます。
お電話の受け方も変えられます。Android の端末では、着信の時点で画面にお客様のお名前、ご住所、これまでのご依頼が表示されます。名乗っていただく前に用件の見当がつくので、会話の入り口が変わります。仕組みと設定の手順は着信時の顧客表示のガイドをご覧ください。
作業時間と実績を、感覚ではなく記録で見る
三時間で終わるつもりだった空室が、実際には五時間かかる。この差が積み重なると、忙しいのに手元にお金が残らない、という状態になります。ProTakip では、現場に着いた時刻と終わった時刻をスタッフが自分の端末で記録できます。特別な作業ではなく、ボタンを一度押すだけです。手が濡れている、手袋をしている、という現場の事情があるので、押す場所は大きく、一日の中で触る回数はできるだけ少なくしてあります。
記録がたまると、見え方が変わります。同じ2LDKでも、居住中と空室では倍近く違う。エアコン一台の分解洗浄に本当は何分かかるのか。二人で入ったほうが、結局は一人で長く入るより安く上がるのか。こうしたことを、去年の同じ時期の実績から判断できるようになります。担当者ごとの集計も出せるので、教える相手と、任せてよい相手の区別もつきます。
金額の決め方そのものは、それだけで一つの仕事です。部屋の広さで決めるのか、箇所ごとに積み上げるのか、時間で受けるのか、最低受注金額をどこに置くのか。考え方の並べ方は料金表の作り方のガイドにまとめてあり、清掃業のメニューづくりにもそのまま応用できます。
清掃業の管理システムに欠かせない、定期契約の次回予定
清掃業の管理システムを探している方の多くが、実は定期の仕事で困っています。単発のスポット清掃は、受けて、行って、いただいて終わりです。ところが月に二回のオフィス、隔週の店舗、季節ごとのお宅となると、次にいつ伺うかを誰かが覚えていなければなりません。その誰かが忙しい月には、一回分がまるごと抜け落ちます。
ProTakip では、定期のご契約も次回の予定として先にカレンダーに置いておけます。担当が変わっても予定は消えませんし、前回の作業内容が顧客カードに残っているので、引き継ぎのための打ち合わせが要りません。ご契約の更新時期が近づいたお客様を、履歴から拾い出してご連絡する、という動き方もできます。
エアコンクリーニングのように季節がはっきりしている作業は、前の年のご依頼が最良の見込み客の一覧になります。去年の六月に頼んでくださったお宅に、今年の五月にお声がけする。空調の設備そのものを扱う会社向けの内容は空調設備業の管理システムのページにまとめています。
賃貸のハウスクリーニングは、管理会社からのまとめ依頼
賃貸の退去後クリーニング、いわゆる原状回復のお仕事は、入居者の方ではなく管理会社や不動産会社からのご依頼です。ハウスクリーニングと管理会社の関係は、一般のお宅とはまったく違います。単価は部屋のタイプごとにあらかじめ決まっていて、ご依頼は月にまとまって入り、お支払いは翌月にまとめて振り込まれます。一件ずつその場でいただく仕事とは、お金の流れが別ものです。担当者が代わることも多く、前回どの条件で受けたのかを毎回思い出さなければならない、という手間も生まれます。
ProTakip では、法人のお客様として登録したうえで、部屋タイプごとの単価を商品として持たせておけます。受付のときは選ぶだけで金額が決まるので、事務の方が単価表を見に行く必要がありません。月末には、その会社の分だけを期間で絞って一覧にできます。何件入って、合計いくらで、そのうちいくらがまだ入っていないかが、そのまま見えます。
未収の管理は、この業種でいちばん後回しにされる部分です。振込が一件だけ抜けていても、件数が多いと気づきません。誰の分がいくら残っているか、いつからなのかを一覧で追う手順は集金と売掛金管理のガイドに、週に一度の締めの形まで含めて書いています。
年末の大掃除の山と、始めるときの手順
十二月は、この仕事の一年でいちばん短い月です。普段の定期に加えて、大掃除のご依頼が同じ二週間に集中します。この時期に短期の応援を入れる会社にとって、覚えることが少ない仕組みかどうかは切実な問題です。ProTakip で現場のスタッフが日常的に触るのは、自分の予定の一覧、開始と終了、入金の記録の三つだけで、教えるのに時間はかかりません。
Android と iOS の両方に対応しており、Google Play と App Store から入手できます。今お使いの Excel の顧客名簿や、他社の管理ソフトからのデータ移行にも対応していますので、お客様のお名前、ご住所、お電話番号、過去のご依頼はそのまま持ち込めます。移行の手順と気をつける点は乗り換えとデータ移行のガイドに、はじめて導入する会社が何を確かめるべきかは管理システムの選び方にまとめました。
最初の3か月は無料でお使いいただけます。なお、ProTakip は会計ソフトではありません。決算の書類や申告に関わる帳票は作成できませんので、その部分は今の仕組みや税理士の先生にお任せください。ProTakip が受け持つのは、日々のご予約、現場、集金を回す部分です。電波の弱い地下の機械室や、まだ電気の通っていない空室でも、入力はいったん端末の中に保存され、電波が戻った時点で同期されます。
よくあるご質問
定期清掃とスポットの単発のご依頼を、同じ画面で管理できますか。
できます。どちらも同じ予定の一覧に並び、定期のご契約は次回の予定を先に置いておけます。前回の作業内容と担当者は顧客カードに残るので、担当が替わっても引き継ぎの打ち合わせなしで現場に入れます。
直行直帰のスタッフが多く、事務所に集まりません。それでも使えますか。
そのために作られています。スタッフの追加は招待コードで行うので、事務所に来ていただく必要はありません。ご本人の端末に自分の担当分だけが表示され、開始と終了の記録もその場で行えます。権限を分ければ、会社全体の売上は見えません。
管理会社からのご依頼を、月ごとにまとめて確認できますか。
法人のお客様として登録しておけば、その会社の分だけを期間で絞って一覧にできます。件数と合計、そのうちまだ入金されていない分が同じ画面で見られるので、翌月の振込の確認がしやすくなります。部屋タイプごとの単価は商品として登録しておけます。
鍵の預かりや、オートロックの解錠方法のような情報も残せますか。
お客様や建物のカードにメモとして残せます。キーボックスの位置、駐車場の場所、エレベーターの養生に事前申請が要るかどうかなど、次に別のスタッフが行っても同じように入れるための情報を書き留めておけます。閲覧できる範囲は権限で分けられます。
エアコンクリーニングのように、作業内容ごとに料金が違う場合はどうしますか。
作業を商品として登録し、単位を選べます。広さで決めるもの、箇所ごとに決めるもの、時間で受けるもの、定期のパック料金を、同じ伝票の中で混ぜて登録できます。追加のご依頼は別枠で足せるので、基本と追加の内訳をお客様にご説明しやすくなります。