日曜の夜九時、二階の天井から水が落ちてきたという電話
日曜の夜九時過ぎ。管理会社のご担当者からお電話が入ります。三丁目のマンション、二階の天井から水が落ちてきている、上のお部屋はご不在。明日の午前は、別のお宅の分電盤の交換が入っています。工具を積んだ車は自宅の前、部材は運転席の後ろの箱の中。今から向かうのか、明日の朝一番にするのか、その場で決めなければなりません。決めた結果を明日のお客様にお伝えするのも、こちらの仕事です。
電気工事士も、水回りの設備業者も、一日の中に二種類の仕事を抱えています。ひとつは前から決まっている計画された工事、もうひとつは今日いきなり入ってくる緊急です。どちらも同じ手帳に書かれ、同じ携帯電話に着信します。緊急が二件重なった日は、計画のほうが後ろへずれます。ずれたことをお客様にお伝えし忘れると、翌朝に誰もいない現場でお客様が待つことになります。
ProTakip は、この二種類を同じ一覧の上に置くための管理システムです。案件ごとに状態を持ち、今どれが未着手で、どれが作業中で、どれが完了したのかが分かります。事務所にパソコンがなくても、今お使いのスマートフォンがそのまま端末になります。従業員が一人もいない一人親方の方でも、初日から使えるように作られています。
設備工事の管理システムで、緊急と計画を同じ一覧に
ProTakip の中心にあるのは、作業指示の状態です。受付、訪問予定、作業中、完了。夜に入った漏水も、三か月前から決まっていた分電盤の交換も、同じ形で並びます。並んでいるからこそ、今日どれを後ろに回すかの判断ができます。手帳と着信履歴に散らばっていると、落としたことにすら気づけません。忘れた一件を思い出すのは、たいてい相手からの二度目のお電話です。その時点で、次の依頼はもう別の業者に回っています。
状態を動かすのは現場です。作業が終わった時点で端末で完了に変えれば、事務所の画面もその瞬間に変わります。管理会社から「あの件はどうなりましたか」とお問い合わせをいただいたときに、折り返しますと言わずに済みます。誰がいつ動かしたかも残るので、後から経緯を思い出す必要がありません。ひとつの物件で何度も呼ばれる仕事では、この履歴がそのまま次の受注につながります。
扱う工事が広がっても、形は同じです。空調の入れ替えを一緒に請け負う方は空調設備工事の管理システムを、内装まで含めてお受けになる方はリフォーム業の管理システムのページも併せてご覧ください。受付の項目と単価だけを、それぞれの仕事に合わせて変えていきます。電気と水回りの両方を一人で見ている方も、同じ一覧の中で分けて扱えます。
着信で相手が分かる — 繰り返しの依頼主をすぐ特定
この仕事の電話は、番号だけでは誰か分かりません。管理会社のご担当者、不動産会社、去年ブレーカーを直したお宅、はじめてのお客様。深夜や休日にかかってくる電話ほど、出る前に相手が分かっていることに価値があります。運転中に鳴った一本を取るかどうかも、相手が分かれば迷いません。折り返しの順番も、番号の羅列を見ながら考えずに済みます。
Android の端末では、電話が鳴った時点でお名前、ご住所、これまでの作業の履歴が画面に出ます。「先月の給湯器の件でしょうか」と最初に言えるかどうかで、会話の長さが変わります。圏外でも動作するように作られているので、地下の駐車場や鉄骨の建物の中でも表示されます。仕組みと設定は着信時の顧客表示のガイドをご覧ください。
顧客カードには、これまでの訪問がすべて残ります。同じ建物の別のお部屋からご依頼が来たとき、前回どこをどう直したかが出れば、現場に着く前に見当がつきます。二度目からの訪問が短くなるのは、この積み重ねです。部屋番号ごとの記録が溜まった物件は、他社が入りにくい物件になります。管理会社のご担当者が代わっても、こちらに記録が残っていれば、引き継ぎの役目までこちらが果たせます。
作業指示の割り当てと、一人で回る一日
従業員がいない一人親方でも、この仕組みは効きます。今日の訪問先が順番に並び、終わったものから消えていく。それだけで、夕方に「あと一件あった気がする」と手帳を探す時間がなくなります。緊急が入って予定を崩した日ほど、この一覧が最後の確認になります。移動の合間に片手で見られることが条件ですので、必要な操作は数えるほどしかありません。
人を入れる段階になったら、招待コードで追加します。権限を分ければ、若い職人には会社全体の入出金を見せず、自分の担当する作業指示だけを表示できます。誰がどれだけ処理したかは実績として残るので、一人で回らせてよいかどうかの判断も、感覚ではなく記録から決められます。どの種類の作業を何件こなしたのかが残るので、任せる範囲を少しずつ広げていけます。
連絡は、アプリの中のメッセージとプッシュ・トゥ・トークで足ります。天井裏で片手がふさがっていても、押して話すだけなら使えます。現状の写真を一枚送って判断を仰げると、往復の移動が一度消えます。文字で残しておきたい指示はメッセージに、急ぐ確認は音声に、と使い分けるのが現実的です。
作業時間の記録と、現場での集金
設備の仕事は、時間で決まる部分が大きい仕事です。ProTakip では商品と追加サービスを登録するときに、時間単価、件数単価、パック料金のいずれでも設定できます。深夜や休日の割り増し、出張の基本料金を別の項目として登録しておけば、現場ではそれを選ぶだけで金額が決まります。単価が登録されていれば、電話口の説明もぶれません。同じ作業なのに、受けた人によって金額が違うということがなくなります。
入金はその場で記録できます。個人のお宅では作業後に現金でいただき、管理会社の案件は後日のお振込になる。混ざったままでも、未収として残った分は一覧で見られます。入出金は日ごと、期間ごと、担当者ごとに集計できるので、翌月に台帳をめくり直して「これは入ったのか」と考える時間がなくなります。夜間に一人で伺った現場の売上ほど、記録から落ちやすいものはありません。
回収の順番や、いつご連絡を差し上げるかといった運用は集金と売掛金管理のガイドに、単価表そのものの組み立て方は料金表の作り方のガイドにまとめています。業種は違いますが、最低出張料金の決め方や追加分の見せ方は、そのまま参考になります。
作業報告と写真を、その日のうちに残す
作業のあとの報告は、後回しになるほど中身が薄くなります。ProTakip では案件ごとに記録を残せるので、車に戻った時点で数行書けば済みます。何が原因で、どこを触って、次に何を見ればよいのか。次に同じ現場に呼ばれたとき、この数行が効きます。三年前の自分が書いた一行に助けられることは、この仕事では珍しくありません。
管理会社や不動産会社からのご依頼は、報告の質が次のご依頼につながります。いつ伺って、何をして、どこが原因だったのか。それが案件に紐づいて残っていれば、後日お問い合わせをいただいたときに探さずにお答えできます。同じ物件で何度も同じ場所が壊れているという事実も、記録が続いてはじめて見えてきます。
なお、ProTakip に部材の在庫を管理する機能はありません。車に積んでいる材料の数を数える作業は、これまで通りの方法で続けてください。ここで扱うのは、ご依頼と現場と入金を回す部分です。できないことをできると書いておいて、後で困るのはお使いになる方ですので、最初に申し上げておきます。
定期点検と予約、忘れないための仕組み
定期点検や、年に一度の確認は、忘れてもその日は誰も困りません。だからこそ抜けます。ProTakip のカレンダーには訪問のご予定を入れられ、リマインドを付けられます。前日に通知が届けば、朝の段取りの中で思い出せます。半年先の予定でも、入れた瞬間に手を離せます。点検で伺ったついでに次の工事のご相談をいただくことも多く、忘れずに回ること自体が営業になります。
予定は担当者ごとに割り当てられます。緊急が入って計画がずれたときも、予定を動かせば全員の画面に同時に反映されます。地区を登録しておけば、同じ方面の点検をまとめて回る組み方もできます。地図の上で見ると、一日に二軒だと思っていた予定が三軒入ることもあります。移動の時間が減った分は、そのまま受けられる件数になります。
建物の清掃業者と組んで動くことが多い方は、ハウスクリーニング業の管理システムのページもご覧ください。同じ物件に複数の業者が入る仕事では、誰がいつ何をしたかの残し方が似ています。物件を共有している業者どうしで話が食い違うと、困るのは管理会社です。自社の記録がはっきりしているだけで、次も声がかかります。
圏外でも止まらない — 導入とデータ移行
地下のポンプ室、鉄骨の建物の中、山あいのお宅。電波が弱い場所は、この仕事では日常です。ProTakip は端末の中にもデータを持っているため、圏外でも案件の確認と状態の変更ができ、電波が戻った時点で同期します。現場で「あとで入力する」と言った内容は、たいてい入力されません。その場で終わることに意味があります。
Android と iOS の両方に対応しており、Google Play と App Store から入手できます。今お使いの Excel の顧客名簿や、他社の管理ソフトからのデータ移行にも対応しています。お名前、お電話番号、ご住所、過去の作業の記録は、そのまま持ち込めます。手順と落とし穴は乗り換えとデータ移行のガイドに、選ぶときの確認点は管理システムの選び方にまとめています。
最初の3か月は無料でお使いいただけます。なお、ProTakip は会計ソフトではありません。決算書や申告の書類は作成しませんので、その部分は今お使いの仕組みや税理士の先生にお任せください。ProTakip が受け持つのは、日々のご依頼、現場、入金を回す部分です。夜の電話を取ってから、集金が終わるまでの間だとお考えください。
よくあるご質問
一人で仕事をしています。従業員がいなくても意味がありますか。
あります。今日の訪問先が順番に並び、終わったものから消えていくだけで、夕方の抜け漏れの確認が要らなくなります。着信時にお客様のお名前と過去の作業が出ることも、一人で電話を受けている方ほど効きます。人を入れる段階になったら、そのまま招待コードで追加できます。
部材の在庫管理はできますか。
できません。ProTakip に在庫や仕入れを管理する機能はありません。車に積んでいる材料の数を数える作業は、これまで通りの方法で続けてください。ProTakip が扱うのは、ご依頼と作業指示、訪問の履歴、入金と未収の部分です。
深夜や休日の割り増しは、どう登録しますか。
追加サービスとして登録しておき、現場で選ぶだけにします。時間単価、件数単価、パック料金のいずれでも設定できるので、出張の基本料金と作業分、割り増し分を同じ伝票の中で分けて記録できます。内訳が分かれていると、お客様へのご説明も短く済みます。
管理会社からの依頼と、個人のお客様の依頼を分けて見られますか。
顧客カードごとに案件と履歴が紐づくので、どの依頼主からいくつ入っているかを分けて確認できます。未収も依頼主ごとに残ります。後日のお振込になる法人の案件と、その場でいただく個人のお宅の案件が混ざっても、残っている分だけを一覧で見られます。
圏外の現場で入力した内容は消えませんか。
入力は端末の中に保存され、電波が戻った時点で自動的に同期されます。同期を待つ間も、一覧の表示や検索、着信時のお客様の表示はそのまま使えます。複数の作業者が同じ案件を同時に触った場合は、つながった順に反映されます。