누수 신고 전화는 언제나 가장 바쁜 시간에 걸려 옵니다
오후에 상가 두 곳을 돌기로 되어 있는데, 오전에 아파트 관리사무소에서 전화가 옵니다. 위층에서 물이 샌다고 합니다. 지금 가던 현장을 뒤로 미룰지, 저녁으로 넘길지 그 자리에서 판단해야 합니다. 그러는 사이 어제 견적만 내고 온 집에서 다시 전화가 오고, 자재상에 넣어 둔 주문도 확인해야 합니다. 전기와 설비를 하시는 소상공인의 하루는 대개 이렇게 흘러갑니다.
가장 많이 새는 것은 물이 아니라 정보입니다. 견적을 문자로 보내고 잊어버리고, 자재비를 영수증 봉투에 넣어 두고 잊어버리고, 잔금 받을 집을 기억에만 남겨 둡니다. 한 달이 지나면 어느 현장에서 얼마가 남았는지 사장님 본인도 확실하지 않게 됩니다.
ProTakip은 전기 공사와 배관 설비를 하시는 분들이 현장에서 휴대폰 하나로 쓰실 수 있도록 만든 관리 프로그램입니다. 접수와 작업지시서, 고객관리, 자재와 인건비를 포함한 매출관리, 미수금까지 한 곳에서 이어집니다.
작업지시서가 있어야 어제 한 일이 증거로 남습니다
현장 하나가 들어오면 접수 단계에서 주소와 요청 내용, 예상 방문 시각을 등록합니다. 이후 작업 중, 완료, 인도 대기 단계로 넘기면 지금 몇 건이 진행 중이고 몇 건이 마무리를 기다리는지 목록으로 보입니다. 직원이 현장에서 단계를 넘기면 사무실 화면도 즉시 바뀝니다.
작업지시서에는 사용한 자재와 항목을 함께 적으실 수 있습니다. 나중에 손님이 이건 왜 이 금액이냐고 물으실 때, 무엇을 얼마나 썼는지 기록으로 보여 드릴 수 있는 것과 기억으로 설명하는 것은 전혀 다른 대화가 됩니다. Bluetooth 휴대용 프린터를 연결하시면 현장에서 작업 내역과 영수증을 바로 출력해 드릴 수도 있습니다.
전화가 울릴 때 어느 집인지 바로 알 수 있습니다
번호가 저장되어 있지 않아도 ProTakip에 등록된 고객이라면 전화가 오는 순간 성함과 지난 작업 내역이 화면에 뜹니다. 작년에 보일러 배관을 손봐 드렸던 집인지, 지난달 분전반을 교체한 상가인지 받기 전에 알 수 있습니다. 사다리를 들고 있는 상태에서 받는 전화라면 이 몇 초의 차이가 꽤 큽니다.
이 기능은 Android 기기에서 동작하고 인터넷이 없어도 그대로 작동합니다. 지하층 기계실이나 신축 현장처럼 신호가 약한 곳에서 일하실 일이 많은 업종에서는 이 점이 중요합니다. 자세한 설정 방법은 발신자 정보 실전 가이드에 단계별로 설명해 두었습니다.
고객관리는 주소와 이력이 함께 남을 때 의미가 있습니다
같은 아파트 단지 안에서도 동과 호수가 다르면 완전히 다른 현장입니다. ProTakip의 고객 카드에는 연락처와 주소, 방문 이력, 남은 잔액, 자유 메모가 함께 들어갑니다. 계량기 위치가 어디였는지, 밸브가 어느 쪽에 있었는지 적어 두시면 두 번째 방문 때 시간을 크게 줄이실 수 있습니다.
관리사무소나 상가 관리인처럼 여러 현장을 한 사람이 맡고 있는 경우도 고객 카드 하나에 묶어 두실 수 있습니다. 프로그램을 처음 도입하실 때 무엇부터 확인해야 하는지는 관리 프로그램 선택 기준 아홉 가지에 정리해 두었으니 참고하시기 바랍니다.
견적 항목을 정리해 두면 금액을 부르는 시간이 줄어듭니다
출장비, 부속 교체, 배관 연장, 콘센트 증설처럼 자주 나가는 항목은 미리 등록해 두실 수 있습니다. 개수 기준, 시간 기준, 면적 기준, 패키지 기준 가운데 업무에 맞는 방식을 고르시면 됩니다. 현장에서 계산기를 두드리며 머뭇거리는 시간이 사라지고, 손님도 항목별로 설명을 들으면 금액을 훨씬 쉽게 받아들이십니다.
직원이 있는 업체라면 이 정리가 더 중요합니다. 누가 나가도 같은 항목에 같은 금액이 붙어야 합니다. 항목을 나누는 방식과 실수하기 쉬운 부분은 가격 책정 가이드에서 예시와 함께 보실 수 있습니다.
잔금과 미수금은 현장이 끝난 뒤부터가 진짜 일입니다
공사가 끝나고 일부만 받은 채로 남는 금액은 시간이 지날수록 받기 어려워집니다. ProTakip에서는 받은 금액과 남은 금액이 고객 카드에 그대로 쌓이므로, 어느 현장에 얼마가 남았는지 목록으로 한 번에 확인하실 수 있습니다. 지출도 함께 기록하시면 자재비를 빼고 실제로 얼마가 남았는지가 보입니다.
매출은 기간별로, 직원별로 나눠 보실 수 있습니다. 어떤 종류의 작업이 실제로 이익이 남는지 숫자로 확인하시면 다음 달 일감을 고르는 기준이 생깁니다. 미수금을 정리하는 순서는 수금과 미수금 관리 가이드에 실무 중심으로 정리해 두었습니다.
기사들이 흩어져 있어도 한 화면에서 모입니다
직원은 초대 코드로 팀에 추가하시고 권한을 나누어 주시면 됩니다. 각자 자기 휴대폰에서 배정된 현장을 확인하고 완료 처리를 합니다. 오늘 누가 어느 현장을 갔는지 물어보지 않아도 됩니다. 지도와 구역 기능으로 이동 동선을 정리하실 수 있어 하루에 도는 현장 수가 달라집니다.
급한 일은 팀 채팅이나 무전 기능으로 바로 전달하실 수 있습니다. 버튼을 누르고 말하면 상대방 휴대폰에서 소리가 납니다. 예약과 일정은 캘린더에서 관리하시고 방문 예정을 미리 확인하실 수 있습니다. 비슷하게 방문 일정이 촘촘한 업종의 화면 구성은 에어컨 및 보일러 서비스 관리 소프트웨어 쪽에도 정리해 두었습니다.
지금 쓰시는 자료를 그대로 옮기고 3개월 무료로 판단하십시오
Excel 목록이든 다른 프로그램의 자료든 그대로 가져오실 수 있습니다. 옮기는 절차는 데이터 이전 가이드에 정리되어 있습니다. ProTakip은 Android와 iOS에서 모두 동작하고, 신호가 없는 곳에서 입력한 내용은 연결이 돌아오면 자동으로 맞춰집니다.
고객 알림은 앱 안에서 확인하는 방식이 기본이며 WhatsApp도 지원됩니다. 알림을 어떻게 쓰면 실제로 도움이 되는지는 고객 알림 활용 가이드에 정리해 두었습니다. 첫 3개월은 무료이니, 성수기 한 철을 겪어 보시고 결정하셔도 됩니다.
자주 묻는 질문
현장에서 휴대폰만으로 작업지시서를 쓸 수 있습니까
가능합니다. 접수부터 작업 중, 완료, 인도 대기까지 모든 단계를 휴대폰에서 넘기실 수 있고 사용한 자재와 항목도 함께 기록하실 수 있습니다. Bluetooth 휴대용 프린터를 연결하시면 현장에서 바로 출력도 됩니다.
지하 기계실처럼 신호가 없는 곳에서도 됩니까
됩니다. 오프라인 상태에서 입력한 내용은 기기에 저장되었다가 연결이 돌아오면 자동으로 반영됩니다. 발신자 정보 기능도 고객 자료가 기기에 함께 저장되어 있어 인터넷 없이 동작합니다.
기사별로 누가 어느 현장을 갔는지 확인할 수 있습니까
확인하실 수 있습니다. 직원은 초대 코드로 팀에 합류하고 배정된 현장을 자기 휴대폰에서 처리합니다. 기간별 직원별 실적과 매출도 나눠서 보실 수 있습니다.
공사 잔금이 남은 현장을 한 번에 볼 수 있습니까
고객 카드에 받은 금액과 남은 금액이 그대로 쌓이므로 미수 잔액이 있는 현장을 목록으로 확인하실 수 있습니다. 자재비 같은 지출도 함께 기록하시면 실제로 남은 이익을 보실 수 있습니다.
출장비와 부속 가격을 미리 등록해 둘 수 있습니까
자주 나가는 항목을 품목과 추가 서비스로 등록해 두실 수 있습니다. 개수, 시간, 면적, 패키지 기준으로 가격을 정할 수 있어 어느 기사가 나가도 같은 금액이 적용됩니다.