ซอฟต์แวร์จัดการธุรกิจช่างไฟฟ้าและประปา

งานช่างไฟและช่างประปาเป็นงานที่ลูกค้าโทรมาตอนที่เดือดร้อนแล้ว ไฟดับทั้งบ้าน ปั๊มน้ำไม่ทำงาน ท่อตันตอนสองทุ่ม สายที่โทรเข้ามาจึงไม่เคยเข้าคิวอย่างเป็นระเบียบ และเจ้าของกิจการช่างส่วนใหญ่ก็บริหารทุกอย่างจากมือถือเครื่องเดียว ทั้งรับงาน จ่ายงานให้ลูกทีม ตอบราคา และตามเก็บเงิน ปัญหาไม่ได้อยู่ที่ฝีมือช่าง แต่อยู่ที่ข้อมูลกระจัดกระจายอยู่ในหัวคนเดียว ProTakip ทำให้ข้อมูลชุดนั้นออกมาอยู่ในที่ที่ทั้งทีมเห็นได้

งานเรียกด่วนกับงานนัดล่วงหน้า อยู่ในคิวเดียวกัน

ทุกงานที่รับเข้ามาจะกลายเป็นใบสั่งงานที่มีชื่อลูกค้า ที่อยู่ เบอร์โทร อาการที่แจ้ง และช่างที่รับผิดชอบ สถานะไล่จากรับงาน กำลังดำเนินการ ทำเสร็จ ไปจนถึงส่งมอบและเก็บเงินแล้ว คุณจึงเห็นภาพรวมทั้งวันได้ในหน้าจอเดียวว่าเหลืองานค้างกี่จุด

งานที่นัดล่วงหน้า เช่น ติดตั้งปั๊มน้ำวันเสาร์ หรือเดินสายไฟห้องครัวตามที่นัดกับเจ้าของบ้าน ลงไว้ในปฏิทินนัดหมายพร้อมการแจ้งเตือนก่อนถึงเวลา ทำให้ไม่เกิดเหตุการณ์รับงานด่วนทับเวลาที่นัดลูกค้าไว้แล้ว

เมื่อช่างอยู่ในห้องใต้ดินหรือชั้นดาดฟ้าที่สัญญาณไม่เข้า แอปยังทำงานออฟไลน์ได้ ช่างบันทึกสิ่งที่ทำไปและอัปเดตสถานะได้ตามปกติ ข้อมูลจะซิงก์ขึ้นระบบเมื่อกลับมามีสัญญาณ

ตอบราคาให้เร็วและตรงกันทั้งทีม

ลูกค้าถามราคาก่อนเสมอ และคำตอบที่ช้าหรือไม่ตรงกันคือสาเหตุที่ทำให้เสียงานไปให้ช่างเจ้าอื่น ในระบบคุณตั้งรายการราคาของงานที่ทำบ่อยไว้ล่วงหน้า เช่น เปลี่ยนเบรกเกอร์ ติดตั้งปลั๊กเพิ่ม เดินท่อ PVC ต่อเมตร ล้างตะกอนถังเก็บน้ำ ค่าบริการนอกเวลา และค่าเดินทางตามระยะ

เมื่อโครงราคาชัด การทำใบเสนอราคาให้นิติบุคคลอาคารชุดหรือบ้านจัดสรรก็เร็วขึ้นมาก เพราะคุณหยิบราคางานย่อยที่ตั้งไว้มาประกอบกัน แทนที่จะนั่งคิดใหม่ตั้งแต่ต้นทุกครั้ง และลูกทีมที่ออกไปดูหน้างานแทนคุณก็ตอบลูกค้าได้ในกรอบเดียวกัน

วิธีจัดโครงสร้างราคาให้อธิบายลูกค้าได้ง่ายและไม่ขาดทุนเงียบ ๆ มีอธิบายไว้ใน คู่มือการวางราคาและออกใบราคาให้ลูกค้า ซึ่งใช้หลักเดียวกับงานช่างที่คิดทั้งค่าแรงและค่าของ

ค่าแรง ค่าของ และของที่ช่างซื้อระหว่างทาง

งานช่างมีต้นทุนที่โผล่มาระหว่างทางเสมอ ช่างแวะซื้อข้อต่อเพิ่มสองร้อยบาท ซื้อเทปพันสายไฟ ซื้อวาล์วที่ร้านใกล้หน้างาน ถ้าไม่บันทึกทันที ตอนสิ้นเดือนจะไม่มีใครจำได้ว่าเงินหายไปไหน

ระบบมีบันทึกรายรับรายจ่ายที่ช่างลงได้จากหน้างานทันที และดูย้อนหลังได้ตามช่วงเวลาและตามคน คุณจึงเห็นว่างานแต่ละประเภททำกำไรจริงเท่าไร ไม่ใช่แค่เห็นยอดที่เก็บได้

ในใบสั่งงานคุณแยกค่าแรงกับค่าอุปกรณ์เป็นรายการต่างหากได้ เวลาลูกค้าถามว่าทำไมราคาเท่านี้ คุณเปิดให้ดูได้ว่าอะไรคือค่าของ อะไรคือค่าแรง ซึ่งช่วยลดการต่อรองหน้างานได้มาก

รู้ว่าใครโทรมา ก่อนกดรับสาย

ช่างที่กำลังอยู่บนบันไดหรือมือเปื้อนจาระบีไม่สะดวกรับสายทุกสาย ฟีเจอร์แสดงชื่อสายเรียกเข้าบน Android จะขึ้นชื่อลูกค้าจากฐานข้อมูลของคุณก่อนรับ พร้อมบอกว่าเคยทำงานอะไรให้ และยังมียอดค้างอยู่หรือไม่

เรื่องนี้สำคัญกับงานช่างเป็นพิเศษ เพราะลูกค้าเก่ามักโทรกลับมาเรื่องงานเดิม เช่น จุดที่เพิ่งซ่อมไปเมื่อเดือนก่อนมีปัญหาอีก การเห็นประวัติทันทีทำให้คุณตอบได้ถูกโดยไม่ต้องขอเวลาไปเปิดสมุด

ที่สำคัญคือทำงานได้แม้เครื่องไม่มีอินเทอร์เน็ต รายละเอียดการติดตั้งอ่านได้จาก คู่มือการแสดงชื่อลูกค้าเมื่อมีสายเรียกเข้า

เก็บเงินหน้างาน และยอดที่ยังไม่ได้เก็บ

งานช่างจำนวนมากเก็บเงินสดหน้างาน แต่ก็มีงานที่ลูกค้าขอโอนทีหลัง งานของนิติบุคคลที่ต้องรอรอบวางบิล และงานที่รับมัดจำไปก่อนแล้วเก็บส่วนที่เหลือตอนจบ ระบบรองรับการรับชำระบางส่วนและเก็บยอดคงเหลือไว้เป็นยอดค้างของลูกค้ารายนั้น

ช่างพิมพ์ใบเสร็จหรือใบส่งงานให้ลูกค้าได้ทันทีที่หน้างานด้วยเครื่องพิมพ์ความร้อน Bluetooth ตัวเล็กที่พกไปในกล่องเครื่องมือ ลูกค้าได้กระดาษในมือ ความรู้สึกต่างจากการบอกปากเปล่ามาก และช่วยลดข้อโต้แย้งภายหลัง

เทคนิคการทวงถามที่ไม่ทำให้เสียลูกค้า รวมถึงจังหวะที่ควรทัก อ่านได้ใน คู่มือการเก็บเงินและติดตามยอดค้างชำระ

จ่ายงานให้หลายทีมโดยไม่ต้องโทรตาม

เมื่อกิจการโตขึ้นเป็นสองสามทีม ปัญหาจะเปลี่ยนจากงานไม่พอเป็นการประสานงาน คุณเพิ่มช่างเข้าทีมด้วยรหัสเชิญ แล้วกำหนดสิทธิ์ว่าใครเห็นอะไรได้บ้าง ช่างเห็นเฉพาะงานที่ได้รับมอบหมาย ส่วนตัวเลขรายได้รวมยังอยู่กับเจ้าของ

ระบบมีแชทภายในทีมและปุ่มกดพูดแบบวิทยุสื่อสาร ใช้ส่งข้อความสั้น ๆ ระหว่างหน้างานได้โดยไม่ต้องโทร และมีแผนที่กับการแบ่งพื้นที่บริการ ช่วยจัดคิวให้ช่างที่อยู่ใกล้ที่สุดรับงานด่วน แทนที่จะให้คนที่อยู่คนละฝั่งเมืองวิ่งข้ามไป

รายงานและสถิติบอกได้ว่าเดือนนี้ทีมไหนปิดงานได้กี่งาน งานประเภทไหนเข้ามามากที่สุด และช่วงเวลาไหนของสัปดาห์ที่งานหนา ข้อมูลนี้ใช้ตัดสินใจเรื่องการรับคนเพิ่มได้จริง

อัปเดตลูกค้าโดยไม่ต้องโทรทีละราย

ลูกค้างานช่างกังวลเรื่องเวลามากที่สุด คำถามที่ได้ยินบ่อยที่สุดคือช่างจะมากี่โมง เมื่อสถานะงานถูกอัปเดตในระบบ ทีมออฟฟิศเห็นทันทีผ่านการแจ้งเตือนในแอปและตอบลูกค้าได้ทันทีโดยไม่ต้องโทรถามช่างก่อน

ร้านที่ใช้ WhatsApp คุยกับลูกค้าอยู่แล้ว สามารถเตรียมข้อความสำเร็จรูปไว้ใช้ซ้ำได้ ส่วนช่องทางอื่นที่ทีมคุณถนัดก็ใช้ต่อได้เหมือนเดิม เพราะสิ่งที่เปลี่ยนคือความถูกต้องของข้อมูลที่ทุกคนหยิบไปใช้

แนวทางการกำหนดจังหวะแจ้งลูกค้าอย่างพอดี มีอยู่ใน คู่มือการแจ้งเตือนลูกค้าอย่างเป็นระบบ

เริ่มต้นใช้งาน

ถ้าคุณมีรายชื่อลูกค้าอยู่ใน Excel หรือในโปรแกรมเดิม นำเข้าได้เลยโดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่ ขั้นตอนทั้งหมดอยู่ใน คู่มือการย้ายข้อมูลจากโปรแกรมเดิม และถ้ายังเปรียบเทียบตัวเลือกอยู่ หลักเกณฑ์การเลือกโปรแกรมจัดการงานบริการ ช่วยให้คุณถามคำถามที่ถูกก่อนตัดสินใจ

ใช้ได้ทั้งบน Android และ iOS โดยสามเดือนแรกใช้ฟรี ซึ่งนานพอที่จะผ่านทั้งช่วงงานชุกและช่วงงานเบา แล้วดูว่าระบบเข้ากับวิธีทำงานของทีมคุณหรือไม่

ผู้รับเหมางานช่างหลายรายทำงานต่อเนื่องกับงานปรับปรุงบ้านด้วย ถ้าคุณรับงานลักษณะนั้นด้วย ลองดู ระบบจัดการงานรีโนเวทและต่อเติม หรือถ้ารับงานล้างและซ่อมเครื่องปรับอากาศควบคู่ไปด้วย โปรแกรมจัดการงานบริการแอร์ ใช้ฐานลูกค้าเดียวกันได้

คำถามที่พบบ่อย

ช่างของผมไม่ถนัดใช้แอป จะใช้ได้ไหม

ได้ครับ สิ่งที่ช่างต้องทำมีไม่กี่อย่าง คือเปิดดูงานที่ได้รับมอบหมาย กดเปลี่ยนสถานะเมื่อถึงหน้างานและเมื่อทำเสร็จ และบันทึกเงินที่รับมา หน้าจอออกแบบให้กดง่ายแม้มือเปื้อนหรือใส่ถุงมือ

งานเรียกด่วนตอนกลางคืน ระบบช่วยอะไรได้

เมื่อมีสายเข้า ระบบแสดงชื่อลูกค้าและประวัติงานเดิมให้ก่อนรับสาย คุณจึงรู้ทันทีว่าเป็นลูกค้าเก่าหรือไม่ และเคยซ่อมอะไรไปบ้าง จากนั้นเปิดใบสั่งงานใหม่แล้วมอบหมายให้ช่างที่อยู่ใกล้พื้นที่นั้นได้ทันที

แยกค่าแรงกับค่าอุปกรณ์ในบิลเดียวกันได้ไหม

ได้ครับ ในใบสั่งงานคุณเพิ่มรายการได้หลายบรรทัด ทั้งค่าแรงตามงานและค่าอุปกรณ์ที่ใช้จริง ลูกค้าจึงเห็นรายละเอียดชัดเจน และคุณเองก็ดูย้อนหลังได้ว่างานประเภทไหนต้นทุนของสูงกว่าที่ประเมินไว้

รับมัดจำก่อนแล้วเก็บส่วนที่เหลือทีหลังได้ไหม

ได้ครับ ระบบรองรับการรับชำระบางส่วน ยอดที่เหลือจะถูกเก็บเป็นยอดค้างของลูกค้ารายนั้น และคุณเปิดดูรายชื่อลูกค้าที่ยังค้างอยู่พร้อมจำนวนวันที่ค้างได้ตลอดเวลา

มีหลายทีมออกงานพร้อมกัน ดูภาพรวมได้อย่างไร

หน้าคิวงานแสดงงานทั้งหมดของวันพร้อมสถานะและผู้รับผิดชอบ คุณกรองดูเฉพาะทีมใดทีมหนึ่งได้ และดูรายงานย้อนหลังว่าแต่ละทีมปิดงานไปกี่งานในช่วงเวลาที่เลือก