Ein Elektrobetrieb mit vier Monteuren, ein Sanitärbetrieb mit Notdienst am Wochenende, ein SHK-Betrieb, der zwischen Wartungsverträgen und Neubaustellen pendelt: Die Aufgabe ist immer dieselbe. Morgens muss klar sein, wer wohin fährt, mit welchem Material und mit welchem Auftrag im Kopf; abends muss nachvollziehbar sein, wer wie lange wo war und was abgerechnet wird. Genau an dieser Stelle scheitern Zettelwirtschaft, Wandkalender und die berühmte WhatsApp-Gruppe, in der Aufträge nach zwei Tagen nicht mehr auffindbar sind. ProTakip ist eine Handwerkersoftware für genau diesen Alltag: mobile Auftragsverwaltung für Elektriker, Klempner und SHK-Betriebe, auf Android und iOS, auch im Keller ohne Empfang nutzbar.
Auftragsverwaltung im Handwerk: der Auftrag als roter Faden
In ProTakip wird jeder Kundenwunsch sofort zum Auftrag — mit Kunde, Adresse, Beschreibung, Termin und zuständigem Monteur. Der Auftrag durchläuft klare Stufen: angenommen, in Bearbeitung, fertig, abgerechnet beziehungsweise übergeben. Wer im Büro sitzt, sieht auf einem Bildschirm, welche Einsätze heute laufen, welche hängen und welche seit drei Tagen niemand angefasst hat.
Der entscheidende Unterschied zur Tabelle ist die Zuständigkeit. Ein Auftrag gehört immer jemandem. Wenn ein Kunde anruft und fragt, wann jemand kommt, muss niemand in der Gruppe herumfragen — die Antwort steht im System. Für einen Handwerksbetrieb mit drei bis fünfzehn Mitarbeitern ist das der größte einzelne Zeitgewinn, den eine Software überhaupt bringen kann.
Notizen, Fotos vom Zählerschrank, Hinweise zur Zugänglichkeit oder der Name des Hausmeisters bleiben am Kunden hängen. Beim nächsten Einsatz — und im Handwerk gibt es fast immer einen nächsten Einsatz — steht dieses Wissen wieder zur Verfügung, auch wenn ein anderer Kollege fährt.
Warum eine App wichtiger ist als ein Büroprogramm
Viele Betriebe suchen nach einer cloudbasierten Handwerkersoftware und meinen damit eigentlich: Der Monteur muss auf der Baustelle etwas eintragen können, ohne abends ins Büro zu fahren. ProTakip ist zuerst eine App und erst danach eine Auswertungsoberfläche. Der Monteur öffnet den Auftrag am Einsatzort, ändert den Status, hält fest, was gemacht wurde, und fährt weiter.
Dabei ist der Punkt, an dem viele Systeme im Handwerk versagen, die Netzabdeckung. Technikkeller, Neubauten im Rohbau, Tiefgaragen, ländliche Lagen — genau dort wird gearbeitet und genau dort gibt es kein Netz. ProTakip arbeitet offline weiter: Eingaben werden lokal gespeichert und automatisch abgeglichen, sobald wieder Verbindung besteht. Ein System, das im Keller stehen bleibt, wird von Monteuren nach zwei Wochen nicht mehr benutzt, und dann war die ganze Einführung umsonst.
Notdienst und Anruferkennung: Sie wissen, wer dran ist
Beim Klempner klingelt es sonntags um sieben, beim Elektriker mitten in der Anfahrt. Die Anruferkennung von ProTakip zeigt auf dem Android-Gerät bereits beim Klingeln, wer anruft: Kundenname, letzte Einsätze, offener Saldo. Wer sofort weiß, dass am Dienstag bei genau dieser Adresse schon ein Kollege war, führt ein völlig anderes Gespräch als jemand, der bei null anfängt.
Diese Erkennung funktioniert ohne Internetverbindung, weil der Kundenbestand auf dem Gerät liegt — im Notdienst, im Funkloch, im Fahrstuhl. Die praktische Einrichtung, Berechtigungen und der Umgang mit Dual-SIM-Geräten sind im Leitfaden zur Anruferkennung im Dienstleistungsbetrieb beschrieben; die Mechanik ist für jeden Betrieb mit hohem Telefonaufkommen identisch.
Wartungsverträge, Termine und wiederkehrende Einsätze
Der stabilste Teil des Umsatzes im SHK- und Elektrobereich sind wiederkehrende Arbeiten: Wartung, Prüfung, Inspektion, jährliche Durchsicht. Sie sind planbar, sie sind kalkulierbar — und sie gehen verloren, wenn niemand sie im Kalender führt. In ProTakip legen Sie Termine mit Dauer, Kunde und Monteur an; Erinnerungen erreichen den Kunden automatisch über WhatsApp, also über den Kanal, den er ohnehin nutzt.
Das entlastet nicht nur das Büro, es reduziert die Zahl der vergeblichen Anfahrten. Eine Anfahrt, bei der niemand aufmacht, kostet einen Monteur eine Stunde und den Betrieb einen halben Auftrag. Wie eine solche Benachrichtigungskette aufgebaut wird, ohne dass sie als Werbung wahrgenommen wird, zeigt der Leitfaden zur Kundenbenachrichtigung per WhatsApp.
Stunden, Material und Preise sauber erfassen
Im Handwerk wird gemischt abgerechnet: Arbeitszeit nach Stunden, Material nach Stück, manche Leistungen pauschal, manche nach Quadratmeter. ProTakip bildet alle vier Varianten ab. Produkte und Zusatzleistungen werden einmal mit Preis hinterlegt und stehen dann jedem Monteur zur Auswahl — statt handschriftlicher Zettel, die im Büro wieder entziffert werden müssen.
Der ehrliche Hinweis dazu: ProTakip ist kein Buchhaltungsprogramm. Themen wie e-Rechnung, GoBD oder die Übergabe an DATEV beschäftigen jeden deutschen Handwerksbetrieb, und wir versprechen an dieser Stelle bewusst nichts, was wir nicht leisten. Was ProTakip liefert, ist die saubere, exportierbare Grundlage: welche Leistung, für welchen Kunden, an welchem Tag, von wem, zu welchem Preis, und was davon bezahlt ist. Auf dieser Basis arbeiten Rechnungsstellung und Steuerberatung erheblich schneller. Die Systematik einer belastbaren Kalkulation beschreiben wir im Beitrag zum Aufbau einer Preisliste.
Offene Posten: die unbezahlte Rechnung ist teurer als der Rabatt
Teilzahlungen, Anzahlungen, der Kunde, der nach der Reparatur nur die Hälfte dahat — im Handwerk normal, in der Buchführung unangenehm. In ProTakip werden Zahlungen und offene Salden je Kunde geführt. Sie sehen jederzeit, wer noch etwas schuldet, seit wann und für welchen Einsatz.
Diese Liste einmal wöchentlich durchzugehen, ist die wirtschaftlich wirksamste Viertelstunde der Woche. Wie man dabei vorgeht, ohne die Kundenbeziehung zu beschädigen, steht im Leitfaden zu Zahlungseingängen und offenen Forderungen.
Team, Rechte und Kommunikation zwischen Baustelle und Büro
Monteure, Auszubildende und Aushilfen kommen über einen Einladungscode in den Betrieb; die Rechte werden je Rolle vergeben. Ein Auszubildender bearbeitet Aufträge, sieht aber keine Umsatzauswertung. Der Meister sieht alles. Fahrzeuge und Fahrten lassen sich über die Karten- und Gebietsfunktion nachvollziehen, was besonders bei mehreren Einsätzen pro Tag hilft.
Für die laufende Abstimmung gibt es interne Teamnachrichten und eine Push-to-Talk-Funktion, die wie ein Funkgerät arbeitet — kurz gedrückt, gesprochen, fertig. Auf einer Baustelle mit Handschuhen ist das schneller als tippen, und es hält betriebliche Kommunikation aus privaten Chatgruppen heraus. Auswertungen zeigen anschließend, wie viele Einsätze pro Monteur, pro Woche und pro Auftragsart tatsächlich abgeschlossen wurden.
Einstieg: Daten übernehmen, drei Monate testen
Kunden- und Auftragsdaten lassen sich aus Excel oder aus einer bisher genutzten Software übernehmen — der Kundenstamm eines Handwerksbetriebs ist über Jahre gewachsen und darf beim Wechsel nicht verloren gehen. Die Vorgehensweise, typische Stolpersteine und die Frage, welche Felder vorher bereinigt werden sollten, behandelt der Leitfaden zum Softwarewechsel mit Datenübernahme.
Die ersten drei Monate sind kostenlos. Drei Monate reichen aus, um einen Notdienstwochenendfall, eine Urlaubsvertretung und einen vollen Wartungszyklus zu erleben — genau die Situationen, in denen sich zeigt, ob ein System trägt. Welche Fragen Sie einem Anbieter vorher stellen sollten, haben wir in neun Auswahlkriterien zusammengefasst.
Betriebe mit mehreren Standbeinen nutzen dieselbe Oberfläche auch für angrenzende Gewerke — etwa für Klima-, Heizungs- und Wärmepumpenservice oder für Renovierung und Sanierung, wo dieselben Monteure häufig ohnehin im Einsatz sind.
Häufige Fragen
Ist ProTakip eine vollständige Handwerkersoftware mit Buchhaltung?
Nein, und das sagen wir bewusst deutlich. ProTakip deckt Auftragsverwaltung, Termine, Kundenakte, Preise, Kasse und offene Posten ab. Buchhaltung, e-Rechnung und die Übergabe an DATEV übernimmt es nicht; es liefert dafür sauber strukturierte, exportierbare Auftrags- und Zahlungsdaten.
Funktioniert die App im Keller oder im Rohbau ohne Netz?
Ja. Aufträge, Kundendaten und Statusänderungen sind offline verfügbar und werden automatisch abgeglichen, sobald wieder Verbindung besteht. Die Anruferkennung arbeitet ebenfalls ohne Internet, da der Kundenbestand lokal auf dem Android-Gerät liegt.
Eignet sich das auch für einen Ein-Mann-Betrieb?
Ja. Ein Einzelunternehmer nutzt vor allem Kundenakte, Terminkalender, Anruferkennung und offene Posten. Wächst der Betrieb, kommen Mitarbeiter über einen Einladungscode dazu, ohne dass das System gewechselt werden muss.
Können Monteure unterschiedliche Rechte bekommen?
Ja. Rechte werden je Rolle vergeben: Wer darf Preise ändern, wer sieht Umsätze, wer darf Aufträge löschen. Auszubildende und Aushilfen erhalten in der Praxis nur Zugriff auf ihre Einsätze.
Wie schnell ist ein Betrieb einsatzbereit?
Die App ist über Google Play und den App Store verfügbar; Kundendaten aus Excel oder einem Altsystem können übernommen werden. Die ersten drei Monate sind kostenlos, sodass die Einführung parallel zum laufenden Betrieb erfolgen kann.