An einem trockenen Samstag im März stehen zwölf Fahrzeuge auf dem Hof: drei warten auf eine Innenraumaufbereitung, eines gehört einem Autohaus, das monatlich auf Rechnung fährt, zwei Kunden haben eine Politur dazugebucht, und das Telefon klingelt, weil jemand wissen will, ob sein Wagen fertig ist. Wer diesen Betrieb mit Zetteln unter dem Scheibenwischer und einem Notizblock an der Kasse organisiert, verliert nicht nur Zeit, sondern regelmäßig Geld: vergessene Zusatzleistungen, nicht abgerechnete Aufbereitungen, offene Posten bei Flottenkunden, die niemand nachhält. ProTakip ist eine mobile Auftragsverwaltung für Waschstraßen, SB-Waschparks und Fahrzeugaufbereiter — für Android und iOS, und sie arbeitet auch weiter, wenn auf dem Hof das Netz wegbricht.
Vom Annahmezettel zum digitalen Auftrag
In ProTakip beginnt jeder Vorgang als Auftrag: Kunde, Kennzeichen, Fahrzeug, gebuchte Leistungen, vereinbarte Übergabezeit. Der Auftrag durchläuft feste Stufen — angenommen, in Bearbeitung, fertig, übergeben. Wer an der Kasse steht, sieht ohne Rückfrage in die Halle, welche Fahrzeuge noch in Arbeit sind und welche nur noch auf Abholung warten. Das klingt banal, ist aber genau der Punkt, an dem an einem vollen Samstag die Ordnung kippt.
Zu jedem Auftrag lässt sich ein Beleg oder ein Etikett über einen Bluetooth-Thermodrucker ausgeben. Das Etikett trägt einen Barcode und wandert an den Schlüsselbund oder an den Innenspiegel; beim Scannen ist sofort klar, welche Leistungen zu diesem Fahrzeug gehören und was noch offen ist. Kein Suchen im Stapel, keine Verwechslung zwischen zwei silbernen Kombis derselben Marke.
Weil die App offline weiterläuft, ist der Empfang in der Waschhalle oder in einer Tiefgarage kein Argument mehr. Aufgenommene Aufträge und Statuswechsel werden lokal gespeichert und automatisch abgeglichen, sobald die Verbindung zurück ist. Nichts geht verloren, und niemand muss abends etwas nachtragen.
Aufbereitung ist Terminarbeit, keine Laufkundschaft
Eine Wäsche dauert Minuten, eine vollständige Aufbereitung mit Polsterreinigung, Politur und Versiegelung belegt einen Platz für einen halben oder ganzen Tag. Genau deshalb müssen beide Geschäfte getrennt geplant werden. Im Terminkalender von ProTakip hinterlegen Sie Aufbereitungstermine mit Dauer und zuständigem Mitarbeiter und sehen, wie viel Kapazität an einem Tag tatsächlich noch frei ist, bevor Sie am Telefon einen Termin zusagen.
Erinnerungen laufen automatisch über WhatsApp — der Kanal, über den Ihre Kunden ohnehin schreiben. Ein kurzer Hinweis am Vorabend senkt die Zahl der nicht erschienenen Kunden spürbar, und ein Platz, der morgens um acht leer bleibt, ist an einem Aufbereitungstag der teuerste Fehler im Betrieb. Wie solche Nachrichtenketten sinnvoll aufgebaut werden, ohne aufdringlich zu wirken, zeigt unser Leitfaden zur Kundenbenachrichtigung per WhatsApp — die Logik ist branchenübergreifend dieselbe.
Preise sauber hinterlegen: Wäsche, Pakete, Zusatzleistungen
Autowäsche wird selten nach einer einzigen Größe abgerechnet. Es gibt Preise pro Fahrzeugklasse, Pakete vom Basisprogramm bis zur Komplettaufbereitung, Zusatzleistungen wie Motorwäsche, Geruchsneutralisation oder Keramikversiegelung — und im Winter zusätzlich das Salzthema. In ProTakip legen Sie Produkte und Zusatzleistungen mit eigenen Preisen an; abgerechnet wird nach Stück, nach Zeit, nach Fläche oder als Paket.
Der praktische Nutzen zeigt sich beim Personal: Wenn jede Leistung in der Preisliste steht, kann auch ein neuer Mitarbeiter am Tresen korrekt kassieren, ohne jemanden zu fragen. Zusatzleistungen, die früher aus Höflichkeit vergessen wurden, landen auf dem Auftrag. Wer seine Kalkulation grundsätzlich einmal ordnen will, findet die Systematik in unserem Beitrag zum Aufbau einer belastbaren Preisliste.
Firmenkunden, Flotten und offene Posten
Autohäuser, Pflegedienste, Handwerksbetriebe mit eigenem Fuhrpark, Mietwagenanbieter: Das Firmenkundengeschäft ist im Waschbetrieb der stabilste Umsatz und gleichzeitig die größte Baustelle. Gewaschen wird laufend, bezahlt wird gesammelt — und zwischen beidem liegt eine Liste, die viele Betriebe nur im Kopf haben. In ProTakip hängt jeder Auftrag am Kunden, Teilzahlungen werden erfasst, und der offene Saldo je Kunde ist jederzeit sichtbar.
Damit lässt sich am Monatsende genau nachvollziehen, welche Fahrzeuge für welchen Firmenkunden bearbeitet wurden. Die e-Rechnung im B2B-Bereich beschäftigt derzeit jeden Betrieb mit gewerblichen Kunden; ProTakip ist ausdrücklich kein Buchhaltungsprogramm und ersetzt weder Ihre Rechnungssoftware noch Ihren Steuerberater. Was es leistet: eine lückenlose, exportierbare Aufstellung der erbrachten Leistungen und der eingegangenen Zahlungen, damit die Rechnungsstellung auf sauberen Daten aufsetzt. Wie man das Forderungsthema systematisch angeht, beschreibt unser Leitfaden zu Zahlungseingängen und offenen Forderungen.
Anruferkennung: Sie wissen, wer anruft, bevor Sie abheben
Im Waschbetrieb klingelt das Telefon meistens dann, wenn beide Hände nass sind. Die Anruferkennung von ProTakip blendet auf dem Android-Gerät bei einem eingehenden Anruf den Kunden ein: Name, letzte Aufträge, offener Saldo. Sie beginnen das Gespräch mit dem Namen des Kunden und wissen bereits, um welches Fahrzeug es vermutlich geht.
Diese Funktion arbeitet vollständig ohne Internetverbindung, weil der Kundenbestand auf dem Gerät liegt. Das ist keine Nebensache, sondern der Grund, warum sie im Alltag zuverlässig funktioniert. Die praktischen Details — Einrichtung, Berechtigungen, Umgang mit Dual-SIM-Geräten — haben wir im Leitfaden zur Anruferkennung im Dienstleistungsbetrieb zusammengetragen.
Team, Schichten und die Frage, wer was geschafft hat
Mitarbeiter kommen über einen Einladungscode in den Betrieb und erhalten Rechte je nach Rolle: Wer darf kassieren, wer darf Preise ändern, wer sieht Auswertungen. Für Aushilfen und Saisonkräfte ist das entscheidend — sie sollen Aufträge bearbeiten, aber nicht in der Kasse arbeiten.
In der Kasse werden Einnahmen und Ausgaben nach Zeitraum und Mitarbeiter ausgewertet. So sehen Sie, wie sich ein verregneter Dienstag gegen einen Samstag rechnet, welcher Kollege wie viele Aufbereitungen abgeschlossen hat und wie stark das Zusatzgeschäft wirklich zum Ergebnis beiträgt. Für Absprachen während der Schicht gibt es die interne Teamnachricht und eine Push-to-Talk-Funktion, die wie ein Funkgerät arbeitet — praktisch zwischen Annahme, Halle und Endkontrolle.
Umstieg ohne Datenverlust und ohne Wochenendaktion
Die meisten Betriebe kommen nicht von null, sondern von einer Excel-Liste, einem alten Kassensystem oder einem Programm, das der Anbieter nicht mehr weiterentwickelt. Bestehende Kunden- und Auftragsdaten lassen sich aus Excel oder aus anderen Programmen übernehmen, sodass der erste Arbeitstag mit ProTakip nicht mit einem leeren Kundenstamm beginnt. Wie ein solcher Wechsel geplant wird, welche Felder vorher geprüft gehören und woran Übernahmen typischerweise scheitern, steht im Leitfaden zum Softwarewechsel mit Datenübernahme.
Die ersten drei Monate sind kostenlos. Das ist bewusst so gewählt: Ein Waschbetrieb erlebt in drei Monaten mindestens einen vollen Samstag, einen Regentag, eine Urlaubsvertretung und eine Monatsabrechnung mit Firmenkunden. Erst danach lässt sich beurteilen, ob ein System trägt. Welche Kriterien bei der Auswahl wirklich zählen, haben wir in neun Auswahlkriterien für Dienstleistungssoftware gebündelt.
Betriebe, die neben der Fahrzeugpflege weitere Standbeine haben, nutzen dieselbe Oberfläche für angrenzende Bereiche: von der Gebäude- und Unterhaltsreinigung bis zur Teppich- und Polsterreinigung, die viele Aufbereiter als Zusatzleistung anbieten.
Häufige Fragen
Funktioniert ProTakip auch ohne Internet in der Waschhalle?
Ja. Aufträge, Statuswechsel und Kundendaten stehen offline zur Verfügung und werden synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht. Die Anruferkennung arbeitet grundsätzlich ohne Netz, weil der Kundenbestand lokal auf dem Android-Gerät gespeichert ist.
Kann ich Etiketten und Belege direkt auf dem Hof drucken?
Ja, über einen Bluetooth-Thermodrucker. Etiketten enthalten einen Barcode und lassen sich am Fahrzeugschlüssel oder am Innenspiegel anbringen, sodass die gebuchten Leistungen jederzeit dem richtigen Fahrzeug zugeordnet sind.
Wie werden Firmenkunden mit monatlicher Abrechnung verwaltet?
Jeder Auftrag wird dem Firmenkunden zugeordnet. Teilzahlungen und offene Salden sind pro Kunde sichtbar, und die Liste der erbrachten Leistungen eines Zeitraums lässt sich für die Rechnungsstellung exportieren. ProTakip erstellt selbst keine Buchhaltung und ersetzt keine Rechnungs- oder DATEV-Anbindung.
Lassen sich meine bestehenden Kundendaten übernehmen?
Ja. Kunden- und Auftragsdaten können aus Excel oder aus einem bisher genutzten Programm importiert werden. Sinnvoll ist, vorher Telefonnummern und Kennzeichen zu bereinigen, damit die Anruferkennung sofort greift.
Was kostet der Einstieg?
Die ersten drei Monate sind kostenlos und ohne Funktionsbeschränkung nutzbar. So lässt sich der volle Jahresrhythmus eines Waschbetriebs — Wochenendspitze, Regentage, Firmenkundenabrechnung — im echten Betrieb testen, bevor eine Entscheidung fällt.