Παρασκευή απόγευμα, ουρά στην είσοδο και ένα μπλοκάκι
Παρασκευή, έξι το απόγευμα. Τέσσερα αυτοκίνητα περιμένουν, ένας πελάτης ρωτάει αν προλαβαίνει βιολογικό καθαρισμό πριν κλείσετε, ένας άλλος λέει ότι έχει κάρτα με πληρωμένα πλυσίματα αλλά την ξέχασε σπίτι. Το παιδί στη βάρδια δεν τον ξέρει και δεν μπορεί να το επιβεβαιώσει. Στο μπλοκάκι υπάρχουν νούμερα, όχι απαντήσεις.
Στο πλυντήριο αυτοκινήτων τα ποσά ανά πελάτη είναι μικρά, οι πελάτες πολλοί και η ταχύτητα κρίσιμη. Ό,τι δεν καταγράφεται σε δέκα δευτερόλεπτα, δεν καταγράφεται καθόλου. Έτσι χάνονται τα πακέτα, οι εταιρικοί λογαριασμοί και το τι πούλησε πραγματικά η κάθε βάρδια.
Το ProTakip στήνεται γύρω από αυτό που έχετε ήδη στο χέρι σας: την πινακίδα. Ο πελάτης βρίσκεται από αυτήν, το ιστορικό ανοίγει αμέσως και η καταχώριση της δουλειάς γίνεται με λίγες κινήσεις, χωρίς να καθυστερεί η ουρά.
Καρτέλα ανά πινακίδα, ιστορικό σε ένα άγγιγμα
Κάθε όχημα συνδέεται με τον κάτοχό του: μάρκα, μοντέλο, πινακίδα, τηλέφωνο. Στην καρτέλα φαίνονται όλες οι επισκέψεις, τι έγινε κάθε φορά, τι πληρώθηκε και τι είχε σημειωθεί. Όταν κάποιος έρχεται κάθε δεύτερη εβδομάδα εδώ και δύο χρόνια, το σύστημα το ξέρει ακόμα κι αν λείπει ο ιδιοκτήτης και τον υποδεχτεί νέος υπάλληλος.
Οι σημειώσεις στο όχημα σας γλιτώνουν από παρεξηγήσεις: γρατζουνιά στην πίσω πόρτα από πριν, σπασμένο κλιπ στο ταμπλό, ζάντες που θέλουν ειδικό καθαριστικό. Καταγράφονται μία φορά και εμφανίζονται σε κάθε επόμενη επίσκεψη.
Όταν χτυπάει το τηλέφωνο, η αναγνώριση κλήσης δείχνει ποιος καλεί και πότε ήρθε τελευταία φορά, πριν σηκώσετε — σε Android και χωρίς σύνδεση, που είναι σημαντικό όταν το μαγαζί βρίσκεται σε υπόγειο ή σε πάρκινγκ. Τα πρακτικά της, στον οδηγό για την αναγνώριση κλήσης.
Το ιστορικό ανά όχημα έχει και μια δεύτερη χρήση που συχνά αγνοείται: δείχνει ποιος έχει αραιώσει. Ένας πελάτης που ερχόταν κάθε τρεις εβδομάδες και έχει να φανεί δύο μήνες δεν θύμωσε συνήθως· απλώς μπήκε σε άλλη ρουτίνα. Επειδή το βλέπετε στα στοιχεία και όχι στη διαίσθηση, μπορείτε να του στείλετε ένα σύντομο μήνυμα την κατάλληλη στιγμή, χωρίς να ενοχλείτε όλη τη λίστα σας κάθε εβδομάδα.
Πακέτα, συνδρομές και το «είχα πληρώσει πέντε»
Τα προπληρωμένα πακέτα κρατούν τον πελάτη, αλλά μόνο αν το υπόλοιπό του είναι ξεκάθαρο και για τις δύο πλευρές. Στο ProTakip το πακέτο ορίζεται ως προϊόν με τη δική του τιμή και οι επισκέψεις καταγράφονται πάνω στην καρτέλα, οπότε πάντα φαίνεται τι έχει χρησιμοποιηθεί και τι απομένει. Καμία χάρτινη κάρτα, καμία διαφωνία στην είσοδο.
Το ίδιο ισχύει και για τους μηνιαίους πελάτες: ταξί, εταιρικά αυτοκίνητα, μικρά συνεργεία με δύο τρία οχήματα. Οι δουλειές τους γράφονται κανονικά και στο τέλος του μήνα υπάρχει μια συγκεντρωτική εικόνα ανά πελάτη, με το ανοιχτό υπόλοιπο στην καρτέλα του. Πώς κλείνει αυτό το υπόλοιπο χωρίς τριβές, το εξηγεί ο οδηγός για τις εισπράξεις και τα ανοιχτά υπόλοιπα.
Οι υπηρεσίες σας ορίζονται όπως τις πουλάτε: εξωτερικό πλύσιμο, μέσα έξω, βιολογικός καθαρισμός, γυάλισμα, κερί, καθαρισμός μηχανής, αφαίρεση τριχών κατοικιδίου. Κάθε μία με τη δική της τιμή και μονάδα, ώστε να μη χρεώνει ο καθένας όπως θυμάται. Η μεθοδολογία για μια λίστα που αντέχει, στον οδηγό τιμοκαταλόγου.
Βάρδιες, ταμείο και τι έμεινε στο τέλος της ημέρας
Το ταμείο κρατάει έσοδα και έξοδα ανά ημέρα, ανά περίοδο και ανά άτομο. Στο κλείσιμο της βάρδιας βλέπετε πόσα οχήματα πέρασαν, ποιες υπηρεσίες πουλήθηκαν και ποιος τις εισέπραξε. Δεν χρειάζεται να συμφωνήσετε μετρητά με ένα μπλοκάκι που το κρατούσαν δύο άνθρωποι.
Στα έξοδα μπαίνουν τα καθημερινά κόστη του μαγαζιού: χημικά, πανιά, νερό, ρεύμα, ανταλλακτικά μηχανημάτων. Έτσι δεν βλέπετε μόνο τζίρο αλλά και τι αφήνει πραγματικά η ημέρα. Οι αναφορές δείχνουν ποιες υπηρεσίες τραβάνε και ποιες ώρες γεμίζουν, ώστε να βάζετε προσωπικό εκεί που χρειάζεται.
Τα δικαιώματα ορίζονται ανά ρόλο: το άτομο στη βάρδια καταχωρεί δουλειές και εισπράξεις, δεν βλέπει σύνολα και τζίρους. Νέος υπάλληλος μπαίνει με κωδικό πρόσκλησης μέσα σε δύο λεπτά, κάτι που μετράει σε έναν κλάδο με εποχικό προσωπικό.
Ραντεβού για τις δουλειές που θέλουν χρόνο
Το γρήγορο πλύσιμο δεν θέλει ραντεβού. Ο βιολογικός καθαρισμός, το γυάλισμα και η προετοιμασία ενός αυτοκινήτου πριν πουληθεί θέλουν, γιατί δεσμεύουν θέση και άνθρωπο για ώρες. Αυτές οι δουλειές μπαίνουν στο ημερολόγιο με ώρα και διάρκεια, ώστε να μη δεσμεύεται δύο φορές η ίδια θέση.
Ο πελάτης λαμβάνει αυτόματα μήνυμα στο WhatsApp με έτοιμο πρότυπο: επιβεβαίωση ραντεβού, υπενθύμιση την προηγούμενη ημέρα, ειδοποίηση ότι το αυτοκίνητο είναι έτοιμο για παραλαβή. Λιγότερες κλήσεις, λιγότερα οχήματα που μένουν παρκαρισμένα ως το βράδυ. Ποια μηνύματα δουλεύουν, στον οδηγό για την ενημέρωση πελατών.
Η υπενθύμιση φέρνει και επαναλαμβανόμενη δουλειά. Ένα σύντομο μήνυμα σε πελάτη που πλενόταν κάθε μήνα και έχει να φανεί τρεις, κοστίζει ελάχιστο χρόνο και συχνά επιστρέφει το όχημα στην ουρά — ιδίως μετά από περιόδους με σκόνη και λασποβροχές.
Στα οχήματα που μένουν στον χώρο σας για ώρες, οι σημειώσεις της παραγγελίας κάνουν τη διαφορά στην παράδοση: πού είναι παρκαρισμένο, ποιος το παρέλαβε, τι συμφωνήθηκε επιπλέον στην πορεία. Όταν ο πελάτης έρθει το βράδυ και στη βάρδια βρίσκεται άλλος άνθρωπος, η παράδοση γίνεται σε ένα λεπτό αντί για τρία τηλεφωνήματα.
Ξεκίνημα σε μία μέρα
Στήνετε τις υπηρεσίες με τις τιμές τους και περνάτε τους σταθερούς πελάτες με τηλέφωνο και πινακίδα. Αν τους έχετε σε Excel ή σε άλλο πρόγραμμα, εισάγονται χωρίς πληκτρολόγηση. Η εφαρμογή τρέχει σε Android και iOS, δουλεύει και εκτός σύνδεσης, και οι πρώτοι τρεις μήνες είναι δωρεάν.
Αν συγκρίνετε λύσεις, τα εννέα πράγματα που πρέπει να ρωτήσετε βρίσκονται στον οδηγό επιλογής προγράμματος, ενώ η μετάβαση από παλιό σύστημα περιγράφεται στον οδηγό μεταφοράς δεδομένων.
Αν το μαγαζί κάνει και ταπετσαρίες ή δέχεται χαλιά και σαλόνια, η ίδια λογική παραγγελίας ισχύει και εκεί: δείτε το πρόγραμμα καθαρισμού χαλιών. Και αν συνεργάζεστε με συνεργεία που καθαρίζουν χώρους, δείτε το πρόγραμμα για εταιρείες καθαρισμού.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να βρίσκω τον πελάτη από την πινακίδα;
Ναι. Το όχημα καταχωρείται με πινακίδα, μάρκα και μοντέλο και συνδέεται με τον κάτοχο. Γράφοντας την πινακίδα ανοίγει η καρτέλα με όλες τις προηγούμενες επισκέψεις, τις υπηρεσίες που έγιναν και ό,τι έχει σημειωθεί για το συγκεκριμένο αυτοκίνητο.
Πώς παρακολουθώ τα προπληρωμένα πακέτα;
Το πακέτο ορίζεται ως προϊόν και οι επισκέψεις καταγράφονται πάνω στην καρτέλα του πελάτη, οπότε φαίνεται τι έχει χρησιμοποιηθεί και τι απομένει. Δεν εξαρτάται από χάρτινη κάρτα που ο πελάτης μπορεί να ξεχάσει ή να χάσει.
Μπορεί κάθε βάρδια να κλείνει το δικό της ταμείο;
Ναι. Οι εισπράξεις και τα έξοδα καταγράφονται ανά άτομο και ανά περίοδο, οπότε βλέπετε τι πούλησε και τι εισέπραξε η κάθε βάρδια, χωρίς να συμφωνείτε μετρητά με χειρόγραφες σημειώσεις.
Εξυπηρετεί εταιρικούς πελάτες με πολλά οχήματα;
Ναι. Πολλά οχήματα μπορούν να συνδεθούν με τον ίδιο πελάτη, οι δουλειές καταγράφονται ανά όχημα και το ανοιχτό υπόλοιπο φαίνεται συγκεντρωτικά στην καρτέλα, ώστε η μηνιαία εκκαθάριση να γίνεται πάνω σε στοιχεία.
Χρειάζομαι υπολογιστή ή αρκεί το κινητό;
Αρκεί κινητό ή tablet με Android ή iOS. Η εφαρμογή λειτουργεί και εκτός σύνδεσης και συγχρονίζει μόλις βρει δίκτυο, οπότε δουλεύει και σε υπόγειο χώρο με κακό σήμα.