Bij een autowasbedrijf gaat alles over doorloop. Op zaterdagochtend staat er een rij, iedereen wil weten hoe lang het duurt, en ondertussen moet je bijhouden welke auto welk pakket heeft, wie hem heeft gedaan en of er contant of op rekening is betaald. ProTakip houdt die stroom bij: elk voertuig een opdracht met een status, een prijs die vastligt en een klantkaart waarin de historie blijft staan.
Elke auto een opdracht met een status
Bij binnenkomst leg je het voertuig vast met kenteken, klant, het gekozen pakket en eventuele extra's. De opdracht doorloopt daarna vaste stappen: in behandeling, gereed en uitgegeven. Zo zie je op elk moment hoeveel auto's er binnen staan, hoeveel er klaar zijn en wie waaraan werkt.
Dat maakt de vraag hoe lang het nog duurt beantwoordbaar met een cijfer in plaats van een schatting. En als een klant later terugkomt met een klacht over een kras, weet je datum, tijd, pakket en uitvoerder.
Op een zaterdag met dertig auto's is dat verschil merkbaar aan de doorloop. Niemand hoeft naar achteren te lopen om te kijken of een wagen al klaar is, en er staat geen auto onnodig te wachten omdat de sleutel bij de verkeerde bon lag.
Pakketten en extra's zonder discussie aan de kassa
Wasstraten en handwasbedrijven werken met pakketten: alleen buitenkant, buiten plus binnen, een volledige detailbeurt. Daarnaast komen de extra's: velgen, motorruimte, ozonbehandeling, leerbehandeling, polijsten. Die leg je vast als producten en aanvullende diensten met hun eigen eenheid, per stuk, per pakket of per uur.
Omdat de prijzen vastliggen, noemt elke medewerker hetzelfde bedrag en ontstaat er geen verschil tussen de ochtend- en de middagploeg. Voor zakelijke klanten, zoals een leasebedrijf, een garage of een taxicentrale, kun je eigen afspraken vastleggen die automatisch worden toegepast.
Zakelijke wagenparken en abonnementen
Het verschil tussen een wasbedrijf dat draait en een wasbedrijf dat groeit, zit meestal in de zakelijke klanten. Een wagenpark dat elke week langskomt, geeft je een voorspelbare basis. In de klantkaart houd je per bedrijf alle voertuigen en beurten bij, met wat er is gedaan en wat er nog openstaat.
Voor terugkerende beurten zet je afspraken in de agenda, zodat het wagenpark van een klant vast is ingepland in plaats van dat er gebeld moet worden. Zo weet je op maandag al hoe vol je week zit.
Bij zakelijke klanten is het bovendien de vraag van de wagenparkbeheerder die je moet kunnen beantwoorden: welke auto's zijn deze maand geweest en wat is er per voertuig gedaan. Als dat per kenteken in het systeem staat, is dat een overzicht van een halve minuut in plaats van een middag terugzoeken in bonnen.
Contant, op rekening en openstaand saldo
Bij particulieren wordt meestal direct afgerekend, bij zakelijke klanten op rekening, en dat is precies waar het bij drukte misgaat. Je legt ontvangsten vast op het moment van betalen, ook deelbetalingen, en het restant blijft als openstaand saldo aan de klant hangen.
In de kasmodule volg je inkomsten en uitgaven per periode en per medewerker, wat bij wisselende diensten en contant geld belangrijk is. Loopt er bij een zakelijke klant een bedrag op, dan werkt de vaste routine uit openstaand saldo bijhouden en innen ook in deze branche.
Bon of etiket ter plekke printen
Met een Bluetooth-thermoprinter die draadloos aan de telefoon hangt, print je bij oplevering een bon met het uitgevoerde pakket en de extra's. Je hebt daarvoor geen kassa-opstelling of laptop nodig, wat handig is als je op locatie werkt of mobiel wast bij bedrijven.
Datzelfde etiket kun je gebruiken om een auto in de rij te koppelen aan de opdracht, zodat er op een drukke ochtend geen twijfel bestaat over welke sleutel bij welke bon hoort. Wie mobiel wast bij bedrijven op de parkeerplaats, werkt op precies dezelfde manier als op het eigen terrein: dezelfde opdracht, dezelfde prijzen, dezelfde bon.
Werk je ook met interieurreiniging van bekleding en vloermatten, dan sluit de pagina over tapijt- en meubelreiniging daarop aan, en die over stomerijen en textielreiniging als je stoffering meeneemt.
Terugkerende klanten laten terugkomen
Een autowasbedrijf leeft van herhaling. In de klantkaart zie je wanneer iemand voor het laatst is geweest en welk pakket hij toen nam. Via WhatsApp stuur je een bevestiging van een afspraak of een bericht dat de auto klaarstaat, met vaste sjablonen zodat het aan de balie geen tijd kost. Hoe je dat opzet zonder opdringerig te worden, staat in klantmeldingen via WhatsApp inrichten.
Belt een vaste klant om een plek te reserveren, dan toont de nummerherkenning op Android meteen wie het is en wat hij de vorige keer heeft laten doen, ook zonder internetverbinding. Zie de uitleg over nummerherkenning voor het instellen ervan.
Personeel, rechten en cijfers
Medewerkers voeg je toe met een uitnodigingscode en je geeft per persoon alleen de rechten die nodig zijn. Wie wast, ziet de opdrachten; wie afrekent, ziet de kas; jij ziet de rapportage. Bij veel wisselende krachten en weekendhulp is dat onderscheid geen luxe.
In de rapportage zie je aantallen per dag en per periode, de omzet en welke pakketten het meeste opleveren. Dat is de basis voor beslissingen over openingstijden, bezetting op zaterdag en welke extra's je actief aanbiedt. Per medewerker zie je bovendien hoeveel beurten er zijn gedaan.
De app draait op Android en iOS en werkt offline door, dus een haperende verbinding op het terrein zet je werk niet stil. Kom je uit een kassasysteem of een spreadsheet, dan kunnen bestaande klanten worden ingelezen zoals beschreven in gegevens meenemen bij een overstap. Twijfel je nog tussen pakketten, gebruik dan de criteria uit waar je op let bij het kiezen van software, en kijk voor gecombineerde reinigingsdiensten naar schoonmaakplanning en werkbonnen. De eerste drie maanden zijn gratis.
Veelgestelde vragen
Kan ik werken met vaste pakketten en losse extra's?
Ja. Pakketten en extra's zoals velgen, motorruimte of polijsten leg je vast als producten en aanvullende diensten met een eigen eenheid en prijs, zodat elke medewerker hetzelfde bedrag noemt.
Hoe houd ik zakelijke wagenparken bij?
Per bedrijf houd je in de klantkaart alle voertuigen, uitgevoerde beurten en het openstaande saldo bij. Terugkerende beurten zet je als vaste afspraken in de agenda, zodat je weet hoe vol je week zit.
Kan ik een bon printen zonder kassa-opstelling?
Ja. Met een Bluetooth-thermoprinter die draadloos aan de telefoon hangt, print je bij oplevering een bon met het uitgevoerde pakket en de extra's, ook als je mobiel op locatie wast.
Zie ik welke medewerker welke auto heeft gedaan?
Elke opdracht heeft een uitvoerder en een tijdstip. Zo weet je bij een latere vraag of klacht precies wanneer het voertuig is behandeld, met welk pakket en door wie.
Werkt het als het netwerk op het terrein wegvalt?
Ja. De app werkt offline door en synchroniseert zodra er weer verbinding is, zodat een haperend netwerk de doorloop op een drukke zaterdag niet stillegt.