Klimaat- en verwarmingsservice is een vak met twee snelheden. Van november tot maart staat de telefoon roodgloeiend met storingen aan cv-ketels, en in de zomer met airco's die het net op de warmste dag begeven. Daartussen zit het onderhoud dat je zelf moet inplannen, want daar belt niemand voor. ProTakip houdt die twee sporen uit elkaar: geplande onderhoudsbeurten in de agenda, storingen ertussendoor, en van beide een digitale werkbon met uren en materiaal.
Onderhoudscontracten die zichzelf in de agenda zetten
Het onderhoudscontract is de stabiele basis onder een servicebedrijf, en tegelijk het onderdeel dat het vaakst wegzakt. Als de jaarlijkse beurt afhangt van een lijstje dat iemand in januari moet doorlopen, mis je klanten. Door terugkerende afspraken per installatie vast te leggen, verschijnt de beurt vanzelf in de planning, ruim voordat het seizoen begint.
Je kunt onderhoud slim spreiden over de rustige maanden in plaats van alles in oktober te proppen. Dat maakt je capaciteit voorspelbaar en verlaagt de druk in de weken waarin de storingen binnenkomen.
Storingen ertussendoor plannen
Een storingsmelding in februari kan niet wachten tot volgende week. In de dagplanning zie je welke monteur waar zit en waar nog ruimte is, en je schuift de klus in. De monteur ziet de wijziging op zijn telefoon met adres, contactpersoon en de omschrijving van de klacht, en de klant die verzet moet worden krijgt via WhatsApp bericht.
Voor snelle afstemming tussen kantoor en bus is er interne chat en push-to-talk, dat werkt als een portofoon. Een vraag over een onderdeel gaat naar de hele ploeg, niet naar één privénummer. Werk je ook aan elektra en leidingwerk, dan sluit de pagina over planning voor elektriciens en loodgieters hierop aan.
Werkbon met metingen, materiaal en uren
Bij een onderhoudsbeurt of storing wil je later kunnen terugvinden wat er precies is gedaan: welke waarden zijn gemeten, welk onderdeel is vervangen, wat is er afgesteld. De monteur legt dat op locatie vast in de digitale werkbon, samen met begin- en eindtijd. Papieren bonnen die drie weken in de bus liggen verdwijnen daarmee uit je proces, en daarmee ook de vertraging in je facturatie.
Wil de klant een bon meekrijgen, dan print de monteur die ter plekke met een Bluetooth-thermoprinter. De opdracht doorloopt vaste stappen van in te plannen naar in uitvoering, gereed en afgerond, zodat op kantoor zichtbaar is welke klussen nog open staan.
Installatiehistorie per adres
Bij dit werk is de vorige beurt het startpunt van de volgende. Welke ketel of welke buitenunit hangt er, wanneer is die geplaatst, welk onderdeel is vorig jaar vervangen en wat is er toen opgemerkt. Dat staat allemaal in de klantkaart, met adres, notities en het saldo, ongeacht welke monteur er de vorige keer was.
Belt de klant, dan zie je met nummerherkenning op je Android-toestel meteen om welk adres en welke lopende opdracht het gaat, ook zonder internetverbinding. Hoe je dat op de telefoons van je monteurs instelt, staat in de uitleg over nummerherkenning voor de buitendienst.
Prijzen: onderhoudsbeurt, storingsbezoek en materiaal
Je werkt met een vast bedrag voor een onderhoudsbeurt, een voorrijtarief plus uren voor een storing, en materiaal per stuk. Die drie leg je vast als producten en aanvullende diensten met hun eigen eenheid, zodat elke monteur dezelfde tarieven hanteert en er geen bedragen worden verzonnen op de stoep.
Wil je je tarieven onderbouwen in plaats van ze te kopiëren, dan is de rekenwijze in een prijslijst opbouwen vanaf je eigen kostprijs ook bruikbaar voor servicewerk: je rekent terug vanaf de tijd die een beurt werkelijk kost, inclusief rijtijd.
Afspraken bevestigen en de klant bijpraten
Een niet-thuis-melding kost je een half dagdeel. Een korte bevestiging de dag ervoor met tijdvak en naam van de monteur haalt daar het grootste deel van weg. Dat stuur je via WhatsApp vanuit de opdracht met een vast sjabloon, en bij uitloop stuur je met één tik een bericht dat het later wordt. De opzet staat beschreven in klantmeldingen via WhatsApp inrichten.
Voor terugkerende klanten met een contract kun je de aankondiging van de jaarlijkse beurt op dezelfde manier versturen, zodat je niet iedereen hoeft na te bellen. Dat scheelt in het najaar een halve werkweek aan telefoonwerk, precies in de periode waarin je die tijd niet hebt.
Werk je alleen of met een tweede monteur, dan houd je het bij de agenda, de werkbon en de klantkaart. Heb je een servicebalie of een planner op kantoor, dan kijken die naar dezelfde planning als de mensen in de bus, zonder dat er een lijst tussen zit die iemand handmatig moet bijwerken.
Uren, kas en wat er nog openstaat
De uren hangen aan de opdracht, dus je ziet per klus hoeveel arbeid erin zit en per medewerker en periode hoeveel er is gewerkt. Dat is de enige manier om te zien of je contracttarief nog klopt met de werkelijke tijd, inclusief rijtijd tussen de adressen.
Betalingen leg je vast op het moment zelf, met deelbetalingen, en het restant blijft als openstaand saldo aan de klant hangen. In de kasmodule volg je inkomsten en uitgaven per periode en per medewerker. De app draait op Android en iOS en werkt offline door, wat in een kelder of technische ruimte zonder bereik direct merkbaar is.
Kom je uit Excel of een ander pakket, dan kunnen bestaande klanten en installatiegegevens worden overgenomen; zie gegevens meenemen bij een overstap. Werk je op verbouwprojecten samen met andere partijen, kijk dan ook naar de pagina over renovatie en verbouwing, en bij oplevering naar schoonmaakplanning. De eerste drie maanden zijn gratis, dus je kunt het een heel seizoensbegin uitproberen.
Veelgestelde vragen
Kan ik jaarlijkse onderhoudsbeurten automatisch inplannen?
Ja. Je legt per installatie een terugkerende afspraak vast, waardoor de beurt vanzelf in de planning verschijnt. Zo kun je onderhoud spreiden over rustige maanden in plaats van alles vlak voor het seizoen te doen.
Kan de monteur metingen en vervangen onderdelen vastleggen?
Ja. Op locatie vult hij de digitale werkbon in met gedane werkzaamheden, gebruikte onderdelen en begin- en eindtijd. Alles blijft in de klantkaart staan, zodat de volgende beurt begint bij wat er vorige keer is gedaan.
Hoe schuif ik een storing tussen geplande beurten door?
In de dagplanning zie je waar je monteurs zitten en waar nog ruimte is. Je verplaatst de klus, de monteur ziet dat direct op zijn telefoon en de klant die wordt verzet kun je via WhatsApp op de hoogte brengen.
Zie ik de installatiehistorie van een adres?
Ja. Per klant en adres staan alle eerdere bezoeken, vervangen onderdelen en notities in de klantkaart, ongeacht welke monteur er destijds is geweest.
Werkt het zonder internet in een technische ruimte?
Ja. De app werkt offline door en synchroniseert zodra er weer verbinding is. Ook de nummerherkenning op Android functioneert zonder internetverbinding.