Chega novembro e o telefone não para. Quinze limpezas de split marcadas na semana, dois clientes de contrato reclamando que a manutenção do trimestre não foi feita, um condomínio querendo orçamento para trocar três máquinas e você tentando lembrar qual apartamento tinha aquele evaporador difícil de acessar. No serviço de climatização, o verão inteiro é assim: muita corrida, muita informação e nenhum tempo para anotar.
O ProTakip é um sistema de gestão para empresas de ar-condicionado e refrigeração que fica no celular do técnico. Cada atendimento é lançado em segundos, no local, e o histórico da máquina fica salvo para a próxima visita.
Cada máquina com histórico, não só cada cliente
Na climatização, o que importa não é apenas quem é o cliente, mas qual equipamento está instalado onde. A ficha guarda os dados que o técnico precisa antes de subir: modelo, capacidade, local da condensadora, se precisa de escada, qual foi o último serviço e o que foi trocado.
Numa visita seguinte, isso economiza a viagem perdida por falta de peça ou de ferramenta. E quando o cliente reclama que “já consertaram isso ano passado”, você tem data, descrição e responsável na tela em vez de discussão.
Observações de acesso ficam registradas também: “condensadora na fachada, precisa autorizar com o síndico”, “atender só depois das 14h”, “a chave do telhado fica na portaria”.
Instalação, limpeza e manutenção em etapas separadas
Instalação, higienização, carga de gás, troca de placa e visita de garantia têm durações e valores diferentes. As etapas — a atender, em execução, concluído, a receber — deixam claro na mesma tela o que está pendente e o que já foi entregue.
Se o serviço precisa voltar (peça encomendada, cliente ausente, obra não liberada), ele não some no meio dos outros: continua aberto até alguém fechar. É o que evita o cliente cobrar depois de duas semanas por um retorno que você tinha prometido.
No pico do verão isso vira questão de sobrevivência. Com trinta chamados abertos na semana, a diferença entre uma empresa que cresce e uma que queima reputação está justamente nos serviços pela metade — o retorno esquecido, a garantia não atendida, a peça que chegou e ninguém avisou o cliente. Tudo isso fica visível numa lista, e não na memória de quem está dirigindo.
Contrato de manutenção e agenda recorrente
Contrato de manutenção preventiva é a receita mais previsível do setor — e a mais fácil de perder por esquecimento. No calendário do ProTakip você agenda as visitas recorrentes, com lembrete antes de cada uma.
Assim, a limpeza trimestral de um condomínio ou a revisão semestral de uma loja entra na agenda no mês certo, sem depender de alguém lembrar. Cada visita executada fica registrada no histórico do equipamento, o que serve de comprovação se o cliente questionar.
Essa organização ainda ajuda a espalhar o trabalho pelo ano. Se as manutenções preventivas estão agendadas nos meses mais fracos, você não fica com a equipe ociosa em julho e afogada em dezembro — e o cliente que passa o inverno lembrado da sua empresa é o mesmo que liga primeiro quando o compressor falha no calor.
Vale registrar também o que foi feito com detalhe: gás recolocado, filtro trocado, dreno desobstruído, placa substituída. Além de sustentar a garantia, esse detalhamento é o que permite argumentar quando chega a hora de recomendar a troca do equipamento em vez de mais um conserto.
Orçamento com equipamento, mão de obra e material
Você cadastra serviços e adicionais com preço por unidade, por hora ou por pacote e monta o orçamento ali mesmo, na frente do cliente, somando equipamento, instalação, tubulação e mão de obra. Aprovado, ele vira ordem de serviço sem redigitar nada.
Como precificar quando cada trabalho tem tamanho diferente é um assunto por si só; a lógica de faixas, pacotes e adicionais está desenvolvida no guia de formação de preços de serviço, que se aplica bem a climatização.
Aviso ao cliente pelo WhatsApp: a caminho, concluído, próxima revisão
Uma mensagem de “estamos a caminho, chegada prevista para 14h” resolve boa parte do atrito de agenda. Com o WhatsApp e modelos de mensagem prontos, o cliente é avisado da confirmação, do deslocamento e da conclusão sem você digitar tudo de novo.
Para quem tem contrato, o lembrete de próxima manutenção é também uma ferramenta comercial: quem é lembrado renova. Os formatos de texto que funcionam estão no guia de avisos automáticos ao cliente pelo WhatsApp.
Telefone tocando no meio do serviço
Você está em cima da escada e o celular toca. Com o identificador de chamadas no Android, o nome do cliente e o último serviço aparecem na tela antes de você atender — dá para decidir em um segundo se atende agora ou retorna.
Ele funciona mesmo sem internet, o que é essencial em casa de máquinas, subsolo e laje de prédio. O guia do identificador de chamadas para equipes de campo mostra como deixar isso rodando.
Rota do dia, equipe e comissão
Com vários atendimentos espalhados pela cidade, a ordem das visitas define quantos serviços cabem no dia. O mapa mostra os endereços por região e ajuda a montar a rota; os técnicos recebem a lista no próprio celular.
Você adiciona cada técnico por código de convite e define permissões — o técnico vê os chamados dele, não o financeiro da empresa. A conversa interna e o aperte e fale, que funciona como rádio, resolvem dúvida rápida entre dois serviços. Os relatórios mostram quantos atendimentos cada um fechou no período, base justa para comissão.
Caixa, recebimento e o que ficou em aberto
O caixa registra entradas e saídas por período e por pessoa, separando material e mão de obra. O saldo em aberto de cada cliente fica visível na ficha, então serviço feito e não pago não desaparece no meio do verão. O guia de cobrança de valores em aberto traz a abordagem que funciona sem constranger.
Sua base de clientes pode vir de uma planilha do Excel ou de outro programa, conforme o guia de migração de dados. Se você também faz serviço elétrico e hidráulico, veja a página de sistema de gestão para eletricistas e encanadores; para obras maiores, a de gestão para reformas e obras.
O ProTakip está em Android e iOS, funciona offline e sincroniza depois. Os três primeiros meses são gratuitos.
Perguntas frequentes
Consigo guardar o histórico de cada aparelho instalado?
Sim. Cada equipamento fica na ficha do cliente com modelo, local, últimos serviços e observações de acesso, então o técnico chega sabendo o que vai encontrar.
Dá para controlar contratos de manutenção preventiva?
Dá. As visitas recorrentes ficam agendadas no calendário com lembrete, e cada execução entra no histórico como comprovação do que foi feito.
O técnico consegue fechar o serviço no local?
Consegue, pelo celular. Ele marca o serviço como concluído, lança o valor e pode imprimir o comprovante numa impressora térmica Bluetooth ali mesmo.
Funciona em casa de máquinas, onde não pega sinal?
Funciona. O aplicativo trabalha offline e sincroniza quando a conexão volta; o identificador de chamadas no Android também não depende de internet.
Tenho três técnicos na rua. Cada um vê tudo?
Não precisa. Você define permissões por pessoa: o técnico enxerga os atendimentos dele, enquanto caixa e relatórios ficam restritos a quem você autorizar.