Pierwszy gorący tydzień czerwca
Przez osiem miesięcy telefon dzwonił kilka razy dziennie. W pierwszy naprawdę upalny tydzień czerwca dzwoni czterdzieści razy dziennie. Klienci chcą montażu na jutro, stali klienci chcą przeglądu, a trzy zeszłoroczne montaże zgłaszają, że jednostka kapie. Dwóch monterów jest w trasie, trzeci jest na urlopie, a właściciel odbiera telefony i zapisuje adresy na odwrocie faktury za miedź.
Serwis klimatyzacji i ogrzewania to biznes o skrajnej sezonowości. Wynik roku robi się w kilka tygodni, a wtedy właśnie najłatwiej zgubić zlecenie. Zgubione zlecenie w czerwcu to nie jedna wizyta, tylko klient, który w przyszłym roku zadzwoni gdzie indziej.
ProTakip zbiera wszystkie zgłoszenia w jednej kolejce, a kalendarz pokazuje realną pojemność ekipy na najbliższe dni. Zamiast obiecywać jutro, mówisz konkretny dzień i go dotrzymujesz.
Montaż, przegląd i awaria w jednym kalendarzu
Każde zgłoszenie staje się zleceniem z typem, terminem i przypisanym technikiem. Montaż zajmuje pół dnia, przegląd godzinę, awaria wchodzi między nie. Widok dnia pokazuje, ile godzin realnie zostało, więc przy telefonie nie obiecujesz rzeczy niemożliwych.
Zlecenia z tej samej ulicy albo osiedla widać na mapie, dzięki czemu monter nie jeździ przez całe miasto w tę i z powrotem. To jest ta sama zasada planowania trasy, którą stosują firmy przy odbiorach w praniu dywanów.
Przy zmianie terminu przesuwasz pozycję w kalendarzu, a technik widzi to od razu w telefonie. Klient dostaje wiadomość WhatsApp z nowym terminem, zamiast czekać przy drzwiach.
Historia urządzenia pod adresem
Karta klienta trzyma adres, a przy adresie zapisujesz zamontowane urządzenia: model, moc, datę montażu, długość instalacji i uwagi. Każda kolejna wizyta dopisuje się do tej historii razem z użytym materiałem i opisem czynności.
Gdy po trzech latach klient dzwoni z awarią, technik jedzie z wiedzą, a nie z domysłami. Przy zgłoszeniu gwarancyjnym data montażu jest w systemie, więc rozmowa opiera się na zapisie.
Zdjęcia jednostki wewnętrznej i zewnętrznej zostają przy zleceniu, co ułatwia zamówienie części i późniejsze rozliczenie ze wspólnotą albo zarządcą.
Przeglądy sezonowe, które same wracają
Największa niewykorzystana wartość w tej branży leży w bazie klientów sprzed dwóch i trzech lat. Przegląd ustawiasz jako wizytę powtarzalną i przed sezonem masz gotową listę adresów do obdzwonienia albo do wysłania wiadomości.
Zamiast czekać na awarię, wypełniasz kalendarz wtedy, gdy jest najluźniej, czyli w kwietniu i we wrześniu. Jak formułować takie wiadomości, żeby nie brzmiały nachalnie, opisuje poradnik o powiadomieniach dla klientów.
Technicy, materiał i rozliczenie
Każdy technik ma własne konto z kodem zaproszenia i widzi swoje zlecenia oraz adresy, ale nie widzi obrotu firmy. Raport pokazuje liczbę wykonanych zleceń i obrót w podziale na osoby oraz okresy, co jest podstawą do rozliczenia premii.
Ceny bierzesz z listy usług: montaż według typu jednostki, metr instalacji, przegląd, dojazd, praca w weekend. Materiał dopisujesz jako pozycje zlecenia, a płatność zaznaczasz na miejscu. Otwarte salda widać przy kliencie, a rutynę ich pilnowania opisuje poradnik o rozliczeniach i należnościach.
ProTakip nie jest programem księgowym, nie wystawia faktur i nie prowadzi kosztorysów projektowych. Prowadzi zlecenia, terminy, historię urządzeń i przepływ pieniędzy.
Telefon, praca offline i start
Gdy dzwoni klient sprzed dwóch lat, na ekranie widać nazwisko, adres i zamontowane urządzenie, także bez internetu, co ma znaczenie na dachach i w kotłowniach. Szczegóły opisuje tekst o identyfikacji dzwoniącego.
Jeśli obok klimatyzacji robicie instalacje elektryczne i hydrauliczne, te zlecenia prowadzi program dla elektryka i hydraulika, a montaże w ramach remontów pod klucz wygodniej prowadzić w module dla firm remontowych.
Aplikacja działa na systemach Android i iOS, pierwsze trzy miesiące są bez opłat, a bazę klientów przenosimy z arkusza Excel albo z poprzedniego programu, co opisuje poradnik o zmianie programu. Kryteria wyboru zebrane są w tekście jak wybrać program.
Materiał, części i granice tego programu
Przy montażu klimatyzacji materiał potrafi zjeść znaczną część kwoty: miedź, izolacja, korytka, uchwyty, pompka skroplin. Zużycie zapisujesz jako pozycje zlecenia, dzięki czemu po zakończeniu widać, ile z ustalonej ceny naprawdę zostało w firmie.
Trzeba jednak jasno powiedzieć, czego tutaj nie ma. ProTakip nie prowadzi magazynu ani zamówień do dostawców, nie liczy stanów części i nie jest programem księgowym. Nie wystawia faktur i nie zajmuje się plikami JPK.
To, co daje, to obraz operacyjny: kto gdzie pojechał, co zamontował, jakim materiałem, ile klient zapłacił i ile zostało do zapłaty. Dokumenty księgowe wystawiasz tam, gdzie robisz to dzisiaj, a do biura rachunkowego przekazujesz uporządkowane zestawienie zamiast pliku ze zdjęciami paragonów.
Biura, lokale i umowy serwisowe
Obok mieszkań jest druga część rynku, mniej widoczna i znacznie bardziej przewidywalna: biura, gabinety, restauracje, sklepy i małe serwerownie. Tam klimatyzacja pracuje cały rok, a jej przestój oznacza czasem zamknięty lokal albo przerwaną pracę zespołu.
Takiego klienta prowadzisz jako firmę z kilkoma adresami i kilkoma urządzeniami pod każdym z nich. Przeglądy ustawiasz cyklicznie, zgłoszenia trafiają do wspólnej kolejki, a rozliczenie idzie zbiorczo raz w miesiącu, z widocznym otwartym saldem przy karcie kontrahenta.
Osoba z biura klienta chce zwykle jednego: wiedzieć, kiedy przyjedzie technik. Krótka wiadomość WhatsApp z terminem i imieniem montera załatwia to lepiej niż trzy telefony, a rozmowa przy odbiorze zaczyna się od konkretu, bo historia urządzenia jest na ekranie.
W lokalach z ruchem klientów liczy się też pora pracy. Montaż i głośniejsze czynności umawia się przed otwarciem albo po zamknięciu, a taki termin trzeba mieć zapisany razem z informacją, kto wpuszcza ekipę do środka i komu oddać klucz. Kalendarz z przypisanym technikiem i adresem trzyma te ustalenia w jednym miejscu, zamiast w wątku wiadomości sprzed dwóch tygodni.
Najczęściej zadawane pytania
Czy zapiszę, jakie urządzenie stoi pod danym adresem?
Tak. Przy adresie klienta zapisujesz model, moc, datę montażu, długość instalacji i uwagi. Każda kolejna wizyta dopisuje się do historii tego urządzenia razem z użytym materiałem i zdjęciami.
Jak program pomaga w szczycie sezonu?
Wszystkie zgłoszenia trafiają do jednej kolejki, a kalendarz pokazuje realną pojemność ekipy na najbliższe dni. Dzięki temu przy telefonie podajesz konkretny termin zamiast obietnicy, a zlecenia nie giną na kartkach.
Czy przypomni o przeglądach przed sezonem?
Tak. Przeglądy ustawiasz jako wizyty powtarzalne, więc przed sezonem masz gotową listę adresów. Do klientów możesz wysłać wiadomość WhatsApp z propozycją terminu.
Czy technik widzi ceny i obrót firmy?
Tylko wtedy, gdy mu na to pozwolisz. Standardowo technik widzi swoje zlecenia, adresy i pozycje potrzebne do rozliczenia z klientem, natomiast kasa i raporty firmy pozostają po stronie właściciela.
Czy aplikacja działa bez zasięgu na dachu lub w kotłowni?
Tak. Zlecenia, karty klientów, historia urządzeń i identyfikacja dzwoniącego działają offline. Zmiany zapisują się lokalnie i synchronizują po powrocie połączenia.