Siódma rano, telefon o zalanej łazience
Telefon dzwoni o siódmej dziesięć. Zalana łazienka, sąsiad z dołu już puka do drzwi. Na ten sam dzień masz umówiony przegląd instalacji w biurze i wymianę tablicy w domu jednorodzinnym. Trzeba komuś przesunąć termin, tylko numer do tego klienta jest gdzieś w historii połączeń, a jego adres pamięta wspólnik, który akurat jest pod ziemią w garażu.
Elektryk i hydraulik pracują w dwóch rytmach naraz: awaryjnym, który wchodzi bez zapowiedzi, i planowym, który trzeba dotrzymać. Zeszyt obsługuje jeden z nich. Kalendarz w telefonie obsługuje drugi. Żaden nie łączy ich z historią tego, co robiłeś w tym mieszkaniu dwa lata temu.
ProTakip prowadzi zlecenia serwisowe w jednej kolejce ze statusami: przyjęte, w robocie, wykonane, rozliczone. Awaria wchodzi na górę listy, prace planowe stoją w kalendarzu, a wszystko zapisuje się przy adresie klienta.
Zlecenie serwisowe z historią adresu
Karta klienta trzyma adres, kontakt, uwagi o dostępie i pełną historię wizyt: co było wymienione, jakim materiałem, przez kogo i kiedy. Gdy po dwóch latach ten sam klient dzwoni z tym samym pionem, nie zaczynasz od pytania, co tam właściwie było.
Przy zleceniu zapisujesz opis usterki, wykonane czynności, zużyty materiał i czas pracy. Zdjęcia sprzed i po naprawie zostają przy zleceniu, co bardzo pomaga przy rozmowie ze wspólnotą albo z zarządcą budynku.
Prace planowe, na przykład przeglądy roczne, ustawiasz jako powtarzalne wizyty. System sam przypomni, że w tym budynku wypada kolejny termin, więc przegląd wraca do ciebie zamiast do konkurencji.
Wycena, robocizna i materiał
Ceny bierzesz z własnej listy usług: stawka godzinowa, ryczałt za punkt, dojazd, praca poza godzinami. Materiał dopisujesz jako pozycje zlecenia. Dzięki temu kwota u klienta wychodzi z systemu, a nie z liczenia na kolanie po godzinie roboty. Zasady układania takiej listy opisuje poradnik o budowaniu cennika usług.
Warto powiedzieć wprost: ProTakip nie robi kosztorysów projektowych i nie wystawia faktur. Prowadzi zlecenia, czas, materiał, wpłaty i salda, a dokumenty księgowe zostają w twoim programie do fakturowania.
Rozliczenie u klienta, jeszcze przed wyjściem
Najlepszy moment na pobranie płatności to chwila, w której klient patrzy na działającą instalację. Wpłatę albo wpłatę częściową zaznaczasz w telefonie na miejscu, a otwarte saldo zostaje przy kliencie, jeśli reszta ma iść przelewem.
Kasa prowadzi przychody i wydatki z podziałem na okres i osobę, więc widać, ile faktycznie zostaje po odjęciu materiału i paliwa. Rutynę przypominania o zaległościach opisuje poradnik o rozliczeniach i należnościach.
Telefon, który jest twoim biurem
W tej branży wszystko zaczyna się od dzwonka. Gdy dzwoni znany numer, ProTakip pokazuje nazwisko, adres i ostatnie zlecenia, także bez internetu, co w piwnicy i w kotłowni ma realne znaczenie. Opisuje to poradnik o identyfikacji dzwoniącego.
Klient dostaje wiadomość WhatsApp z potwierdzeniem terminu i informacją o wyjeździe ekipy, dzięki czemu nie czeka pół dnia przy drzwiach. Gotowe wzory treści są w poradniku o powiadomieniach.
Przy większym zespole każdy technik ma własne konto z kodem zaproszenia i widzi tylko swoje zlecenia. Rozmowy w trasie prowadzicie na czacie wewnętrznym i przez mówienie jednym przyciskiem, bez pisania za kierownicą.
Start i sąsiednie prace
Jeśli instalacje robisz przy remontach pod klucz, całą budowę wygodniej prowadzić w module dla firm remontowych, a same zlecenia serwisowe zostawić tutaj. Serwis klimatyzacji i kotłów ma własny rytm sezonowy, opisany w programie dla serwisu klimatyzacji.
Program działa na systemach Android i iOS, także offline, a pierwsze trzy miesiące są bez opłat, więc cały sezon możesz przepracować na próbę. Kontakty z arkusza Excel lub z poprzedniego programu przenosimy na starcie, co opisuje poradnik o zmianie programu. Listę pytań przed wyborem narzędzia znajdziesz w tekście jak wybrać program.
Wspólnoty, zarządcy i stała współpraca
Największa różnica między instalatorem, który goni od awarii do awarii, a firmą z przewidywalnym miesiącem, leży w stałych klientach: wspólnotach mieszkaniowych, zarządcach budynków, biurach i lokalach usługowych. Jeden taki kontrahent to kilkanaście adresów i regularne zgłoszenia.
Zarządcę zapisujesz jako jednego klienta, a pod nim prowadzisz kolejne adresy i zlecenia. Każde ma swój opis, materiał, czas pracy i kwotę, więc na koniec miesiąca masz gotowe zestawienie do rozliczenia zamiast zbierania kartek z busa i przypominania sobie, co było w którym bloku.
Przy takiej współpracy liczy się czas reakcji. Widok kolejki pokazuje, ile zgłoszeń czeka i od kiedy, więc łatwiej dotrzymać ustaleń, na których zarządcy zależy najbardziej, i wcześnie powiedzieć, że dziś już nie zdążycie.
Przy adresach w starym budownictwie liczy się jeszcze jeden szczegół: dostęp. Kod do bramy, numer do dozorcy, informacja, że główny zawór jest w piwnicy sąsiedniej klatki, godziny, w których można wejść do lokalu użytkowego. Zapisane raz przy adresie, oszczędzają kwadrans przy każdej kolejnej wizycie i ratują technika, który jedzie tam pierwszy raz w zastępstwie.
Mrozy, sezon grzewczy i dzień, w którym telefon nie milknie
Pierwszy tydzień prawdziwego mrozu wygląda w tej branży zawsze tak samo: pękają instalacje, wysiadają piece, dzwonią wszyscy naraz. W taki dzień o wyniku decyduje kolejność zleceń, a nie tempo pracy przy jednym z nich.
Zgłoszenia trafiają na jedną listę z godziną przyjęcia i adresem, więc widać, które można połączyć w jednej dzielnicy i komu trzeba uczciwie powiedzieć, że przyjedziecie jutro rano. Klient, który dostaje krótką wiadomość z terminem, czeka spokojnie; klient bez informacji po godzinie dzwoni do kogoś innego.
Technicy w trasie dogadują się na czacie wewnętrznym i przez mówienie jednym przyciskiem, bez pisania za kierownicą. Kiedy ktoś kończy wcześniej, sam przejmuje kolejne zgłoszenie z listy, zamiast czekać na telefon od właściciela, który akurat siedzi w kotłowni.
Najczęściej zadawane pytania
Czy program obsłuży awarie i prace planowe jednocześnie?
Tak. Zlecenia awaryjne trafiają na górę kolejki i mają własny status, a prace planowe stoją w kalendarzu z przypisanym technikiem. Oba rodzaje zapisują się przy tej samej karcie klienta i adresie.
Czy zobaczę, co robiłem w tym mieszkaniu dwa lata temu?
Tak. Historia adresu pokazuje wszystkie wizyty, opisy usterek, użyty materiał, czas pracy i zdjęcia. Dzięki temu wracasz na znany teren, nawet jeśli wtedy pracował tam inny technik.
Czy da się rozliczyć klienta na miejscu?
Tak. Wpłatę zaznaczasz w telefonie zaraz po zakończeniu pracy, także częściową. Reszta zostaje jako otwarte saldo przy kliencie, a wpłata trafia do kasy z przypisaniem do osoby i okresu.
Czy przypomni o przeglądzie rocznym?
Tak. Przegląd ustawiasz jako wizytę powtarzalną, a system pokazuje zbliżający się termin. Do klienta możesz wysłać wiadomość WhatsApp z propozycją daty.
Czy to program do kosztorysowania dla elektryka?
Nie. ProTakip nie liczy kosztorysów projektowych. Prowadzi zlecenia serwisowe, cennik usług, materiał, czas pracy, płatności i historię adresu, natomiast kosztorys wykonujesz w narzędziu, którego używasz do tego dzisiaj.