Son las ocho y media de la tarde y el móvil vuelve a sonar: un cuadro que salta en un tercero, una fuga debajo del fregadero de un local que abre mañana y un administrador de fincas que quiere el presupuesto del portal "para esta semana, si puede ser". Tú tienes tres avisos apuntados en la mano, dos en un mensaje sin leer y uno que juraría que te dijeron por teléfono el martes. El problema de un electricista o un fontanero rara vez es la falta de trabajo: es que el trabajo entra por seis sitios distintos y no hay ningún sitio donde esté todo junto.
ProTakip es una aplicación de gestión para electricistas, fontaneros e instaladores que trabajan a domicilio, en comunidades y en locales. Todo se hace desde el móvil, de pie y con las manos sucias, en Android y iOS, y sigue funcionando sin cobertura: en un sótano, en un cuarto de contadores o en una obra sin señal, el parte se cierra igual y se sincroniza solo cuando vuelve la conexión.
Por qué un electricista acaba buscando un ERP
Mucha gente del gremio escribe en Google ERP para electricistas o software para fontaneros cuando llega a un punto muy concreto: ya no es capaz de recordar quién le debe dinero. Antes de eso se aguanta con la libreta. Después de eso, cualquier semana pierde más en un cobro olvidado de lo que cuesta un año de programa.
Lo que hace falta no es un ERP industrial de mil módulos, sino cuatro cosas bien resueltas: los avisos del día ordenados, la ficha de cada cliente con su histórico, el precio siempre a mano y el saldo pendiente actualizado. Todo lo demás sobra y, si sobra, estorba, porque el programa que estorba se deja de usar en un mes.
Si estás mirando alternativas, en la guía de criterios para elegir un software de gestión hay nueve preguntas concretas que conviene hacerle a cualquier proveedor antes de firmar.
De la llamada al parte de trabajo en dos toques
Un aviso urgente entra por teléfono y muere si nadie lo anota bien. En ProTakip el aviso se crea en el momento con la dirección, el teléfono, lo que cuenta el cliente y la urgencia que tiene. A partir de ahí es una ficha con estados: pendiente, en curso, terminado y entregado. En cualquier momento del día sabes cuántos avisos siguen abiertos y de quién es cada uno, sin llamar a nadie para preguntar.
El parte de trabajo se rellena y se cierra en casa del cliente: material utilizado, horas, lo que se ha hecho y lo que ha quedado pendiente para una segunda visita. Si el cliente pide un justificante, se imprime allí mismo con una impresora térmica Bluetooth conectada al móvil, sin ordenador y sin volver al almacén.
Ese detalle, que parece pequeño, es el que elimina la noche del viernes pasando papeles a limpio y el que evita las facturas que se emiten con dos semanas de retraso porque nadie encontraba el albarán.
Presupuestos: mano de obra, materiales y desplazamiento
En este oficio el presupuesto se pide en la puerta y se quiere en el momento. Con la lista de precios cargada —hora de mano de obra, hora de urgencia, punto de luz, punto de agua, desplazamiento, pequeño material— el presupuesto se monta delante del cliente sin calculadora y sin inventarse cifras que luego no cuadran cuando llega la factura.
Los precios se definen por unidad, por hora, por metro o por paquete cerrado, y los servicios extra que siempre se olvidan se añaden con un toque. Cuando trabajas para administradores de fincas o para aseguradoras, tener siempre la misma tarifa aplicada evita discusiones y hace que el segundo encargo llegue solo. Si quieres revisar cómo tienes montada tu tarifa, la guía sobre cómo fijar precios sin comerte el margen desglosa el cálculo por hora y por trabajo cerrado.
La ficha del cliente: la memoria que no cabe en la cabeza
Un fontanero con quince años de oficio tiene miles de intervenciones detrás y ninguna manera de consultarlas. La ficha del cliente guarda la dirección, el teléfono, las notas —"la llave de paso está detrás de la lavadora", "el portero abre a partir de las nueve"—, el histórico de trabajos y el saldo pendiente.
Cuando vuelves a la misma vivienda dos años después, llegas sabiendo qué se instaló, qué marca era la caldera y qué se le cobró. Para las comunidades es todavía más útil: cada portal acumula su propio historial de avisos, y en la reunión de vecinos puedes decir exactamente qué se ha hecho y cuándo.
Quién llama y cómo avisar sin escribir veinte veces
La mitad de las llamadas que recibes son de números no guardados. Con el identificador de llamadas de ProTakip aparece en pantalla, antes de descolgar, el nombre del cliente, su dirección y sus últimos trabajos. Funciona en Android y también sin conexión a internet, algo decisivo cuando estás en un sótano o con la cobertura justa. La configuración está explicada en la guía del identificador de llamadas para empresas de servicios.
Y para dejar de contestar cincuenta veces "voy de camino", las plantillas de WhatsApp avisan al cliente cuando el trabajo se programa, cuando sales hacia su domicilio y cuando el aviso queda cerrado. En la guía de avisos automáticos al cliente por WhatsApp tienes ejemplos de mensajes que suenan a persona y no a máquina.
Equipo, permisos y zonas de trabajo
Cuando ya sois dos o tres, el reparto deja de ser evidente. Cada operario entra con un código de invitación y ve solo sus avisos, con los permisos que le des: hay cosas que un ayudante no tiene por qué ver, como los márgenes o la caja. Los trabajos se asignan por zona y se ordenan sobre el mapa para que la ruta del día tenga sentido y no se pierdan dos horas en desplazamientos.
Dentro de la aplicación hay mensajería interna y función de pulsar para hablar, como una emisora, para cuando alguien tiene las manos ocupadas. Y los informes muestran cuántos avisos ha cerrado cada uno y en cuánto tiempo, que es la única forma seria de repartir bien el trabajo.
Cobrar lo hecho: saldos, caja y cierre de mes
El dinero que se pierde en este oficio casi nunca se pierde en un trabajo grande: se pierde en veinte avisos pequeños que nadie apuntó. Cada cobro se registra contra su trabajo, cada cliente arrastra su saldo abierto y la caja recoge ingresos y gastos con filtro por periodo y por operario, para que a fin de mes no haya que reconstruir nada de memoria. La guía sobre seguimiento de cobros y saldos pendientes entra en el detalle de cómo llevarlo al día.
Para arrancar no hace falta perder el histórico: clientes y trabajos se importan desde Excel o desde el programa que uses ahora, según se explica en la guía de migración de datos al cambiar de programa, y los tres primeros meses son gratis. Si además montas equipos de aire acondicionado o haces obra, la misma aplicación se configura para servicios de climatización y para empresas de reformas.
Preguntas frecuentes
¿Vale para un autónomo sin empleados?
Sí, y de hecho es el caso más habitual. Un autónomo lo usa como agenda de avisos, ficha de clientes y control de cobros desde el móvil. Si más adelante contrata, añade a la persona con un código de invitación y le da los permisos que quiera.
¿Puedo hacer el presupuesto delante del cliente?
Sí. Con la lista de precios cargada (mano de obra, materiales, desplazamiento, servicios extra) el presupuesto se monta desde el móvil en la propia vivienda y queda guardado en la ficha del cliente.
¿Funciona en un cuarto de contadores sin cobertura?
Sí. La aplicación trabaja sin conexión y sincroniza sola al recuperar la señal. El identificador de llamadas en Android tampoco necesita internet para mostrar quién llama.
¿Puedo llevar por separado los trabajos de cada comunidad?
Sí. Cada comunidad o administrador es una ficha con su propio histórico de avisos, sus notas y su saldo pendiente, así que puedes ver de un vistazo todo lo hecho en ese portal.
¿Qué pasa con mis clientes actuales si cambio de programa?
Se importan. Clientes, direcciones, teléfonos y trabajos se pueden traer desde Excel o desde el software que uses hoy, sin empezar la ficha de cero.