En julio el teléfono no para. Una máquina que no enfría en un chalet de la costa, una comunidad de vecinos que pide presupuesto para cambiar la enfriadora, tres mantenimientos firmados que hay que encajar en el calendario y un cliente que llama por cuarta vez para saber a qué hora pasa el técnico. Y tú, mientras tanto, subido a una escalera con el manómetro en la mano. Casi ninguna empresa de climatización tiene problemas por falta de trabajo: los tiene porque el trabajo vive en la cabeza del jefe, en cuarenta conversaciones sueltas y en una libreta que se moja en la furgoneta.
ProTakip es un software de gestión para empresas de climatización y HVAC: instaladores de aire acondicionado, aerotermia y calefacción. Está hecho para usarse de pie, con una mano y con los guantes puestos, no para que alguien lo rellene por la noche en el ordenador de la oficina. Funciona en Android y iOS, sigue funcionando sin cobertura y sincroniza solo cuando vuelve la conexión: en un garaje, en una sala de máquinas o en una nave con paredes de hormigón, el parte se cierra igual.
Qué le pide de verdad un instalador a un ERP de climatización
Cuando una empresa de HVAC busca un ERP de climatización casi nunca está buscando cien pantallas de configuración. Está buscando cuatro respuestas rápidas: qué avisos hay hoy y quién los lleva, qué se hizo la última vez en esa máquina, cuánto se presupuestó y qué queda por cobrar. Si el programa tarda más en dar esas cuatro respuestas que una llamada al compañero, se abandona en tres semanas.
Por eso ProTakip parte del trabajo y no del papeleo. Cada aviso, cada instalación y cada mantenimiento es una ficha que avanza por estados visibles para todo el equipo. El responsable ve el tablero completo desde el móvil; el técnico ve solo lo suyo, con la dirección, el teléfono del cliente y las notas de la última visita delante.
Si todavía estás comparando opciones, en la guía sobre qué mirar antes de elegir un software de gestión hay nueve criterios que valen igual para una empresa de climatización que para cualquier otro servicio a domicilio.
Partes de trabajo que se cierran en casa del cliente
El parte de trabajo es el corazón del negocio y también su mayor fuga. Se apunta a mano, se queda en la furgoneta, se pasa a limpio el viernes y para entonces ya nadie recuerda si se cargó gas o solo se limpiaron los filtros. Con el móvil, el técnico abre el aviso, marca lo que ha hecho, añade el material utilizado y lo cierra allí mismo. La ficha pasa de pendiente a en curso, de terminado a entregado, y en la oficina se ve en el momento, sin llamar para preguntar.
Si el cliente quiere un justificante en mano, se imprime al instante con una impresora térmica Bluetooth desde el propio móvil: sin cables, sin ordenador y sin volver a la nave. En instalaciones con varias unidades, una etiqueta con código de barras pegada en cada máquina permite abrir su ficha escaneándola en la siguiente visita, aunque hayan pasado dos años y el técnico sea otro.
Presupuestos, lista de precios y servicios extra
La mitad de los presupuestos se pierden por tardar dos días en enviarlos. Con la lista de precios cargada —splits por unidad, conductos por metro, mano de obra por hora, paquetes de mantenimiento anual— el presupuesto se monta desde la propia vivienda del cliente y sale con los mismos importes que aplicará después el técnico. Los servicios extra que siempre se olvidan (desplazamiento, carga de refrigerante, limpieza de baterías, retirada del equipo antiguo) se definen una sola vez y se añaden con un toque.
Cuando trabajas con administradores de fincas o con constructoras, esa coherencia entre lo presupuestado y lo ejecutado es lo que te mantiene en su lista de proveedores. Si aún le estás dando vueltas a tu tarifa, la guía sobre cómo montar una lista de precios que no se coma el margen plantea el cálculo por unidad, por hora y por paquete cerrado.
Mantenimientos y revisiones: que no se pierda ninguna visita
El contrato de mantenimiento es el ingreso que sostiene el invierno, pero solo si alguien se acuerda de ejecutarlo. En ProTakip cada revisión se programa en el calendario con su recordatorio, y la ficha del cliente guarda el histórico completo: qué equipo tiene, qué se le hizo, qué pieza se cambió y qué quedó pendiente para la próxima.
Eso cambia la conversación en la puerta. En lugar de "creo que el año pasado le pusimos un compresor", el técnico llega sabiendo la marca, el modelo y la última intervención. En plena campaña de verano esa memoria es la diferencia entre repetir cliente y perderlo.
Llamadas y avisos: que el cliente no tenga que insistir
En temporada alta el móvil suena todo el día y muchas llamadas vienen de números que no tienes guardados. Con el identificador de llamadas de ProTakip, al entrar una llamada aparece en pantalla el nombre del cliente, su dirección y sus últimos trabajos antes de descolgar. Funciona en Android y sigue funcionando sin conexión a internet, que es justo lo que ocurre en obra con dos tarjetas SIM. Cómo se configura está explicado paso a paso en la guía del identificador de llamadas para empresas de servicios.
Por el otro lado, casi todas las llamadas entrantes son la misma pregunta: "¿a qué hora venís?". Con las plantillas de WhatsApp, el cliente recibe el aviso cuando el trabajo se programa, cuando el técnico sale hacia su casa y cuando se cierra el parte, sin que nadie escriba nada. En la guía de avisos automáticos al cliente por WhatsApp se explica cómo redactar esos mensajes para que no suenen a robot.
Técnicos, furgonetas y rutas del día
Un equipo de tres personas ya necesita coordinación, y un grupo de mensajes no es coordinación: es ruido. Cada técnico entra con un código de invitación y ve únicamente lo que le corresponde según sus permisos. Los avisos se asignan por zona, se ordenan sobre el mapa y se agrupan por ruta, de forma que nadie cruce la ciudad dos veces el mismo día.
Dentro de la aplicación hay mensajería de equipo y función de pulsar para hablar, como una emisora, útil cuando el técnico está en un tejado y no puede escribir. Y el seguimiento de vehículos permite ver dónde está cada furgoneta cuando entra una urgencia y hay que decidir en diez segundos a quién se la mandas.
Cobros, saldos pendientes y caja
En climatización se cobra a plazos con mucha frecuencia: una señal al aceptar el presupuesto, el resto al terminar la instalación, y comunidades que pagan a treinta o sesenta días. Registrar cada cobro parcial contra su trabajo evita la conversación incómoda de dentro de tres meses. La aplicación mantiene el saldo abierto de cada cliente y la caja de ingresos y gastos, con filtro por periodo y por técnico, y los informes te dicen qué tipo de trabajo te está dando dinero de verdad. El detalle está en la guía sobre control de cobros y saldos pendientes.
Empezar no obliga a tirar el histórico: clientes y trabajos se importan desde Excel o desde el programa que uses ahora, tal como se explica en la guía de migración de datos al cambiar de programa. Los tres primeros meses son gratis, tiempo de sobra para pasar una campaña de verano completa antes de decidir. Y si además haces instalación eléctrica o reforma, es la misma aplicación con otra configuración: mira el software para electricistas y fontaneros y el de empresas de reformas.
Preguntas frecuentes
¿Sirve para un autónomo que trabaja solo?
Sí. Un instalador autónomo lo usa como agenda, ficha de cliente y control de cobros desde el móvil, sin dar de alta a nadie más. Cuando contrate al primer técnico, solo tiene que enviarle un código de invitación y asignarle permisos.
¿Funciona sin cobertura en salas de máquinas o sótanos?
Sí. Los partes de trabajo se abren, se rellenan y se cierran sin conexión, y se sincronizan solos cuando el móvil recupera señal. El identificador de llamadas también funciona sin internet en Android.
¿Puedo imprimir el parte de trabajo en casa del cliente?
Sí, con una impresora térmica Bluetooth emparejada con el móvil. El técnico imprime el justificante en el momento, sin volver a la oficina ni pasar por el ordenador.
¿Se pueden llevar contratos de mantenimiento recurrentes?
Sí. Las revisiones se programan en el calendario con recordatorio y quedan asociadas a la ficha del cliente y de su equipo, con todo el histórico de intervenciones anteriores.
¿Puedo pasar los datos del programa que uso ahora?
Sí. Clientes, direcciones y trabajos se importan desde Excel o desde tu programa actual. Los tres primeros meses son gratis, así que puedes probarlo con tus datos reales antes de decidir nada.