Im SHK-Betrieb bestimmt das Wetter den Kalender. Der erste warme Mai-Tag füllt das Telefon mit Klimaanlagen, der erste Frost im Oktober mit ausgefallenen Heizungen, und dazwischen liegen die Wartungen, die eigentlich planbar wären — wenn sie jemand konsequent führen würde. Genau daran scheitern viele Betriebe: Der Wartungsvertrag existiert, aber der Termin wird erst dann erinnert, wenn der Kunde anruft. ProTakip ist eine mobile Handwerkersoftware für Klima-, Heizungs- und Kältetechnik: Auftragsverwaltung, Terminplanung, Kundenakte mit Anlagenhistorie und Anruferkennung, nutzbar auf Android und iOS und auch dort funktionsfähig, wo im Heizungskeller kein Netz ist.
Terminplanung für HLK-Betriebe: Kapazität statt Kalendergefühl
Ein Terminassistent für einen Klima- und Heizungsbetrieb muss zwei Dinge gleichzeitig beantworten: Wann ist ein Monteur frei, und wie lange dauert dieser Einsatz wirklich? Eine Wärmepumpenwartung ist nicht dasselbe wie eine Reinigung von zwei Split-Innengeräten. In ProTakip werden Termine mit Dauer, Kunde, Anlage und zuständigem Monteur geführt; im Kalender sehen Sie, wie voll ein Tag tatsächlich ist, bevor Sie am Telefon zusagen.
Der Kunde erhält die Terminerinnerung automatisch über WhatsApp. Das reduziert die vergeblichen Anfahrten — der Fall, bei dem der Monteur vor verschlossener Tür steht und der Tag um eine Stunde ärmer ist. Wie solche Erinnerungen formuliert und getaktet werden, ohne aufdringlich zu wirken, beschreibt der Leitfaden zur Kundenbenachrichtigung per WhatsApp; das Prinzip ist in jedem Terminbetrieb dasselbe.
Bei Saisonspitzen zeigt der Kalender außerdem, welche Aufträge sich verschieben lassen und welche nicht. Wer im Januar einen Heizungsausfall bearbeitet, muss eine turnusmäßige Wartung verlegen können, ohne sie zu verlieren.
Wartungsverträge sind Umsatz, den man nur verwalten muss
Der wirtschaftlich attraktivste Teil eines SHK-Betriebs ist der wiederkehrende: jährliche Heizungswartung, Klimaanlagenwartung vor der Saison, Inspektion der Anlage im gewerblichen Objekt. Dieser Umsatz kommt nicht von selbst, er kommt aus einer Liste. In ProTakip liegt jede Anlage beim Kunden in der Kundenakte, mit Notizen zu Modell, Baujahr, Standort und Besonderheiten des Zugangs.
Damit kann das Büro Wartungen bündeln — nach Gebiet, nach Monat, nach Anlagentyp — statt sie einzeln hinterherzutelefonieren. Auf der Karte lassen sich Einsätze eines Tages so anordnen, dass die Fahrzeit sinkt. Bei zehn Wartungen pro Woche ist das bereits ein halber Arbeitstag, der wieder produktiv wird.
Der Monteur vor Ort: Auftrag öffnen, dokumentieren, weiterfahren
ProTakip ist zuerst eine App. Der Monteur öffnet den Auftrag am Einsatzort, sieht die Anlagenhistorie, hält fest, was gemacht wurde, wechselt den Status von angenommen über in Bearbeitung zu fertig und fährt weiter. Notizen und Fotos bleiben an der Anlage hängen und stehen beim nächsten Einsatz jedem Kollegen zur Verfügung.
Der Punkt, an dem viele Systeme im Heizungsbau versagen, ist der Empfang. Heizungskeller, Technikräume, Tiefgaragen und Neubauten im Rohbau haben kein Netz — und dort wird gearbeitet. ProTakip läuft offline weiter und gleicht Eingaben automatisch ab, sobald die Verbindung zurück ist. Eine Software, die im Keller stehen bleibt, wird von Monteuren nicht benutzt, und dann nützt auch die schönste Auswertung nichts.
Belege und Etiketten lassen sich direkt vor Ort über einen Bluetooth-Thermodrucker ausgeben. Ein ausgedruckter Beleg beim Kunden im Wohnzimmer beendet die spätere Diskussion darüber, was vereinbart war.
Kältemittel, Prüfpflichten und die Grenzen dieser Software
Wer mit Kälteanlagen arbeitet, kennt die Dokumentationspflichten rund um Kältemittel und Dichtheitsprüfungen; wer Heizungen erneuert, arbeitet im Umfeld des Gebäudeenergiegesetzes. Diese Themen gehören zum Alltag jedes deutschen Klima- und Heizungsbetriebs, und wir behaupten an dieser Stelle bewusst nicht, sie abzudecken.
Was ProTakip leistet, ist die betriebliche Grundlage: Jede Anlage hat eine Kundenakte, jeder Einsatz eine datierte Historie mit Notizen und Fotos, jede Leistung einen dokumentierten Umfang. Diese Aufzeichnungen sind exportierbar. ProTakip ist kein Buchhaltungsprogramm; Themen wie e-Rechnung, GoBD oder eine DATEV-Übergabe liegen außerhalb des Funktionsumfangs — es liefert dafür saubere Auftrags- und Zahlungsdaten, mit denen Rechnungsstellung und Steuerberatung schneller arbeiten.
Preise: Arbeitszeit, Material, Pauschalen
Im Klima- und Heizungsservice wird gemischt kalkuliert: Anfahrt pauschal, Arbeit nach Stunde, Material nach Stück, Wartungspakete als Festpreis, größere Montagen als Angebot. ProTakip bildet Stück-, Zeit-, Flächen- und Paketpreise ab; Produkte und Zusatzleistungen werden einmal angelegt und stehen dann allen Mitarbeitern zur Auswahl. Größere Montagen werden als Angebot direkt in ProTakip geschrieben: Positionen mit Menge und Einzelpreis, Summe mit oder ohne Mehrwertsteuer, Anzahlung und Gültigkeitsdatum, als PDF zum Weitergeben oder Drucken; nimmt der Kunde an, legt ProTakip den Termin automatisch an.
Der Nutzen liegt in der Vollständigkeit: Kleinteile und Zusatzleistungen, die auf einem handschriftlichen Zettel regelmäßig verschwinden, landen auf dem Auftrag. Wer seine Kalkulation systematisch aufbauen will, findet die Vorgehensweise im Beitrag zum Aufbau einer Preisliste — die Methodik gilt für jeden Dienstleistungsbetrieb mit gemischten Abrechnungsarten.
Notdienst: Anruferkennung im Winter
Ein Heizungsausfall bei minus fünf Grad erzeugt Anrufe in Serie, und der Betrieb entscheidet in Sekunden, wen er zuerst bedient. Die Anruferkennung von ProTakip zeigt auf dem Android-Gerät beim Klingeln Kundenname, letzte Einsätze und offenen Saldo an. Wer sofort sieht, dass es sich um einen Wartungskunden mit bekannter Anlage handelt, priorisiert anders als bei einem unbekannten Anrufer.
Die Erkennung arbeitet ohne Internetverbindung, weil die Kundendaten lokal auf dem Gerät liegen — im Fahrzeug, im Keller, im Funkloch. Einrichtung, Berechtigungen und Praxisfragen behandelt der Leitfaden zur Anruferkennung im Dienstleistungsbetrieb.
Team, Rechte und offene Posten
Monteure und Auszubildende kommen über einen Einladungscode in den Betrieb, die Rechte werden je Rolle vergeben — wer Preise ändern darf, wer Auswertungen sieht, wer nur seine eigenen Einsätze bearbeitet. Für die Abstimmung zwischen Baustelle, Lager und Büro gibt es interne Nachrichten und eine Push-to-Talk-Funktion, die wie ein Funkgerät arbeitet.
Teilzahlungen und offene Salden werden je Kunde geführt. Gerade bei größeren Montagen mit Anzahlung ist die Übersicht über den Zahlungsstand wichtiger als jede Umsatzstatistik; wie man diese Liste regelmäßig abarbeitet, steht im Leitfaden zu Zahlungseingängen und offenen Forderungen.
Einstieg und Datenübernahme
Bestehende Kunden-, Anlagen- und Auftragsdaten lassen sich aus Excel oder aus einer bisherigen Software übernehmen. Wie ein solcher Wechsel im laufenden Betrieb abläuft und welche Felder vorher bereinigt gehören, beschreibt der Leitfaden zum Softwarewechsel mit Datenübernahme; welche Fragen Sie einem Anbieter vorab stellen sollten, steht in unseren neun Auswahlkriterien.
Die ersten drei Monate sind kostenlos — genug Zeit, um eine komplette Saisonspitze zu erleben. Betriebe, die zusätzlich Elektro- oder Sanitärarbeiten ausführen, nutzen dieselbe Oberfläche für Elektro- und Sanitärbetriebe, und wer auch Bad- oder Heizungsmodernisierungen begleitet, findet die passende Projektsicht unter Renovierung und Sanierung.
Häufige Fragen
Gibt es eine Terminplanung speziell für HLK- und SHK-Betriebe?
Ja. Termine werden mit Dauer, Kunde, Anlage und zuständigem Monteur geführt, sodass die tatsächliche Tageskapazität sichtbar ist. Erinnerungen an den Kunden laufen automatisch über WhatsApp, was vergebliche Anfahrten deutlich reduziert.
Kann ich Wartungsverträge und wiederkehrende Wartungen abbilden?
Jede Anlage liegt in der Kundenakte mit Historie, Notizen und Fotos. Fällige Wartungen lassen sich als Termine planen und nach Gebiet oder Monat bündeln, damit die Fahrzeit sinkt und kein Wartungsumsatz vergessen wird.
Funktioniert die App im Heizungskeller ohne Empfang?
Ja. Aufträge, Kundendaten und Statusänderungen sind offline nutzbar und werden automatisch abgeglichen, sobald wieder Verbindung besteht. Die Anruferkennung arbeitet ebenfalls ohne Internet, da der Kundenbestand lokal auf dem Android-Gerät gespeichert ist.
Erfüllt ProTakip die Dokumentationspflichten für Kältemittel?
Nein, das ist kein Bestandteil des Funktionsumfangs, und wir versprechen es bewusst nicht. ProTakip dokumentiert Einsätze, Anlagenhistorie, Notizen und Fotos nachvollziehbar und exportierbar; die fachrechtliche Nachweisführung bleibt bei Ihrem Betrieb und Ihren Fachsystemen.
Eignet sich das auch für einen kleinen Betrieb mit zwei Monteuren?
Ja. Gerade kleine Betriebe profitieren am stärksten, weil Kalender, Kundenakte und Anruferkennung ohne Bürobesetzung funktionieren. Die ersten drei Monate sind kostenlos, sodass der Einstieg im laufenden Geschäft möglich ist.