Ein Teppichreinigungsbetrieb lebt von zwei Dingen, die sich schwer gleichzeitig im Kopf behalten lassen: einem vollen Abhol- und Lieferplan und einer Werkstatt, in der zwischen Waschanlage, Trocknungsraum und Lager schnell hundert Teppiche liegen, die alle jemandem gehören. Wenn dann ein Kunde anruft und fragt, ob sein Perserteppich fertig ist, entscheidet sich, ob Ihr Betrieb organisiert wirkt oder nicht. ProTakip ist eine mobile Auftragsverwaltung für Teppich- und Polsterreinigungen — mit Barcode-Etiketten, Abhol- und Lieferplanung, Kundenakte und einer Anruferkennung, die auch ohne Internet funktioniert. Verfügbar für Android und iOS.
Jeder Teppich bekommt eine Nummer, kein Gedächtnisplatz
Der teuerste Fehler in der Teppichreinigung ist der verwechselte oder verlegte Teppich. In ProTakip wird jeder angenommene Teppich als Position eines Auftrags erfasst — mit Maßen, Material, Zustandsnotiz und optional einem Foto vom Annahmezeitpunkt. Anschließend druckt ein Bluetooth-Thermodrucker direkt beim Kunden oder in der Annahme ein Etikett mit Barcode.
Dieses Etikett bleibt am Teppich, bis er das Haus wieder verlässt. Beim Scannen sehen Ihre Mitarbeiter, zu welchem Kunden das Stück gehört, was vereinbart wurde und in welcher Stufe es sich befindet: abzuholen, in Bearbeitung, fertig, auszuliefern. Ein Neuling im Lager kann damit am ersten Tag arbeiten, ohne jemanden zu fragen.
Zustandsnotizen und Fotos bei der Annahme sind nicht nur Ordnung, sie sind Ihr Schutz. Wenn nach der Reinigung eine ältere Beschädigung diskutiert wird, liegt die Dokumentation vor — datiert, am Auftrag, für alle im Betrieb sichtbar.
Abholung und Lieferung nach Gebieten planen
Der Transport ist in diesem Geschäft der größte Kostenblock nach dem Personal. Wer an einem Vormittag drei Stadtteile kreuz und quer abfährt, verbrennt Diesel und Arbeitszeit. In ProTakip werden Abholungen und Lieferungen nach Gebiet und Tag gebündelt, auf der Karte dargestellt und einem Fahrzeug beziehungsweise Mitarbeiter zugeordnet.
Der Fahrer sieht seine Tour auf dem Telefon, ändert unterwegs den Status und kann direkt beim Kunden einen Beleg drucken. Kommt eine kurzfristige Abholung dazu, wird sie der passenden Tour zugeschlagen, statt in einer Chatgruppe unterzugehen. Dass die App offline weiterarbeitet und Änderungen später abgleicht, ist bei Kellerabholungen, Tiefgaragen und ländlichen Adressen kein Detail, sondern Voraussetzung.
Preise nach Quadratmeter, Stück oder Paket
Die Preisfrage ist in der Teppichreinigung nie eindeutig: Maschinenwäsche pro Quadratmeter, Handwäsche für empfindliche Orientteppiche, Zuschläge für Fransen, Sonderbehandlung bei Tierhaaren oder Geruch, Polsterreinigung nach Sitzplätzen, Vor-Ort-Reinigung nach Fläche oder Zeit. ProTakip rechnet nach Quadratmeter, Stück, Stunde oder als Paket ab; Zusatzleistungen werden einmal angelegt und stehen dann jedem Mitarbeiter zur Verfügung.
Damit verschwindet die häufigste stille Umsatzlücke: die Zusatzleistung, die erbracht, aber nie berechnet wurde. Wer seine Kalkulation grundsätzlich einmal ordnen möchte — inklusive Mindestpreis, Anfahrt und Staffelung nach Fläche —, findet die Systematik in unserem Leitfaden zum Erstellen einer Preisliste für die Teppichreinigung.
Der Kunde fragt nicht nach, wenn er informiert ist
Ein erheblicher Teil der Telefonate in einer Teppichreinigung besteht aus einer einzigen Frage: Ist mein Teppich fertig? Jede dieser Fragen kostet Sie Zeit und den Kunden Geduld. ProTakip verschickt Statusnachrichten automatisch über WhatsApp — bei der Annahme, wenn die Reinigung abgeschlossen ist und wenn die Lieferung geplant wird.
In der Praxis sinkt damit das Anrufaufkommen deutlich, und der Betrieb wirkt nach außen professioneller als ein Wettbewerber, der sich nur meldet, wenn kassiert wird. Wie diese Nachrichten formuliert und getaktet werden, damit sie hilfreich statt aufdringlich wirken, beschreibt der Leitfaden zur Kundenbenachrichtigung in der Teppichreinigung.
Anruferkennung: der Kunde steht auf dem Display, bevor Sie abheben
In der Werkstatt sind die Hände nass, im Transporter sind sie am Lenkrad. Die Anruferkennung von ProTakip blendet auf dem Android-Gerät beim Klingeln ein, wer anruft: Name, Adresse, letzte Aufträge, aktueller Auftragsstatus, offener Saldo. Sie begrüßen den Kunden mit Namen und wissen bereits, worum es geht.
Entscheidend ist, dass diese Funktion ohne Internetverbindung arbeitet — der Kundenbestand liegt lokal auf dem Gerät. Gerade bei Geräten mit zwei SIM-Karten bricht die Datenverbindung während eines Anrufs häufig weg; eine Erkennung, die dann auf den Server zugreifen müsste, wäre wertlos. Einrichtung und Praxisfragen behandelt unser Leitfaden zur Anruferkennung für Teppichreinigungen.
Kasse, Teilzahlungen und offene Forderungen
Angezahlt bei der Abholung, Rest bei der Lieferung, manchmal später — in diesem Geschäft ist das die Regel. In ProTakip werden Teilzahlungen erfasst und der offene Saldo je Kunde geführt. In der Kasse sehen Sie Einnahmen und Ausgaben nach Zeitraum und Mitarbeiter, also auch, welcher Fahrer welche Beträge kassiert hat.
Für Betriebe mit gewerblichen Kunden — Hotels, Hausverwaltungen, Ladengeschäfte, Teppichhändler — ist die Liste der offenen Posten der wichtigste Bericht überhaupt. Wie man sie regelmäßig abarbeitet, ohne die Kundenbeziehung zu belasten, steht im Leitfaden zu Zahlungseingang und Forderungen in der Teppichreinigung.
Team, Rollen und Auswertung
Mitarbeiter kommen über einen Einladungscode dazu und erhalten Rechte nach Rolle: Der Fahrer sieht seine Touren, die Annahme sieht Kunden und Preise, die Betriebsleitung sieht Auswertungen. Für Abstimmungen zwischen Werkstatt, Annahme und Fahrzeug gibt es interne Nachrichten und eine Push-to-Talk-Funktion, die wie ein Funkgerät funktioniert.
Die Berichte beantworten die Fragen, die man sonst nur schätzt: Wie viele Quadratmeter wurden im Monat gereinigt, welcher Anteil kam aus der Polsterreinigung, welche Gebiete tragen den Umsatz, welcher Mitarbeiter schafft wie viele Aufträge. Auf dieser Grundlage lassen sich Touren, Personaleinsatz und Preise begründet anpassen — statt nach Bauchgefühl.
Wechsel und Einstieg
Die meisten Betriebe kommen mit einem gewachsenen Kundenstamm, oft in Excel oder in einem älteren Programm. Diese Daten lassen sich übernehmen, damit der Betrieb nicht bei null anfängt. Was vorher zu prüfen ist — Telefonnummernformate, Doppelkunden, Adressen — und wie der Umstieg ohne Betriebsunterbrechung abläuft, steht im Leitfaden zum Softwarewechsel mit Datenübernahme.
Die ersten drei Monate sind kostenlos. Vor der Entscheidung lohnt ein Blick in unsere neun Auswahlkriterien für Teppichreinigungssoftware. Betriebe, die zusätzlich Objekte betreuen oder Textilien annehmen, nutzen dieselbe Oberfläche für die Gebäude- und Unterhaltsreinigung sowie für die chemische Reinigung und Textilpflege.
Häufige Fragen
Wie verhindert ProTakip, dass Teppiche verwechselt werden?
Jeder Teppich wird als eigene Auftragsposition erfasst und erhält ein Etikett mit Barcode, das über einen Bluetooth-Thermodrucker gedruckt wird. Beim Scannen sind Kunde, vereinbarte Leistung und aktueller Bearbeitungsstand sofort sichtbar.
Kann ich nach Quadratmeter abrechnen?
Ja. Abrechnung ist nach Quadratmeter, Stück, Stunde oder als Paket möglich, inklusive Zusatzleistungen wie Fransenbehandlung, Geruchsentfernung oder Imprägnierung. Die Preise werden einmal hinterlegt und stehen allen Mitarbeitern zur Verfügung.
Werden Kunden automatisch über den Bearbeitungsstand informiert?
Ja, über WhatsApp und Benachrichtigungen in der App. Nachrichten können bei Annahme, Fertigstellung und geplanter Lieferung ausgelöst werden, mit vorbereiteten Vorlagen, die sich an den eigenen Betrieb anpassen lassen.
Funktioniert die Anruferkennung auch ohne Internet?
Ja. Der Kundenbestand liegt lokal auf dem Android-Gerät, deshalb funktioniert die Erkennung auch dann, wenn die Datenverbindung während des Anrufs abbricht — ein häufiger Fall bei Telefonen mit zwei SIM-Karten.
Wie lange dauert der Umstieg von Excel oder einem alten Programm?
Bestehende Kunden- und Auftragsdaten können übernommen werden, sodass der Betrieb mit vollständigem Kundenstamm startet. Die ersten drei Monate sind kostenlos, was ausreicht, um Annahme, Werkstatt und Tourenplanung im echten Betrieb umzustellen.