Chiều thứ Bảy, ba cuộc gọi hỏi cùng một câu
Bốn giờ chiều thứ Bảy. Xe máy vừa chở hai tấm thảm phòng khách về tiệm, ngoài sân còn mười mấy tấm đang phơi. Điện thoại reo lần thứ ba trong nửa tiếng, vẫn là câu hỏi cũ: "Thảm nhà chị xong chưa em?" Bạn phải ra sân, lật từng tấm tìm mảnh giấy ghi tên rồi mới trả lời được.
Không phải bạn làm ăn cẩu thả. Chỉ là khi một tiệm nhận vài chục tấm mỗi tuần thì cuốn sổ và trí nhớ không còn đủ. Thảm của ba nhà nhìn giống hệt nhau, một nhà gọi bằng hai số điện thoại khác nhau, và người nhận hàng hôm đó lại là thợ đang nghỉ hôm nay.
ProTakip được viết cho đúng khoảnh khắc đó: một phần mềm quản lý giặt thảm chạy trên điện thoại của bạn và của thợ, ghi lại từng tấm thảm từ lúc rời khỏi nhà khách cho đến lúc quay về.
Bốn trạng thái để không bao giờ lạc một tấm thảm
Mỗi đơn đi qua bốn bước: chờ lấy, đang giặt, đã xong, đã giao. Thợ đi lấy hàng bấm một nút khi nhận thảm; người đứng máy bấm khi thảm vào giặt; người phơi bấm khi thảm khô và cuộn xong. Không ai phải gọi về tiệm để báo, cũng không ai phải nhớ.
Trên màn hình chính bạn thấy ngay hôm nay còn bao nhiêu tấm chờ lấy, bao nhiêu đang trong xưởng, bao nhiêu đã sẵn sàng giao. Khách gọi hỏi thì bạn tìm theo tên hoặc số điện thoại và trả lời trong mười giây, không cần bước ra sân.
Danh sách "đã xong" chính là danh sách giao hàng của ngày mai. Bạn sắp theo khu vực, giao cho tài xế, và hết cảnh chạy hai vòng vào cùng một con hẻm. Những tiêu chí cần cân nhắc khi chọn một phần mềm như vậy được nói kỹ hơn trong chín tiêu chí chọn phần mềm cho tiệm giặt thảm.
Tem mã vạch dán lên thảm, hết nhầm hàng
Khi nhận thảm tại nhà khách, thợ tạo đơn ngay trên điện thoại và in tem từ máy in nhiệt Bluetooth bỏ túi. Mỗi tấm một tem: tên khách, số đơn, mã vạch. Tem đi cùng tấm thảm suốt quá trình giặt, phơi và cuộn.
Lúc giao, thợ quét mã vạch để chắc chắn tấm thảm trên xe đúng là tấm của nhà đó. Việc này nghe nhỏ nhưng nó xóa hẳn loại lỗi tốn kém nhất của nghề: giao nhầm thảm giữa hai nhà trong cùng một chung cư, rồi phải chạy lại hai lượt và mất một khách quen.
Máy in kết nối bằng Bluetooth nên không cần máy tính, không cần dây. Thợ chỉ mang theo điện thoại và một máy in nhỏ bằng bàn tay.
Tính tiền theo mét vuông, theo tấm hay theo loại thảm
Thảm len, thảm lông xù, thảm cuộn trải sàn văn phòng và bộ ghế sofa không thể cùng một giá. ProTakip cho bạn khai báo bảng giá theo mét vuông, theo tấm, theo giờ công hoặc theo gói dịch vụ, và mỗi loại hàng có mức riêng.
Thợ chỉ cần đo chiều dài và chiều rộng, phần mềm tự nhân ra diện tích và tính thành tiền. Các dịch vụ cộng thêm như khử mùi thú cưng, chống thấm, giặt riềm hay xử lý vết ố được chọn từ danh sách có sẵn, không phải nhẩm trong đầu rồi quên ghi.
Nếu bạn đang xây dựng lại bảng giá cho tiệm, hãy đọc hướng dẫn xây dựng bảng giá giặt thảm: cách đặt mức tối thiểu cho một chuyến xe, cách phân biệt giá theo chất liệu và cách trả lời câu "bớt chút đi em" mà không mất lời.
Mỗi khách hàng là một hồ sơ, không phải một dòng trong sổ
Mở tên một khách, bạn thấy địa chỉ, số điện thoại, ghi chú riêng (nhà trong hẻm, gửi chìa khóa bảo vệ, chỉ có nhà buổi tối), toàn bộ đơn cũ với ngày tháng và số tiền, và phần còn nợ nếu có.
Nhờ vậy bạn biết ai là khách gọi lại mỗi năm hai lần và ai đã hơn một năm không quay lại.
Dữ liệu khách hàng thuộc về bạn. Bạn có thể xuất ra Excel bất cứ lúc nào, và cũng có thể mang danh sách cũ từ sổ tay hay từ chương trình khác vào, theo cách mô tả trong hướng dẫn đổi phần mềm và chuyển dữ liệu.
Điện thoại reo và bạn đã biết ai đang gọi
Số lạ hiện lên màn hình là chuyện thường ngày trong nghề này. Với tính năng nhận diện người gọi trên Android, ngay khi máy đổ chuông bạn thấy tên khách, địa chỉ và đơn gần nhất của họ hiện ra.
Điều đó thay đổi cách cuộc gọi bắt đầu. Thay vì "Alô, ai đấy ạ?" bạn nói "Dạ chào chị Hương, hai tấm thảm phòng khách của chị chiều nay giao được rồi ạ." Khách nghe câu đó sẽ tin rằng tiệm của bạn có hệ thống.
Tính năng này hoạt động cả khi điện thoại không có mạng, vì danh sách khách được lưu ngay trong máy. Cách cài đặt và những giới hạn cần biết nằm trong hướng dẫn nhận diện người gọi cho tiệm giặt thảm.
Thợ ngoài đường, chủ ở tiệm: ai thấy được gì
Bạn thêm thợ vào hệ thống bằng mã mời, và quyết định mỗi người thấy gì. Thợ đi lấy hàng thấy đơn và địa chỉ của mình nhưng không thấy tổng doanh thu; người trực tiệm thấy toàn bộ danh sách; chủ thấy tất cả.
Trong ứng dụng có phần nhắn tin nội bộ và bộ đàm bấm để nói, nên thợ ngoài đường báo về một câu là xong, không cần gọi điện riêng cho từng người. Bản đồ và tuyến đường giúp bạn nhìn thấy các điểm lấy và giao trong ngày nằm ở đâu.
Phần thu chi ghi lại tiền vào tiền ra theo từng ngày, từng người và từng loại. Cuối ca, người trực nộp tiền mặt và con số trên phần mềm khớp với con số trong ngăn kéo. Chuyện tiền nong khó nhất là phần khách còn nợ, được bàn riêng trong hướng dẫn quản lý công nợ và thu tiền.
Mùa nồm, mùa mưa và cao điểm giáp Tết
Nghề này không đều. Miền Bắc vào mùa nồm thì thảm khô chậm, miền Nam vào mùa mưa thì lịch giao trễ, và tháng Chạp thì cả thành phố cùng muốn giặt thảm, giặt sofa, giặt rèm để đón Tết trong hai tuần cuối.
Những tuần đó là lúc cuốn sổ vỡ trận. Có phần mềm, bạn hẹn ngày giao thực tế theo số hàng đang có trong xưởng, gửi lời nhắn tự động qua WhatsApp cho khách đã đăng ký, và không hứa một ngày mà xưởng không thể làm kịp.
Sau mùa cao điểm, phần báo cáo cho bạn biết tuần nào đông nhất, khu nào gọi nhiều nhất và dịch vụ nào mang lại nhiều tiền nhất. Cách sắp xếp lời nhắn cho khách theo từng bước công việc có trong hướng dẫn thông báo cho khách hàng.
Câu hỏi thường gặp
Tiệm nhỏ hai người có dùng được không?
Được, và đây chính là quy mô mà phần mềm phục vụ tốt nhất. Bạn không cần máy chủ, không cần máy tính, không cần người chuyên nhập liệu. Hai chiếc điện thoại là đủ, và ba tháng đầu miễn phí để bạn thử với công việc thật.
Không có mạng ở nhà khách thì sao?
Bạn vẫn tạo được đơn và in được tem. Dữ liệu lưu trong máy và tự đồng bộ khi có mạng trở lại. Nhận diện người gọi cũng hoạt động hoàn toàn khi không có kết nối.
ProTakip có phải phần mềm kế toán không?
Không. ProTakip quản lý công việc, khách hàng, thu chi và công nợ của tiệm. Phần mềm không lập sổ sách kế toán chính thức, không xuất hóa đơn điện tử và không thay thế kế toán của bạn.
Tôi đang ghi sổ tay, chuyển sang có mất dữ liệu cũ không?
Danh sách khách hàng và lịch sử đơn có thể nhập từ tệp Excel hoặc từ chương trình cũ. Cách làm và những điểm cần kiểm tra được mô tả trong hướng dẫn đổi phần mềm và chuyển dữ liệu.
Máy in tem có bắt buộc không?
Không bắt buộc. Bạn có thể dùng phần mềm mà không in tem, nhưng với tiệm nhận nhiều tấm mỗi ngày thì tem mã vạch là thứ giúp giảm nhầm lẫn nhiều nhất so với chi phí bỏ ra.