Понеділок, сьома ранку: чотирнадцять адрес і зошит у бардачку
Водій виїжджає з цеху о сьомій. У бардачку — зошит із чотирнадцятьма адресами, записаними напередодні ввечері під час дзвінків. На восьмій адресі виявляється, що килимів не два, а чотири, і один із них вовняний, із бахромою. Водій дописує це на полях, бо в графі місця вже немає.
Через дев'ять днів телефонує та сама клієнтка: «Де мій вовняний?» У цеху лежить сорок виробів без жодної позначки, три з них із бахромою, і ніхто не пригадає, чий саме. Це не недбалість. Так закінчується будь-який паперовий облік, щойно за тиждень через цех проходить більше сотні килимів.
ProTakip прибирає з цієї історії зошит. Замовлення створюється під час дзвінка, доповнюється прямо у дворі клієнта з телефону водія, а кожен виріб отримує бирку зі штрихкодом ще до завантаження в машину.
Облік замовлень: від дзвінка до видачі
Кожне замовлення проходить чотири стани: до забору, у пранні, готове і видане. Це не абстрактні статуси, а чотири екрани, які щоранку відкривають різні люди: водій, майстер цеху, приймальник і власник.
Водій бачить лише свої адреси на сьогодні, з телефоном клієнта та поверхом. Майстер цеху бачить, що зайшло вчора і що має вийти на сушіння. Приймальник бачить, що готове до видачі й скільки грошей треба взяти. Ніхто не гортає спільний список із трьохсот рядків у пошуках свого.
Якщо ви лише обираєте систему, варто спершу пройтися по дев'яти критеріях вибору програми для чищення килимів, а якщо вже працюєте в іншій — подивитися, як влаштоване перенесення даних без зупинки роботи.
Бирка зі штрихкодом друкується просто у дворі клієнта
Bluetooth-принтер важить менше за пляшку води й підключається до телефону водія. Килим приймається, обмірюється, отримує бирку — і з цієї миті він має номер, який не залежить від чиєїсь пам'яті. У цеху бирка сканується на вході в прання, на сушінні та при видачі.
Плутанина між двома однаковими бежевими доріжками з різних квартир зникає не тому, що працівники стали уважнішими, а тому, що бежева доріжка більше не бежева доріжка — вона номер. Той самий механізм роками працює в хімчистках і пральнях, де поштучний облік узагалі неможливий без бирки.
Ціна за квадратний метр, за штуку і додаткові послуги
Вовна, синтетика, шовк, доріжка, м'які меблі, авточохли — у кожної позиції своя логіка. ProTakip дозволяє вести ціну за м², за штуку, за годину або пакетом, а до замовлення додавати окремі послуги: захист від плям, усунення запаху тварин, ремонт бахроми.
Коли прайс заведено в програму, сума рахується сама з обмірів, і водій більше не домовляється на порозі «десь так». Як побудувати сам прайс — від мінімального замовлення до різниці між типами виробів — розібрано в посібнику зі складання прайс-листа.
Клієнт дізнається про готовність без жодного дзвінка
Найдорожчий телефонний дзвінок у цьому бізнесі — «а мій готовий?». Він нічого не приносить, але з'їдає ранок приймальника. ProTakip надсилає повідомлення у WhatsApp автоматично: коли замовлення прийнято, коли килим готовий і коли машина виїхала на видачу.
Шаблони ви пишете самі, від імені своєї майстерні, з іменем клієнта й номером замовлення. Які повідомлення справді потрібні, а які лише дратують, зібрано в матеріалі про сповіщення клієнтів на кожному етапі.
Каса, оплати та відкриті борги
Частина клієнтів платить при видачі, частина — половину наперед, частина обіцяє «занести завтра». Через місяць ці обіцянки перетворюються на суму, яку ніхто не може назвати вголос. У ProTakip кожна оплата прив'язана до замовлення, а відкритий баланс клієнта видно просто в його картці.
Каса веде доходи й витрати за періодами і за працівниками: скільки взяв водій готівкою, скільки пройшло переказом, що витрачено на хімію та пальне. Робочу рутину нагадувань і звірки описано окремо — облік оплат і відкритих боргів.
Бригада, маршрут і робота без інтернету
Працівники додаються за кодом запрошення, і кожному видається рівно стільки прав, скільки потрібно: водій не бачить каси, приймальник не змінює прайс. Усередині компанії є чат і функція рації, щоб не переказувати адресу голосом по телефону.
У підвалах і на під'їзних дорогах зв'язок зникає. Застосунок працює офлайн: замовлення створюється, статус змінюється, а щойно з'являється мережа — усе синхронізується. Логіка планування машин і маршрутів тут схожа на ту, що використовують компанії з вантажоперевезень і переїздів, а майстерні, які паралельно беруть замовлення на прибирання квартир і офісів, ведуть обидва напрямки в одній базі.
Коли телефон дзвонить, ви вже знаєте, хто це
Визначник номера показує на екрані ім'я клієнта, адресу й останні замовлення ще до того, як ви візьмете слухавку. Розмова починається не з «нагадайте прізвище», а з «доброго дня, ваші три килими сушаться, завтра після обіду привеземо».
Функція працює на Android і не потребує інтернету в момент дзвінка — база клієнтів зберігається в самому телефоні. Як це налаштувати й що змінюється в роботі приймальника, описано в посібнику про визначник номера.
Часті запитання
Чи можна перенести клієнтів із Excel або зі старої програми?
Так. Клієнти, номери, адреси та історія замовлень переносяться з файлу Excel або з бази вашої попередньої програми. Перенесення робимо ми, вам не потрібно нічого набирати вручну.
Чи працює застосунок, коли в цеху немає інтернету?
Так. Створення замовлення, зміна статусу й перегляд картки клієнта працюють офлайн, дані синхронізуються автоматично, щойно з'явиться мережа. Визначник номера теж не залежить від інтернету.
Чи потрібен окремий комп'ютер у цеху?
Ні. Усе працює на телефоні або планшеті, Android та iOS. Комп'ютер потрібен лише тоді, коли вам зручніше друкувати звіти на великому екрані.
Скільки коштує почати?
Перші 3 місяці безкоштовно, без обмеження функцій. За цей час можна спокійно перевести цех на бирки й побачити, чи підходить вам такий облік.
ProTakip замінює бухгалтерську програму?
Ні. ProTakip — це система обліку замовлень, каси та клієнтів, а не бухгалтерія. Офіційна звітність і податкові документи залишаються у вашого бухгалтера.