Dilluns al matí la nau és plena i cap catifa no porta nom
Divendres vas fer la ruta per Vic i pels pobles d'Osona. Catorze catifes, dues de llana grans d'una masia del Voltregà, un tros de moqueta i tres coixins de sofà. A la nau va anar tot a terra, l'una sobre l'altra. Dilluns al matí algú pregunta de qui és la catifa persa que hi ha sota la pila i ningú se'n recorda. El paper que vas escriure a la porta del client s'ha mullat i la lletra ja no es llegeix.
És el moment exacte en què una empresa de neteja de catifes perd diners. No perquè renti malament, sinó perquè no sap. No sap de qui és cada peça, què s'havia promès, quin preu es va acordar ni si ja està cobrat. Al final la peça es lliura tard, es lliura sense cobrar o es lliura a qui no toca, i el client que hauria tornat cada primavera no torna.
ProTakip serveix per tancar aquest forat. Cada peça que entra a la nau té una fitxa, una etiqueta i un estat que qualsevol de l'equip pot consultar des del mòbil, sigui a la nau, dins de la furgoneta o a la porta del client. No és un programa de comptabilitat i no substitueix la teva gestoria: és el registre viu de la feina.
De la recollida al lliurament, cada catifa amb el seu estat
La comanda es crea al mateix moment de la recollida, amb el client a davant. Hi poses les peces una a una, amb mides, material, taques observades i qualsevol advertiment que valgui la pena deixar escrit: un serrell descosit, un descolorit previ, una vora que ja venia trencada. Aquesta nota et salvarà el dia que el client digui que la vora la vas trencar tu.
A partir d'aquí la comanda camina sola per quatre estats: pendent de recollida, en procés, a punt i lliurada. Qui té la furgoneta veu el que ha de recollir avui, qui és a la nau veu el que ha d'entrar a rentar i qui atén el telèfon veu si una peça ja està seca o encara penja. Ningú no ha de baixar a mirar-ho.
Quan un client truca i pregunta per la seva catifa, la resposta arriba en dos segons i és la mateixa la digui qui la digui. Aquesta coherència, repetida cada dia, és el que fa que una empresa petita sembli gran.
Etiquetes amb codi de barres i impressora tèrmica Bluetooth
Una catifa enrotllada i mullada no es distingeix d'una altra. L'única manera fiable d'evitar confusions és que cada peça porti la seva etiqueta des del primer minut. ProTakip imprimeix les etiquetes amb codi de barres directament des del mòbil, amb una impressora tèrmica Bluetooth que pots portar a la furgoneta.
Cada etiqueta porta el número de comanda, el nom del client i la peça concreta. Quan la catifa surt de l'assecador, escaneges el codi i el sistema ja sap a quina comanda torna. Quan carregues per lliurar, escaneges i comproves que a la furgoneta hi ha exactament el que hi ha d'haver. La pila de la nau deixa de ser un misteri.
Preus per metre quadrat, per peça, per quilo o per paquet
Una catifa de llana feta a mà i una moqueta sintètica no es cobren igual, i tots dos preus han d'estar escrits en algun lloc que no sigui el teu cap. Al catàleg de ProTakip defineixes els productes i els serveis addicionals amb la unitat que et convé: metre quadrat, unitat, quilo, hora o paquet tancat.
Quan crees la comanda només introdueixes les mides i el preu surt sol. Els extres —tractament antitaques, desinfecció, eliminació de pèl d'animal, recollida fora de zona— s'afegeixen com a línies pròpies i es veuen separats al tiquet, de manera que el client entén per què paga el que paga. Si vols preparar una feina gran abans de comprometre't, pots enviar un pressupost amb línies detallades, amb IVA inclòs o exclòs, amb bestreta i data de validesa; quan el client l'accepta, la cita es crea sola.
Al guia per fixar la llista de preus expliquem com muntar una llista de preus que aguanti tot l'any sense haver de regatejar per telèfon cada vegada.
Avisos per WhatsApp i menys trucades de «quan la tinc?»
La pregunta que més temps et menja no és difícil: és repetitiva. El client vol saber si la seva catifa ja està. Amb ProTakip, cada canvi d'estat pot disparar un avís automàtic per WhatsApp o una notificació dins de l'aplicació, amb plantilles que escrius tu una sola vegada i que surten sempre igual.
Un missatge quan recullen la peça, un altre quan està a punt i un altre el matí del lliurament amb la franja horària. Amb això la majoria de trucades desapareixen i, el que és més important, el client percep que hi ha una empresa ordenada al darrere. Al guia d'avisos al client hi trobaràs quins missatges enviar a cada pas i com redactar-los perquè no semblin automàtics.
Rutes, zones i on és ara la furgoneta
Si un dia fas Vic i el Lluçanès i l'endemà baixes cap a Manresa i el Bages, l'ordre de les parades val diners en gasoil i en hores. ProTakip col·loca les recollides i els lliuraments del dia sobre el mapa, els agrupa per zona i et deixa veure la posició dels vehicles de l'equip.
Així pots dir a un client de Girona que hi seràs dijous al matí sabent que dijous ja tens tres parades a la mateixa comarca, en comptes de prometre-ho i creuar els dits. També evites el cas clàssic de dues furgonetes fent el mateix carrer el mateix dia.
Cobraments, saldo pendent i caixa del dia
Moltes empreses de catifes cobren al lliurament, i és justament quan hi ha més soroll: el client no té efectiu, en paga una part, o diu que ja ho farà per transferència. Si això no queda anotat en el mateix moment, al cap de tres setmanes ningú no sap qui deu què.
A ProTakip cada comanda porta el seu estat de cobrament i cada client té el seu compte amb saldo acumulat. Pots registrar pagaments parcials, veure el deute obert per client i repartir un ingrés entre diverses comandes pendents. La caixa del dia es tanca amb entrades i sortides, per període i per treballador, i el manual de cobraments i saldo pendent explica una rutina setmanal per no deixar-ho créixer.
Equip, permisos i feina des del mòbil
En una empresa de catifes normalment hi ha dues o tres persones i el propietari carregant peces com un més. No cal un sistema de rols complicat: cal que qui condueix vegi les seves parades i qui és a la nau vegi la seva feina, sense poder esborrar el que no ha de tocar.
Els treballadors entren amb un codi d'invitació i tu decideixes què veu cadascú. Hi ha xat intern i funció de parlar prement, útil quan tens les mans brutes i no pots escriure. Si la nau és una zona sense cobertura, l'aplicació continua funcionant sense connexió i sincronitza quan torna la línia. Tot funciona a Android i a iOS, i les dades es poden importar des d'Excel o des del programa que fas servir ara.
Si encara estàs comparant eines, el manual per triar programa recull els criteris que compten de veritat, i el manual d'identificador de trucades explica per què canvia tant saber qui truca abans de despenjar. Si a més tens taulell de tintoreria o rutes de bugaderia d'empresa, mira el programa de tintoreria i bugaderia.
Preguntes freqüents
Puc fer servir ProTakip si també netejo sofàs, cortines i matalassos?
Sí. Els productes i serveis els defineixes tu, amb la unitat que et convingui: metre quadrat per a catifes i moquetes, unitat per a coixins o cortines, hora per a feines a domicili. Una mateixa comanda pot barrejar peces cobrades per metre quadrat i peces cobrades per unitat.
Què passa si a la nau no hi tinc cobertura?
L'aplicació treballa sense connexió. Pots crear comandes, canviar estats i consultar fitxes de client, i quan el mòbil recupera la línia tot es sincronitza automàticament. Els avisos per WhatsApp surten un cop hi ha connexió.
Necessito una impressora especial per a les etiquetes?
Necessites una impressora tèrmica amb Bluetooth. L'aplicació s'hi connecta directament des del mòbil, sense ordinador ni cables, i pots imprimir tant a la nau com dins de la furgoneta durant la recollida.
Com sé quins clients em deuen diners?
Cada client té el seu compte amb el saldo acumulat i les comandes pendents de cobrament. Pots filtrar per deute obert, registrar pagaments parcials i repartir un ingrés entre diverses comandes. La caixa del dia et mostra entrades i sortides per període i per treballador.
Puc provar-ho abans de decidir-ho?
Els primers tres mesos són gratuïts. En aquest temps pots portar la feina real, importar els teus clients des d'Excel i comprovar amb el teu propi volum si l'equip s'hi troba còmode.