金曜の夕方、軽トラの荷台に六枚のラグ
金曜の夕方五時過ぎ。軽トラックの荷台には、その日回収してきたラグとカーペットが六枚積まれています。養生テープにマジックで書いてあるのは「田中様・二枚」「三丁目のマンション・グレーの厚手」。書いた本人はもちろん覚えていますが、翌朝その六枚を洗い場に下ろすのは別のスタッフです。テープは荷台で擦れ、雨に当たれば文字がにじみます。そして月曜には、新しい集荷がまた八枚入ってきます。
取り違えは、たいてい忙しい日に起こります。似た色のラグが二枚並び、片方は防ダニ加工のご希望あり、もう片方は追加なしの通常仕上げ。伝票を書いた人が休みの日には、記憶だけで判断が進みます。一週間後に「お願いした加工がされていません」というお電話が入り、無償でやり直し、配送をもう一往復。このとき失うのは一件分の料金ではなく、そのお客様がご近所で話す言葉のほうです。
ProTakip は、この「記憶頼り」の部分をなくすための管理システムです。お預かりした一枚ごとに番号が付き、今どの工程にあるのか、お見積りはいくらか、どの車で配送するのかが、経営者の端末にも現場のスタッフの端末にも同じように表示されます。事務所の台帳を持ち出さなくても、必要なことは手元の画面にあります。特別な機械を買い足す必要はなく、今お使いのスマートフォンがそのまま端末になります。事務所にパソコンがなくても、社長一人と現場二人という体制でも、初日から使えるように作られています。カーペットクリーニングは、季節でお預かりの量が大きく動く仕事です。春と秋の繁忙期に人を増やし、閑散期に減らす会社にとって、覚えることが少ない仕組みには意味があります。
集荷・洗浄・仕上がり・配送を一本の流れにする
ProTakip の中心にあるのは、仕事の状態です。集荷予定、洗浄中、仕上がり、配送済み。お預かりしたものは必ずこのどれかにいて、宙に浮いた一枚は存在しません。朝、洗い場の担当者は「洗浄中」の一覧だけを見ればよく、配送担当は「仕上がり」の一覧から今日積む分を選びます。ホワイトボードを写真に撮って送り合う必要はなくなります。
状態を動かすのは現場です。乾燥室から出した時点で、スタッフが自分の端末で一件ずつ、あるいはまとめて「仕上がり」に移します。その瞬間、事務所の画面も更新されます。誰がいつ動かしたかも記録に残るため、「聞いていない」「言ったはずだ」というやり取りが自然に減っていきます。お客様から急ぎのご相談が入ったときも、その一枚が乾燥中なのか、すでに車に積んであるのかが即座に分かります。夕方に「明日の午前中に配送できますか」と聞かれて、折り返しますと言わずに済むだけで、その日の受注が一件増えることもあります。
この流れは、扱うものが変わっても同じ形で使えます。ご家庭やオフィスの定期清掃も請け負っている会社はハウスクリーニング業の管理システムを、衣類やふとんのお預かりも扱う店舗はクリーニング店の預かり管理のページも併せてご覧ください。同じ仕組みの上で、受付の項目と料金だけを業務に合わせて変えていきます。
バーコードのタグが取り違えをなくす
受付のときに、一枚ごとのタグを Bluetooth 接続のサーマルプリンターで印刷します。プリンターは手のひらに載る大きさで、軽トラックの助手席でも、お客様の玄関先でも使えます。タグにはお客様のお名前、受付番号、バーコードが入ります。洗い場ではそのバーコードを読むだけで、寸法、加工のご希望、お見積り、お預かり日が画面に出ます。
タグがあると、探す時間が消えます。「グレーの厚手はどこだ」と倉庫を歩き回る代わりに、番号で引きます。お客様が直接引き取りにいらしたときも、控えの番号を読めばどの棚のどの段にあるかが分かります。棚の番号を登録しておけば、入ったばかりのスタッフが一人で対応しても迷いません。長期のお預かりで問題になりがちな「いつからここにあるのか分からない一枚」も、受付日で並べ替えれば一目で見つかります。年に何度か倉庫の奥から出てくる持ち主不明の品物は、たいていタグのない時代のものです。
紙の伝票をいきなり全部やめる必要はありません。多くの会社が、はじめの数週間は紙と画面の両方を回します。ただ、しばらくすると紙のほうを書かなくなります。濡れませんし、なくなりませんし、去年の同じお客様の記録がその場で出てくるからです。
㎡・枚数・時間・パック、料金の決め方をそろえる
カーペットは面積、ソファは人掛け、ラグは一枚いくら、シミ抜きや防汚加工は追加。料金の考え方がひとつの伝票の中で混ざるのが、この業種の特徴です。ProTakip では商品と追加サービスをあらかじめ登録しておき、受付のときは選ぶだけにします。㎡単価、枚数単価、時間単価、パック料金のいずれでも設定できます。ウールと化繊、機械織りと手織り、遊び毛の出るものと出ないもので単価を分けている会社は、そのまま商品として登録しておけば、受付のときに選ぶだけで金額が決まります。法人のお客様と一般のお客様で単価が違う場合も、それぞれ登録して使い分けられます。
単価が登録されていると、電話口の説明がぶれません。入って三日目のスタッフが受けても、経営者が受けたときと同じ金額になります。値引きをする場合も、誰がどの案件でいくら引いたのかが残るので、月末に「なぜこの現場だけ安いのか」を思い出す必要がありません。
料金表そのものをどう組み立てるかは、それだけで一つの仕事です。最低受注金額の決め方、素材や織りによる差の付け方、加工の追加料金の見せ方はカーペットクリーニングの料金表の作り方に、実際の並べ方まで含めてまとめました。
「まだですか」のお電話を減らす
お預かりが一週間を超えると、必ずお問い合わせのお電話が入ります。悪いことではありません。ただ、そのたびに洗い場の人間が手を止め、手を拭き、事務所に戻って台帳をめくることになります。一日に三本入れば、それだけで作業が止まります。進捗が画面にあれば、その場で「明日の午前に仕上がります」とお答えできます。この短い一言が、お客様にとっては「きちんとした会社だ」という判断材料になります。逆に「確認して折り返します」を三度繰り返すと、次の春には別の会社に頼まれています。
ProTakip には、仕上がりや配送予定をお客様にお知らせする機能と、お客様ご自身が進捗を確認できる追跡リンクがあります。どの段階でどんな文面をお送りするとご迷惑にならないか、逆にどの連絡を省くとお問い合わせが増えるかはお客様への進捗連絡の運用ガイドで具体的にご説明しています。
着信そのものも変えられます。Android の端末では、電話が鳴った時点で画面にお客様のお名前、ご住所、これまでのご依頼が表示されます。名乗っていただく前に「先月のラグの件でしょうか」と言えると、会話の入り口が変わります。仕組みと設定は着信時の顧客表示のガイドをご覧ください。
集金と売掛を翌週に持ち越さない
配送の現場では、その場で全額いただく、半分だけ頂く、次回にまとめる、と支払いの形がばらつきます。ProTakip では配送のときにその場で入金を記録でき、残りは未収として残ります。誰の分がいくら残っているかは一覧で見られるので、翌週の集荷のついでに回収する、という段取りが組めます。
入出金は日ごと、期間ごと、担当者ごとに集計できます。現金を預かって帰ったスタッフと金額が合わない日は、その日のうちに気づけます。月末にまとめて突き合わせようとすると、もう誰も細かい経緯を覚えていません。とくに配送が二台三台と同時に動く繁忙期は、現金と振込と後日払いが一日の中で混ざります。その日の終わりに担当者ごとの合計を見て、記録と手元の金額を合わせる習慣をつけると、この業種で最も多い「金額のずれ」の相談はほとんど起きなくなります。
回収の順番や、いつどのようにご連絡を差し上げるかといった運用は集金と売掛金管理のガイドに、週に一度の締めの手順まで書いています。
車と人の動き — 配車、地図、チーム
集荷と配送は、地理の仕事でもあります。ProTakip では地区を登録し、その日の集荷先を地図の上で確認できます。同じ方面をまとめて回れば、燃料代も、渋滞にかかる時間も減ります。車両ごとの動きも記録できるので、「今どのあたりか」を電話で聞き直さずに済みます。マンションの多い地区と戸建ての多い地区では、一件にかかる時間がまったく違います。地区ごとの実績が残っていくと、来年の同じ時期に何台出せばよいかを、勘ではなく数字で決められるようになります。
スタッフの追加は招待コードで行います。権限を分ければ、短期のアルバイトの方には売上全体を見せず、担当する仕事だけを表示できます。誰がどれだけ処理したかは実績として残るので、人を増やすかどうかの判断が感覚ではなく記録に基づきます。
社内の連絡は、アプリの中のメッセージとプッシュ・トゥ・トークで足ります。運転中は押して話すだけ、洗い場では手が濡れていても短い音声で確認できます。
電波が届かない倉庫でも止まらない
洗い場や地下の倉庫、ビルの裏手は電波が弱い場所です。ProTakip は端末の中にもデータを持っているため、圏外でも受付と状態の変更ができ、電波が戻った時点で同期します。現場で「あとで入力する」と言った内容は、たいてい入力されません。その場で終わることに意味があります。集合住宅の駐車場、地下の作業場、山あいのお宅の前——通信が不安定な場所は、この仕事では珍しくありません。そこで手が止まる仕組みは、結局のところ使われなくなります。
Android と iOS の両方に対応しており、Google Play と App Store から入手できます。今お使いの Excel の顧客名簿や、他社の管理ソフトからのデータ移行にも対応しています。お客様の電話番号、ご住所、過去のご依頼は、そのまま持ち込めます。手順と落とし穴は乗り換えとデータ移行のガイドに、はじめて導入する会社が何を確認すべきかは管理システムの選び方にまとめています。
最初の3か月は無料でお使いいただけます。なお、ProTakip は会計ソフトではありません。決算書や申告の書類は作成できませんので、その部分は今お使いの仕組みや税理士の先生にお任せください。ProTakip が受け持つのは、日々の受注、現場、集金を回す部分です。
よくあるご質問
一枚ごとにタグを印刷するのは手間ではありませんか。
受付の入力を終えると、その場で一枚ぶんのタグが数秒で印刷されます。プリンターは Bluetooth 接続なので、車の中でもお客様の玄関先でも使えます。増える手間はこの数秒だけで、代わりに倉庫で探す時間と、取り違えによるやり直しの往復がなくなります。
スタッフがスマートフォンの操作に慣れていません。
現場のスタッフが日常的に触るのは、担当する仕事の一覧、状態を変えるボタン、入金の記録の三つだけです。料金や商品の登録は経営者と事務の方だけが行えるように権限で分けられます。屋外でも読めるように、一覧は大きめの表示になっています。
ソファやカーテンなど、㎡で測れないものはどう登録しますか。
商品ごとに単位を選べます。ソファは人掛け、カーテンは枚数、出張作業は時間、定期のご契約はパック料金というように、同じ伝票の中で混ぜて登録できます。シミ抜きや防ダニ加工などの追加サービスは別枠で足せるので、基本料金と追加分の内訳をお客様にご説明しやすくなります。
圏外の倉庫で入力した内容は消えませんか。
入力は端末の中に保存され、電波が戻った時点で自動的に同期されます。同期を待つ間も、一覧の表示や検索はそのまま使えます。複数のスタッフが同じ案件を同時に触った場合は、つながった順に反映されます。
会計ソフトの代わりになりますか。
なりません。ProTakip は日々の受注、現場、入出金を回すための業務システムで、決算や税務の書類は作成しません。売上と経費の記録は期間や担当者ごとに集計して書き出せますので、会計の作業に渡す材料としてお使いください。