Двадцать восемь ковров на приёмке, все свёрнуты, все похожи. На бирках — номера, написанные маркером, часть смылась при стирке. Клиент звонит: «мой красный, персидский, сдавал в четверг» — и трое сотрудников идут разворачивать рулоны. Один ковёр в итоге отдают не тому, а два лежат на складе с марта, потому что никто не помнит, чьи они.
В чистке ковров учёт держится на двух вещах: изделие должно быть однозначно опознано, а метраж и цена — зафиксированы до стирки. ProTakip построен именно вокруг этого: приёмка с печатью бирки, этапы обработки, расчёт по квадратным метрам и история по каждому клиенту.
Приёмка: бирка со штрихкодом вместо маркера
На приёмке вы заводите заказ: клиент, телефон, адрес, список изделий с размерами и типом — шерсть, синтетика, шёлк, палас, ковролин. Для каждого изделия печатается бирка на Bluetooth-термопринтере: штрихкод, номер заказа, имя клиента, метраж.
Дальше ковёр опознаётся сканированием, а не памятью. На выдаче сканируете бирку — открывается заказ, видно, чей ковёр, что с ним делали, сколько стоит и оплачен ли он. Разворачивать рулоны, чтобы «посмотреть узор», больше не нужно.
Термопринтер подключается по Bluetooth к телефону, поэтому бирки печатаются и на складе, и прямо в машине при заборе на адресе — не требуется тащить всё в офис ради печати.
Этапы обработки: где сейчас каждый ковёр
Заказ идёт по стадиям: забрать, в работе, готово, доставить. На экране видно, что стоит на стирке, что уже в сушке, что готово и ждёт машину. Владелец открывает приложение вечером и видит очередь целиком, а не пересчитывает рулоны.
Отдельно важен этап «забрать»: заявки на самовывоз с адресов собираются в один список, и водитель едет по маршруту, а не по случайному порядку звонков. Районы и карта помогают собрать адреса по одной части города.
Ковры, которые задержались — сданы три недели назад и до сих пор не выданы, — видно в списке. Это тот самый «висяк», который обычно обнаруживается только при генеральной уборке склада.
Прайс за квадратный метр и дополнительные услуги
Основная цена в этой нише — за м², и она разная для шерсти, синтетики, шёлка и ковролина. В ProTakip вы описываете виды изделий с ценой за метр, а площадь считается по введённым размерам — умножать в уме или на калькуляторе не нужно.
Дополнительные услуги — устранение запаха животных, антибактериальная обработка, ремонт бахромы, срочность — добавляются к заказу отдельными позициями со своей ценой. Клиент видит расчёт по строкам, и вопрос «почему так дорого» превращается в понятный разговор.
Как выстроить прайс, чтобы он не превращался в бесконечный торг на приёмке, подробно разобрано в отдельном материале — прайс-лист для чистки ковров.
Уведомления клиенту в WhatsApp
Когда заказ переходит в статус «готово», клиенту автоматически уходит сообщение в WhatsApp: ковры готовы, сумма такая-то, доставка тогда-то. Это снимает поток звонков «ну что там» и, что важнее, ускоряет выдачу — вещи не лежат на складе неделями просто потому, что человеку забыли сообщить.
Шаблоны сообщений вы пишете сами: приняли в работу, готово, выехали к вам. Что писать и когда, чтобы уведомления работали на выдачу, а не раздражали, собрано в разборе уведомлений клиентов в WhatsApp.
Определитель номера: клиент опознан до ответа на звонок
На Android при входящем звонке на экране появляется карточка: имя, адрес, последний заказ, открытый баланс. Вы отвечаете «Марина Петровна, ваши три ковра готовы со вторника» — вместо «представьтесь, пожалуйста, посмотрю в тетради».
Функция работает без интернета: список клиентов хранится на самом телефоне. Для приёмщиков, которые работают в цеху с плохой связью, это принципиально. Подробности — в руководстве по определителю номера для чистки ковров.
Мягкая мебель, шторы и чистка на выезде
Мало кто занимается только коврами. Диваны, кресла, матрасы, шторы, автомобильные салоны — всё это идёт тем же потоком, но считается иначе: диван — по количеству посадочных мест, матрас — по размеру, шторы — за метр или за комплект. В прайсе это описывается отдельными видами услуг, и приёмщик не пересчитывает в уме.
Выездная чистка мягкой мебели ведётся как обычный заказ, только без этапа склада: мастер приезжает на адрес, отмечает выполнение и принимает оплату на месте. Заказ сразу попадает в кассу, а не остаётся в блокноте мастера до конца недели.
Заметки в карточке для этой части особенно полезны: «диван светлый, есть пятно от вина», «шторы снимать самим, потолок 3,2 м, нужна стремянка». Один раз записали — второй раз выезд планируется без сюрпризов.
Оплата, предоплата и долги
Часть клиентов платит при сдаче, часть — при получении, часть просит «в конце месяца, я ещё диван привезу». В карточке клиента видно оплаченное, частичную оплату и остаток. Кассa собирает выручку и расходы: химия, вода, зарплата, топливо, аренда.
Открытый баланс перестаёт быть неприятным сюрпризом, если он всегда на виду — включая момент входящего звонка. Практика ведения этой части описана в материале про оплаты и учёт долгов клиентов.
Доставка, маршрут и работа команды
Забор и доставка планируются по районам, адреса собираются в маршрут, водитель видит свой список в телефоне и отмечает выполненные точки. Заказ автоматически переходит в статус «выдан», и в офисе никто не гадает, довёз он или нет.
Сотрудники добавляются по коду приглашения, права разграничены: приёмщик видит заказы, водитель — свой маршрут, владелец — кассу и отчёты. Внутри есть чат и режим рации — короткие команды между цехом и машиной без личных мессенджеров.
Офлайн, устройства и переход со старой системы
Приложение работает на Android и iOS. В цеху и в подвале оно продолжает работать офлайн: заказы заводятся, статусы меняются, всё синхронизируется при появлении связи.
Существующую базу клиентов не нужно вбивать руками — она загружается из Excel или переносится из прежней программы, порядок описан здесь: переход на новую программу и перенос данных. Первые три месяца — бесплатно.
Если у вас есть смежные направления, они ведутся в том же приложении: химчистка одежды и прачечная или клининг помещений. А перед выбором любой системы стоит пройтись по списку девяти критериев выбора программы.
Частые вопросы
Как программа помогает не перепутать ковры?
На приёмке для каждого изделия печатается бирка со штрихкодом на Bluetooth-принтере. На выдаче бирка сканируется и открывается нужный заказ: чей ковёр, что с ним делали, сколько стоит и оплачен ли он.
Считается ли цена за квадратный метр автоматически?
Да. Вы задаёте цену за м² для каждого типа изделия — шерсть, синтетика, шёлк, ковролин, — вводите размеры, и сумма считается сама. Дополнительные услуги добавляются отдельными позициями.
Узнает ли программа клиента при входящем звонке?
На Android при звонке показывается карточка клиента: имя, адрес, последний заказ и открытый баланс. Функция работает без интернета, потому что список клиентов хранится на телефоне.
Можно ли планировать забор и доставку по адресам?
Да. Адреса группируются по районам, собираются в маршрут, водитель видит свой список в телефоне и отмечает выполненные точки. Статус заказа обновляется для всей команды сразу.
Что делать с базой клиентов из старой программы или Excel?
Её не нужно набирать заново: список клиентов загружается файлом или переносится из прежней программы. После переноса вся история и остатки по оплатам продолжают вестись уже в ProTakip.