Программа для клининговой компании: заказы, выезды и день бригады

Что должна уметь программа для клининговой компании?

Спросите владельца небольшой фирмы, где сейчас лежат его заказы, и ответ будет примерно одинаковый: часть в тетради у приёмщика, часть в переписке, часть в голове у водителя. Пока в день пять заказов, это работает. На пятнадцати начинает сыпаться: ковёр приняли, но не записали метраж; бригада уехала на объект без ключей; клиент звонит спросить про свой диван, и никто не может ответить сразу.

Как бы это ни называлось — CRM для клининга, программа для клининга или просто учёт заказов, — владельцу нужны четыре вещи. Видеть каждый заказ на его этапе. Знать, кто и куда едет сегодня. Доказать, что работа сделана. Понимать, сколько денег уже собрано, а сколько висит. Всё остальное — надстройка над этими четырьмя. Если вы только присматриваетесь к софту, начните с общего обзора программы для клининговой компании, а потом возвращайтесь сюда за деталями организации дня.

Чем заказ в цеху отличается от выезда на объект?

Это две разные жизни, и путать их дорого. Вещь, которую вы забрали к себе, идёт по этапам: забрать → в работе → готово → отвезти. Она физически лежит у вас, и весь вопрос в том, на какой она стадии и когда поедет обратно к хозяину.

Уборка квартиры, химчистка дивана или мойка ковра на месте — это встреча. У неё есть дата, время и адрес: назначено → начато → завершено. Когда бригадир на объекте нажимает «начать», включается таймер, и в конце вы видите не «ну, часа два», а реальную продолжительность работы. Через месяц из этих таймеров складывается честная картина: на какие работы вы ставите слишком низкую цену.

У большинства фирм оба сценария перемешаны: утром забрали три ковра в цех, днём чистили мебель у клиента, вечером повезли готовое обратно. Поэтому держать их в одной программе спокойнее, чем в двух разных списках.

Как выглядит день бригады?

День начинается не с планёрки, а с открытого телефона. У сотрудника на экране только его работа: адреса на сбор, адреса на доставку и назначенные выезды. Ничего лишнего — права доступа настраиваются по каждому человеку, и водитель видит не то же самое, что владелец.

Люди подключаются к фирме по коду приглашения: вы отправляете код, человек ставит приложение и оказывается внутри вашей компании. Дальше связь идёт не через личные переписки: есть внутренний чат и рация — нажал, сказал, отпустил, бригада услышала. Это удобнее звонка, когда у человека мокрые руки и включён моющий пылесос.

Расположение сотрудников периодически показывается на карте. Это нужно не ради контроля как такового: когда клиент спрашивает «где машина», вы отвечаете за две секунды, а не после трёх звонков водителю, который всё равно за рулём.

Как построить маршрут на день и не гонять машину зря?

Списки на сбор и на доставку открываются на карте. Точки можно перетаскивать пальцем и выстраивать порядок вручную — если вы знаете район лучше любого алгоритма. А можно нажать автоматическую оптимизацию: программа считает по реальным дорожным расстояниям, а не по прямой линии, и при трёх и более точках показывает, сколько километров и минут вы сэкономили.

Дальше маршрут открывается в Google Картах или Яндекс Навигаторе — тем, чем водитель и так пользуется каждый день. Никого не заставляют учить новую навигацию ради программы.

Практика простая: вечером офис собирает список на завтра, утром бригадир один раз оптимизирует его и едет. Две лишние ходки через весь город — это бензин, потерянный час и, как правило, один сорванный заказ.

Как считать цену за работу?

В клининге нет одной единицы измерения, и программа не должна её навязывать. Цена считается за квадратный метр, за штуку, за килограмм или за погонный метр — как принято именно у вас. Для ковров есть ввод ширины и длины: приёмщик вбивает 2,5 на 3,5, площадь считается сама, и ошибиться в уме на приёмке уже нельзя.

Дополнительные услуги описываются отдельно: выведение пятен, обработка от запаха, антискользящая подложка, подъём на этаж без лифта. Они добавляются к заказу, и в итоговой сумме видно, из чего она сложилась — клиенту это объяснить проще, чем круглое число «с потолка». Как выстроить сами цифры, разобрано в материале про прайс-лист для чистки ковров.

Когда отправлять смету и что она даёт?

На больших объектах разговор о цене идёт до выезда. Смета собирается из позиций, в ней указывается предоплата и срок действия, а клиенту уходит PDF — документ, который не стыдно переслать в чат или показать бухгалтеру заказчика.

Самое полезное в другом: когда клиент соглашается, из принятой сметы автоматически создаётся визит. Никто не переписывает адрес и состав работ второй раз, и заказ не теряется в промежутке между «договорились» и «поехали».

Срок действия — не формальность, а способ закрыть разговор. Если смета висит третью неделю, вы либо перевыставляете её по новым ценам, либо спокойно закрываете и перестаёте держать её в голове.

Чем доказать выполненную работу?

Спор «вы порвали» или «это пятно было и раньше» решается одним способом — фотографией. Снимки прикрепляются прямо к заказу и остаются в истории клиента: через полгода вы открываете карточку и видите, в каком состоянии вещь приехала и какой уехала.

Дальше бумага. Квитанции и этикетки печатаются на Bluetooth-принтере прямо из телефона, без ноутбука в машине. На этикетке — номер места (3 / 7) и QR-код, поэтому в цеху сразу понятно, сколько мест в заказе и какое из них перед вами. Сам клиент следит за заказом на странице отслеживания, а уведомления уходят в WhatsApp — про это есть отдельный разбор: уведомления клиентов в WhatsApp.

Если в одной фирме у вас несколько брендов — скажем, отдельное имя на ковры и отдельное на уборку квартир, — у каждого своё название, свой телефон, свой номер WhatsApp и своя разница в цене. На квитанции и на странице отслеживания клиент видит именно тот бренд, к которому обратился, а вы ведёте всё это одной командой.

Сколько денег собрано и сколько висит?

Оплата отмечается там же, где закрывается работа: наличные, карта или перевод. Если клиент отдал половину, вторая половина остаётся открытым остатком в его карточке и не забывается до следующего звонка.

Вечером видно простую вещь: кто из бригады сколько принял и по каким заказам. Это снимает половину неприятных разговоров в конце месяца — обычно не потому, что кто-то ворует, а потому, что человек честно забыл. Тему долгов подробнее разбираем в материале про контроль оплат и задолженностей, а вся история конкретного человека живёт в базе клиентов клининговой компании.

Если нужного вам пока нет

Вот что программа делает сегодня: ведёт цеховые заказы по этапам и выезды по расписанию, считает цену за метр, штуку, килограмм или погонный метр, собирает сметы с предоплатой и PDF, строит маршрут дня с автоматической оптимизацией, хранит фотографии работы, печатает квитанции и этикетки на Bluetooth-принтере, отмечает оплаты и открытые остатки, показывает карточку звонящего на Android, ведёт команду по кодам приглашения и правам доступа, уведомляет клиента в WhatsApp и даёт ему страницу отслеживания. Всё это работает в веб-панели app.protakip.com без установки и в приложениях для Android и iOS.

Например, повторный визит постоянному клиенту сегодня создаётся руками: открыли карточку, посмотрели прошлый заказ, поставили дату. Если вам нужно, чтобы программа делала это сама — напишите нам: такие пожелания попадают в план разработки. Первые три месяца бесплатны, и этого времени обычно хватает, чтобы понять, чего не хватает именно вашей фирме, и сказать об этом словами, а не догадками.

Частые вопросы

У меня совсем маленькая фирма: я, жена на телефоне и два человека на машине. Не будет ли такая программа слишком тяжёлой для нас?

Она как раз на такой размер и рассчитана. Офис работает из браузера на app.protakip.com без установки, а бригаде хватает приложения в телефоне: свой список на день, кнопка «начать», фотографии и отметка оплаты. Первые три месяца бесплатны — этого достаточно, чтобы понять, приживётся ли программа в вашей ежедневной работе.

Мы и ковры забираем в цех, и ездим убирать квартиры. Придётся ли из-за этого вести два отдельных списка?

Оба вида работы живут в одной программе, просто по разным правилам. Цеховой заказ идёт по этапам забрать — в работе — готово — отвезти, а уборка на месте оформляется как визит с датой, временем и таймером. Клиент при этом один, карточка одна, а внутри неё и ковры, и выезды.

Клиент на объекте отказался от части работ, и сумма получилась другая. Как это правильно оформить, чтобы потом не спорить?

Состав заказа правится прямо на месте: убираете лишние позиции или добавляете услугу, сумма пересчитывается сама. Если человек заплатил часть, отмечаете принятые деньги наличными, картой или переводом, а остаток остаётся открытым в его карточке — вы увидите его и через месяц, когда он позвонит снова.

Можно ли понять, где сейчас бригада, не дёргая водителя звонками каждые полчаса?

Расположение сотрудников периодически показывается на карте, поэтому на вопрос клиента «когда приедете» вы отвечаете сразу. Если нужно уточнить детали, есть внутренний чат и рация: нажали, сказали, отпустили — человек за рулём слышит сообщение и отвечает, не беря телефон в руки.

Я не хочу, чтобы новый сотрудник видел выручку и всю базу клиентов. Это можно как-то ограничить?

Права настраиваются по каждому человеку отдельно. Сотрудник подключается по коду приглашения, а вы решаете, что именно ему открыть: только адреса на сегодня, работу с заказами или больше. Если через месяц человек уходит, доступ закрывается, а вся история его заказов и адресов остаётся у вас.

У нас всё в Excel и в тетради. Сколько времени займёт переход и кому придётся вбивать данные руками?

Выгружаете то, что есть, в Excel и отправляете в поддержку — перенос делаем мы. В большинстве фирм это занимает около десяти минут, после чего клиенты уже в программе с телефонами и адресами. Подробности описаны в материале про переход на новую программу.