Заявка приходит в девять вечера: «течёт под мойкой, вода на полу». Диспетчер записывает адрес в переписку, звонит первой бригаде — не берут, звонит второй — они на другом конце города. Через час выясняется, что к клиенту поехали обе. На следующее утро никто не помнит, поставили счётчик или только пообещали, и сколько взяли за выезд.
Аварийная работа не прощает беспорядка в учёте: заявка живёт часы, а не дни, и любая потеря информации оборачивается либо повторным выездом за свой счёт, либо потерянными деньгами. ProTakip — приложение для электромонтажных и сантехнических служб, где каждая заявка ведётся как отдельная карточка от звонка до подписанной работы.
Учёт заявок: одна заявка — одна карточка
Заявка заводится за полминуты: клиент, телефон, адрес, суть проблемы, срочность. Дальше она движется по этапам — принята, назначена, в работе, выполнена, оплачена. Диспетчер в любой момент видит, что происходит, не обзванивая бригады.
Всё, что раньше жило в переписке, оказывается в одном месте. Адрес, комментарий «домофон не работает, звонить с улицы», номер квартиры, предыдущие визиты на этот же объект — всё в карточке, а не в трёх разных чатах.
Заметки в карточке клиента для этой ниши особенно важны: «стояк общий с 32-й квартирой», «котёл Vaillant, гарантия до марта», «оплачивает жена, номер другой». Через полгода при повторной заявке эти строки экономят полчаса на объекте.
Диспетчеризация: кто на каком адресе прямо сейчас
Заявки распределяются между сотрудниками, и у каждого мастера в телефоне только его список — без общего шума. Мастер меняет статус прямо на объекте, диспетчер видит изменение сразу и назначает следующий адрес, не дожидаясь звонка «я освободился».
Карта и районы помогают строить маршрут по-человечески: сначала два адреса в одном микрорайоне, потом переезд, а не метания через весь город. Для служб с несколькими машинами это прямая экономия топлива и рабочих часов.
Внутри приложения есть чат и режим рации — короткое «возьми с собой шаровый кран на 20» доходит быстрее, чем через личный мессенджер, и остаётся в рабочем контуре компании.
Расценки на работы: за точку, за метр, за час
Электрика и сантехника считаются по-разному: розетка и точка — поштучно, штробление — за метр, диагностика — за час, замена стояка — пакетом. ProTakip позволяет описать все четыре типа расценок в прайсе и собирать смету из готовых позиций прямо на объекте.
Это убирает главную причину конфликтов: клиент видит перечень позиций с ценами, а не одну строку «работы — 18 000». Мастер не считает в уме и не занижает стоимость, чтобы не спорить.
Дополнительные работы — «раз уж вы здесь, поменяйте ещё смеситель» — добавляются в ту же заявку отдельной позицией, поэтому не теряются при расчёте. Принципы построения прозрачного прайса собраны в отдельном руководстве: как составить прайс-лист, который не приходится объяснять.
Материалы и расходники в заявке
Кабель, автоматы, гофра, фитинги, краны — всё, что мастер поставил на объекте, заносится в заявку как позиции. В итоге в карточке отражена полная сумма: работа плюс материалы, а не только работа, о материалах вспомнили через два дня.
Когда материалы фиксируются в заявке, а закупка проходит через кассу как расход, вы наконец видите реальную маржу по типовым работам, а не среднюю температуру по кассе за месяц.
Клиент в курсе: уведомления в WhatsApp
Клиенту уходит сообщение в WhatsApp по вашему шаблону: мастер назначен и выезжает, работа выполнена, счёт на оплату. Для аварийных заявок это критично — человек сидит с перекрытой водой и хочет знать, что к нему действительно едут.
Шаблоны вы пишете сами. Что писать и в какой момент, чтобы уведомления помогали, а не воспринимались как спам, разобрано в материале про уведомления клиентов в WhatsApp.
Определитель номера и повторные вызовы
Половина звонков в такую службу — от людей, которые уже были вашими клиентами. На Android при входящем звонке ProTakip показывает карточку: имя, адрес, что делали в прошлый раз, есть ли долг. Диспетчер начинает разговор со слов «Сергей Иванович, это по стояку на Мира, 14?» — и заявка заводится вдвое быстрее.
Функция работает без интернета, что для подвалов, техэтажей и лифтов имеет практическое значение. Подробности настройки — в руководстве по определителю номера в сервисной компании.
Деньги: касса, оплата на месте и долги
Оплата фиксируется там, где она произошла: мастер отмечает получение денег на объекте, сумма попадает в кассу, а не в его карман до вечера. Расходы — материалы, топливо, выплаты — заносятся туда же, поэтому итог по неделе виден без сведения тетрадей.
С управляющими компаниями и юрлицами работа обычно идёт по постоплате. Открытый баланс по такому клиенту виден в карточке, частичные оплаты учитываются отдельно. Как вести это без нервов, описано в материале про учёт оплат и задолженностей.
Повторные вызовы и гарантия на работы
Самый неприятный разговор в этой нише звучит так: «вы у меня были в апреле, теперь опять течёт». Без истории заявок вы либо едете бесплатно на всякий случай, либо спорите. С историей всё проще: в карточке видно дату визита, какие именно работы делались, какие материалы ставились и кто был мастером.
Это работает в обе стороны. Если течёт тот же узел, который вы меняли месяц назад, вы едете по гарантии и не портите отношения. Если проблема в другом месте — вы показываете перечень выполненных позиций, и разговор о новой оплате идёт спокойно, на фактах.
Для управляющих компаний и ТСЖ история по адресу ценна отдельно: один и тот же стояк, один и тот же подъезд, разные квартиры. Через год такая база превращается в понимание объекта, которого нет ни у одного конкурента, приехавшего впервые.
Бригада, офлайн и запуск
Мастера добавляются по коду приглашения, права разграничены: сотрудник видит свои заявки и не видит кассу целиком. Отчёты показывают выработку по каждому — сколько заявок закрыто и на какую сумму.
Приложение работает на Android и iOS и не требует связи: в подвале заявка закрывается офлайн и синхронизируется, когда телефон снова поймает сеть. Старую базу клиентов можно загрузить из Excel — см. перенос данных из другой программы. Первые три месяца — бесплатно.
Тот же принцип учёта заявок работает и в смежных направлениях: сервис климатической техники и котлов, ремонт и отделка. Если вы пока сравниваете решения, полезен чек-лист критериев выбора программы.
Частые вопросы
Подходит ли программа для одного мастера без бригады?
Да. Один человек ведёт в ней заявки, прайс, кассу и базу клиентов. Функции распределения между сотрудниками просто остаются неиспользованными, а всё остальное работает так же.
Можно ли выставлять смету прямо на объекте?
Да. Позиции берутся из вашего прайса, добавляются в заявку, сумма считается автоматически. Итог можно распечатать на Bluetooth-принтере или отправить клиенту сообщением в WhatsApp.
Учитываются ли материалы, а не только работа?
Материалы вносятся в заявку отдельными позициями и попадают в итоговую сумму. Закупка проводится через кассу как расход, поэтому видно реальную прибыль по каждому типу работ.
Что будет, если у мастера в подвале нет связи?
Приложение работает офлайн: заявка открывается, меняет статус и закрывается без интернета. Как только связь появится, данные синхронизируются с остальной командой автоматически.
Как быстро можно начать работать?
База клиентов загружается из Excel или из прежней программы, прайс заполняется один раз, сотрудники подключаются по коду приглашения. Первые три месяца — бесплатно.